Các công ty thuộc mọi hình dạng và quy mô đều có các cuộc họp, cho dù đó là một tập đoàn toàn cầu tung ra doanh số hàng tỷ đô la ở châu Âu hay một doanh nghiệp gia đình nhỏ quyết định cập nhật cổ phiếu của họ. Biên bản thường là một thành phần thiết yếu của các cuộc họp của công ty, giúp các công ty có một hồ sơ chính xác về các sự kiện quan trọng như phiếu bầu của cổ đông, tranh chấp của công nhân và thảo luận về các chiến lược trong tương lai.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Notepad và bút
-
Dictaphone hoặc thiết bị ghi âm
Kiểm tra chương trình nghị sự từ cuộc họp trước. Có thể đã có những điểm nêu ra cần theo dõi trong cuộc họp hiện tại. Biết các chủ đề này trước cuộc họp sẽ cho phép bạn tiếp nhận thông tin nhanh hơn và ghi chú nhanh hơn.
Ghi lại cuộc họp với một thiết bị ghi âm nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể đấu tranh để theo kịp các cuộc thảo luận. Khai thác cuộc họp có nghĩa là bạn có thể sao chép các điểm có liên quan sau đó với ít ràng buộc về thời gian hơn.
Ngồi gần người chủ trì cuộc họp. Điều này sẽ cho phép bạn yêu cầu làm rõ về bất kỳ điểm nào nêu ra mà bạn thấy mơ hồ hoặc không có căn cứ.
Viết thời gian và ngày ở phần đầu của cuốn sổ tay của bạn. Ghi lại người chủ trì cuộc họp, người nhận phút (bản thân bạn) và địa điểm tổ chức.
Liệt kê tất cả những người tham dự khác ngoài chủ tịch và chính bạn. Vượt qua một tờ giấy và yêu cầu mọi người tham dự điền vào tên của họ. Thông tin này sau đó có thể được sao chép vào toàn bộ phút sau của bạn.
Theo dõi chương trình họp. Các cuộc họp thường có số điểm để thảo luận. Các cuộc hội thoại thường có thể tắt trên các tiếp tuyến, tuy nhiên, có nghĩa là các mục bị bỏ lỡ hoặc được thảo luận ngoài chuỗi. Bám sát các con số trong chương trình nghị sự và lưu ý chúng khi chúng được thảo luận, ngay cả khi không theo thứ tự.
Tài liệu về bất kỳ chuyển động nào được thực hiện liên quan đến các quyết định về các quy tắc hoặc định hướng công ty trong tương lai. Liệt kê các cá nhân đề xuất các chuyển động và, nếu một cuộc bỏ phiếu diễn ra, ghi lại ai và bao nhiêu người bỏ phiếu ủng hộ chuyển động. Tài liệu về cách thức chuyển động cũng được thực hiện, cho dù bằng cách xác nhận bằng lời nói, cho thấy bàn tay hoặc lá phiếu bí mật.
Viết lên biên bản ngay khi bạn có thể sau cuộc họp. Thông tin có khả năng là mới mẻ trong tâm trí của bạn, vì vậy bạn có thể nhớ lại nhiều chi tiết hơn nếu bạn để lại nó sau.
Ghi lại tên của chính bạn vào cuối tài liệu để đồng nghiệp có thể liên hệ với bạn với các truy vấn về nội dung.
