Một phần công việc của người quản lý là kỷ luật những nhân viên không tuân thủ các quy tắc. Mặc dù cảnh báo bằng lời nói đơn giản sẽ đủ cho lần đầu tiên, những vi phạm nhỏ, những vi phạm nghiêm trọng hơn hoặc lặp lại sẽ gọi cho một cảnh báo bằng văn bản. Điều này sẽ giúp không chỉ giải thích cho nhân viên những gì anh ta đã làm sai và những gì được mong đợi ở anh ta mà còn cho phép bạn giữ một bản sao cảnh báo cho hồ sơ của nhân viên, có thể hữu ích sau này. Viết một cảnh báo như vậy có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng với một mẫu cảnh báo bằng văn bản, quá trình thực sự có thể khá đơn giản.
Lời khuyên
-
Một cảnh báo bằng văn bản phải tuân theo một mẫu tiêu chuẩn và bao gồm thông tin như quy tắc nào đã bị phá vỡ, mô tả chi tiết về hành vi phạm tội và cách nhân viên cần cải thiện.
Tại sao nên sử dụng cảnh báo bằng văn bản
Một cảnh báo bằng văn bản có thể hữu ích cho cả nhân viên và công ty. Đối với nhân viên, cảnh báo có thể cung cấp hướng dẫn và hướng dẫn rõ ràng về những gì công ty mong đợi ở cô ấy và cách cải thiện hiệu suất công việc của cô ấy để tránh cảnh báo thêm. Đối với công ty, cảnh báo bằng văn bản có thể giúp chứng minh rằng hành động đã được thực hiện để có thể thực hiện các bước tiếp theo nếu vấn đề vẫn tiếp diễn. Nó cũng phục vụ như là tài liệu của vấn đề trong trường hợp nhân viên nộp một số loại tranh chấp pháp lý sau này, chẳng hạn như một trường hợp chấm dứt sai trái.
Khi nào nên sử dụng những cảnh báo này
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những vấn đề khác nhau với các nhân viên khác nhau dựa trên các quy tắc riêng của công ty và loại người làm việc ở đó. Điều đó đang được nói, lý do phổ biến nhất nhân viên được viết lên trên tất cả các ngành là sự chậm trễ quá mức.
Thông thường, một bức thư cảnh báo cho nhân viên được đưa ra sau khi cảnh báo bằng lời nói được đưa ra, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Nếu vi phạm một lần nghiêm trọng xảy ra, sẽ tốt hơn nếu bỏ qua cảnh báo bằng lời nói và ngay lập tức có cảnh báo bằng văn bản có thể đi vào hồ sơ của nhân viên. Điều đáng chú ý là tất cả các cảnh báo bằng lời nói nên được ghi lại sau khi thực tế, bao gồm cả thời gian và ngày cảnh báo, và những điều này nên được nhập vào hồ sơ nhân viên để không có sự nhầm lẫn về việc nhân viên có hoặc không được cảnh báo về một vấn đề cụ thể
Sử dụng thư khiển trách
Đó là một ý tưởng tốt để tìm kiếm các mẫu cho cả cảnh báo bằng văn bản và thư kỷ luật nhân viên trước khi bạn cần chúng. Chúng nên được tùy chỉnh cho công ty của bạn và chuẩn bị sử dụng trước khi bạn thực sự viết một nhân viên. Mỗi nhân viên nhận được thông báo cảnh báo hoặc kỷ luật sẽ nhận được cùng một mẫu điền thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể được ghi lại. Điều này sẽ đảm bảo tất cả nhân viên được đối xử công bằng và bình đẳng.
Luôn điền vào mỗi chỗ trống trên một lá thư mẫu cảnh báo in sẵn.Nếu một cái gì đó không áp dụng, bạn có thể viết "Không áp dụng" để rõ ràng rằng nó không được áp dụng và bạn không sơ suất trong việc điền vào biểu mẫu. Nếu bạn thực sự viết một lá thư bằng cách sử dụng một mẫu, bạn không cần phải làm điều này nhưng vẫn viết thư đó thật kỹ với càng nhiều chi tiết càng tốt. Thực hiện các bước này có thể bảo vệ bạn nếu vấn đề pháp lý phát sinh sau này. Vì lý do này, luôn luôn sử dụng ngôn ngữ chính thức và tránh sử dụng tốc ký hoặc biệt ngữ.
Mặc dù bạn nên làm việc với một mẫu, âm cụ thể được sử dụng trong thư khiển trách sẽ thay đổi dựa trên mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Ví dụ, nếu nhân viên bị trễ một vài lần, bạn có thể chỉ cần tập trung vào việc sửa chữa hành vi và thiết lập một giọng điệu tích cực hơn để khuyến khích anh ta xuất hiện đúng giờ. Tuy nhiên, nếu một nhân viên chửi rủa khách hàng, bạn có thể muốn có một giọng điệu nghiêm túc hơn nhiều, tập trung vào các hình phạt tiềm năng nếu anh ta lại mắc lỗi.
Đưa thư cho nhân viên trực tiếp, không qua email và không chỉ bằng cách để nó trên bàn của nhân viên. Bạn có thể chọn có nhân chứng có mặt hay không, nhưng không xử lý vấn đề công khai trước các nhân viên còn lại. Điều này có thể khó khăn và không thoải mái, nhưng điều quan trọng là phải làm. Tuy nhiên, thật có ích khi nói chuyện với nhân viên về tình huống này, vì cô ấy có thể tin rằng bức thư nghe có vẻ nghiêm khắc hơn hoặc ít hơn bạn dự định, và thậm chí sự hiện diện của bạn có thể giúp nhấn mạnh giai điệu bạn dự định viết trong bức thư. Bạn có thể làm dịu cú đánh của bức thư bằng cách cung cấp cho nhân viên một số phản hồi tích cực nhưng không bao giờ làm như vậy nếu nó gây ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào về mức độ nghiêm trọng của cảnh báo bạn đang đưa ra.
Luôn luôn có được một chữ ký từ nhân viên trong khi bạn có mặt. Nếu anh ta từ chối ký tên, hãy yêu cầu anh ta ký một bức thư nói rằng anh ta đã từ chối ký cảnh báo. Giữ bản sao đã ký cho hồ sơ của nhân viên. Nếu nhân viên đã ký một bức thư nói rằng anh ta từ chối ký cảnh báo, hãy ghim nó vào bức thư. Cũng cung cấp một bản sao cho nhân viên cho hồ sơ của mình.
Ví dụ viết nhân viên
Một lá thư cảnh báo bằng văn bản nên bắt đầu bằng các thủ tục cơ bản, chẳng hạn như chủ đề, ngày, giờ, tên của bạn, chức danh công việc, tên nhân viên và chức danh công việc và tên của bất kỳ người nào khác nhận được bản sao của bản ghi nhớ. Bạn có thể muốn bao gồm logo của công ty bạn ở đầu biểu mẫu, nhưng điều này là tùy chọn.
Nếu bạn có sổ tay nhân viên, trước tiên bạn nên nêu phần nào trong chính sách của công ty đã bị vi phạm. Bạn có thể viết ra chính sách cụ thể hoặc đơn giản là bao gồm một tài liệu tham khảo đến phần có liên quan của cẩm nang. Nếu bạn không có sổ tay, thì chỉ cần viết một bản tóm tắt ngắn gọn về các quy tắc công ty áp dụng.
Bao gồm xem đây là cảnh báo đầu tiên hay cuối cùng, và nếu đó là một vi phạm nghiêm trọng, hãy lưu ý điều này. Cảnh báo phải có khung thời gian, nghĩa là nếu đủ thời gian trôi qua, cảnh báo sẽ bị xóa khỏi hồ sơ của nhân viên và không được tính là cảnh báo trước. Nói cách khác, một cảnh báo bằng văn bản trước đây về sự chậm trễ không nên chống lại nhân viên nếu cô ấy bắt đầu đến muộn ba năm sau đó. Bức thư vẫn nên được lưu lại trong hồ sơ nhân sự của nhân viên để tham khảo. Nói chung, cảnh báo lần đầu sẽ kéo dài sáu tháng, vi phạm nghiêm trọng sẽ kéo dài tám tháng và cảnh báo cuối cùng sẽ kéo dài một năm, nhưng điều này có thể thay đổi theo chính sách của công ty bạn.
Tiếp theo, mô tả chính xác những gì đã xảy ra càng chi tiết càng tốt, bao gồm ngày, thời gian và tên của tất cả những người liên quan. Không bao gồm các chi tiết chủ quan như nói rằng nhân viên đó có ý nghĩa với một nhân viên khác. Thay vào đó, hãy đánh vần chính xác những gì nhân viên đã làm có thể được hiểu là có nghĩa. Bạn có thể chọn viết mô tả về các sự kiện, mô tả của nhân viên về các sự kiện và bất kỳ mô tả nhân chứng nào về các sự kiện nếu các tài khoản này khác nhau. Nếu bạn sử dụng một mẫu in sẵn và không có đủ không gian để viết tất cả các chi tiết có liên quan, bạn có thể đính kèm một mảnh giấy thứ hai nếu cần thiết.
Để giúp nhân viên cải thiện, hãy theo dõi chi tiết về những gì đã xảy ra với cách hành vi của nhân viên cần thay đổi và thời gian cô ấy nên thực hiện những thay đổi đó. Theo dõi điều này với thông tin chi tiết rõ ràng về những hậu quả sẽ dẫn đến nếu cô ấy không sửa chữa hành vi của mình. Hãy nhớ rằng cảnh báo bằng văn bản không phải là một hành động kỷ luật, vì vậy hãy chắc chắn nói rõ những hành động kỷ luật nào sẽ xảy ra nếu vấn đề tiếp tục. Cuối cùng, ký tên và ghi ngày vào thư, trình bày cho nhân viên và yêu cầu cô ấy và bất kỳ nhân chứng nào đến cuộc họp cũng ký tên và hẹn hò với nó.
