Cách viết thư khiếu nại cho đại lý

Đại lý ô tô thường thực hiện công việc bảo hành hoặc bảo lãnh cho công ty có xe họ bán. Bạn nên viết thư khiếu nại nếu bạn mua xe từ đại lý và bạn không hài lòng với dịch vụ, sửa chữa hoặc với bất kỳ khía cạnh nào về kinh nghiệm của bạn với đại lý. Một lá thư khiếu nại lịch sự nhưng chắc chắn mô tả rõ ràng kinh nghiệm của bạn sẽ giúp đại lý giải quyết vấn đề của bạn.

Chuẩn bị viết đơn khiếu nại dịch vụ của bạn đến đại lý bằng cách xem lại tài liệu bảo hành hoặc bảo hành của bạn. Tìm các quy định trong bảo hành hoặc bảo lãnh đại lý bao gồm khiếu nại cụ thể của bạn cho đại lý xe hơi. Đảm bảo bảo hành của bạn chưa hết hạn và vấn đề được bảo hành hoặc bảo hành của bạn.

Mở chương trình xử lý văn bản trên máy tính của bạn. Mở một tài liệu mới và nhập ngày ở đầu trang. Nhập tên đầy đủ, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã ZIP của bạn. Thêm thông tin liên lạc của bạn như điện thoại, di động và email bên dưới địa chỉ của bạn. Nhấn "Enter" ba lần.

Nhập tên của đại lý theo sau là địa chỉ đại lý. Thêm một dòng "Chú ý" sau địa chỉ và nhập tên của người mà bạn đang gửi khiếu nại. Nhấn "Enter" hai lần.

Nhập chữ viết tắt "RE:" (liên quan) và sau đó mô tả xe của bạn bao gồm số VIN. Mô tả vấn đề với chiếc xe và ngày vấn đề được biểu hiện đầu tiên. Liệt kê các ngày làm việc đã được thực hiện để cố gắng khắc phục vấn đề. Bao gồm tên của thợ máy hoặc những người khác mà bạn đã thảo luận về chiếc xe của mình nếu bạn biết tên của họ.

Nhập lời chào của bạn, "Kính gửi ông hoặc bà" hoặc nhập tên của người đó nếu bạn biết. Mô tả chi tiết chính xác những gì bạn muốn các đại lý làm về vấn đề của bạn. Giải thích với đại lý rằng bạn mong đợi một đại diện của công ty liên hệ với bạn ngay lập tức về vấn đề của bạn.

Đóng thư của bạn bằng cách cảm ơn người đọc đã dành thời gian và sự chú ý của họ. Nhập "Trân trọng" và bấm "Enter" bốn lần. Nhập tên đầy đủ của bạn và nhấn "Enter" hai lần. Nhập từ "Đã đính kèm" hoặc "Bao vây." Nhấn "Enter" một lần và sau đó nhập danh sách các tài liệu mà bạn đã đính kèm vào thư khiếu nại.

In khiếu nại của bạn trên giấy cỡ chữ. In phong bì. Tạo một bản sao của thư của bạn. Gấp thư gốc với tất cả các tài liệu liên quan kèm theo. Đóng bưu chính và gửi thư của bạn đến đại lý.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Bản sao bảo hành / bảo hành
Xử lý văn bản
Máy in
Phong bì và tem

Lời khuyên

Xác định vị trí ô tô VIN (số nhận dạng xe) ở bên trái bảng điều khiển, có thể nhìn thấy từ bên ngoài qua kính chắn gió hoặc trên các tài liệu cho vay, tài liệu bảo hành và tiêu đề xe.

Đính kèm một bản sao bảo hành / bảo hành của bạn.

Đính kèm các bản sao của đơn đặt hàng công việc đã hoàn thành nếu bạn có chúng.

Sử dụng kiểm tra chính tả và ngữ pháp của trình xử lý văn bản của bạn để ngăn các lỗi lúng túng.