Khi đến lúc phải gia hạn hợp đồng với khách hàng hoặc nhà cung cấp, trước tiên bạn cần thực hiện một số nghiên cứu. Kết hợp thông qua hợp đồng ban đầu của bạn và ghi chú bất cứ điều gì cần thay đổi hoặc đã trở nên lỗi thời. Bạn có thể muốn đặt lại các điều khoản của hợp đồng ban đầu hoặc cập nhật giá cả và các chi tiết quan trọng khác. Sau đó, nếu bạn vẫn muốn gia hạn, đã đến lúc viết thư chính thức để gia hạn hợp đồng.
Đánh giá gì
Dưới đây là một vài mục cần xem xét khi xem qua hợp đồng ban đầu:
- Thời hạn và điều khoản gia hạn: Thời hạn của hợp đồng ban đầu là bao lâu? Thời gian làm việc cho doanh nghiệp của bạn hay bạn muốn một hợp đồng dài hơn hoặc ngắn hơn trong khoảng thời gian này?
- Mục tiêu / Sản phẩm giao: Các mục tiêu đã đạt được trong hợp đồng ban đầu? Giả sử đây là một nhà cung cấp có nhiệm vụ giao cà phê đến văn phòng của bạn hàng tuần. Là số tiền chính xác được giao kịp thời mỗi tuần?
- Giá cả: Giá cà phê đã tăng lên kể từ khi hợp đồng ban đầu được ký kết. Bởi vì bạn đã là một khách hàng đáng tin cậy, hãy xem xét yêu cầu cùng giá hoặc giảm giá. Một trong những lợi ích của việc thiết lập mối quan hệ hợp đồng với nhà cung cấp là tăng cơ hội giảm giá.
- Các nhà cung cấp khác có thể: Nếu đến lúc phải gia hạn hợp đồng, đây là cơ hội để bạn nghiên cứu và so sánh giá của các nhà cung cấp khác. Bạn có thể hài lòng với nhà cung cấp của mình, nhưng nếu bạn tìm thấy mức giá thấp hơn ở nơi khác, việc chuyển đổi nhà cung cấp có thể đáng giá. Hoặc bạn có thể đưa giá của nhà cung cấp khác lên cho nhà cung cấp hiện tại của bạn và họ có thể quyết định hạ giá.
Mẫu thư gia hạn hợp đồng
Một thư gia hạn hợp đồng có thể ngắn gọn và súc tích. Đây không phải là hợp đồng, nó dài hơn và sẽ đòi hỏi nhiều suy nghĩ hơn. Đó chỉ là bức thư yêu cầu gia hạn. Vì vậy, mục đích chỉ đơn giản là để mở một dòng giao tiếp. Đặt nó ra như một lá thư kinh doanh.
Tên và địa chỉ của bạn Ngày Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
Kính gửi
Cho biết ngày hợp đồng của bạn được ký và lưu ý khi nào nó sẽ kết thúc: Hợp đồng giao cà phê của chúng tôi tại các địa điểm X, mà chúng tôi đã ký vào ngày 15 tháng 4 năm 2017, sẽ hết hạn vào ngày 15 tháng 4 năm nay.
Yêu cầu gia hạn và yêu cầu các điều khoản mới: Chúng tôi quan tâm đến việc gia hạn hợp đồng này nhưng có một vài yêu cầu. Chúng tôi muốn kéo dài thời hạn hợp đồng lên hai năm. Vì phần mở rộng này và sự cống hiến liên tục của chúng tôi cho doanh nghiệp của bạn, chúng tôi đang yêu cầu giảm giá cho khoản thanh toán hàng tháng.
Yêu cầu một cuộc họp hoặc gọi điện thoại: Để vượt qua các điều khoản mới được đề xuất này, tôi muốn ngồi lại với nhau vào tuần tới, nếu có thể. Hãy sắp xếp các chi tiết sau đó ký hợp đồng mới. Chúng tôi mong muốn làm kinh doanh với bạn.
Trân trọng,
X
Luôn xem lại trước khi bạn gia hạn
Việc gia hạn hợp đồng là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp thành công. Thật là hấp dẫn khi chỉ cần gia hạn hợp đồng mỗi năm nếu mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ, nhưng luôn luôn nên xem xét kỹ các điều khoản và cải thiện chúng. Bạn có thể cảm thấy như thể bạn không có thời gian để làm điều này với mọi hợp đồng, nhưng thời gian bạn dành để xem xét các điều khoản của mình với mọi nhà cung cấp sẽ trả hết trong thời gian dài.
