Người quản lý dự án thường giám sát nhiều dự án trong một công ty hoặc tổ chức. Báo cáo hàng tháng là một tài liệu mà các nhà quản lý dự án nên đăng nhập để cung cấp cập nhật trạng thái cho các dự án trong vòng một tuần sau khi kết thúc một tháng. Là người quản lý dự án, bạn nên kỳ vọng báo cáo của mình là bản tóm tắt các hoạt động của tháng trước và bạn có thể gửi các tài liệu bổ sung, như biểu đồ hoặc biểu đồ, để mô tả tiến trình của các nỗ lực của nhóm bạn.
Viết Báo cáo hàng tháng của Nhật Bản trên đầu trang, theo sau là tên của dự án. Bao gồm tháng và ngày của báo cáo. Thêm một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về dự án.
Bao gồm tên của các thành viên dự án và số giờ làm việc trong tháng qua cho mỗi nhân viên. Cung cấp số giờ tích lũy từ khi bắt đầu dự án.
Chia nhỏ số giờ mà nhóm dành ra, chẳng hạn như "Lập kế hoạch dự án: 10 giờ" hoặc "Quản lý: 30 giờ". Đảm bảo số giờ được chỉ định cho từng khía cạnh của dự án bằng với số giờ nhân viên trong tháng.
Phác thảo những gì nhóm của bạn đã làm trong suốt tháng qua. Bao gồm bất kỳ cập nhật nhân sự áp dụng nào trong dự án, chẳng hạn như sự từ chức của một thành viên trong nhóm từ công ty hoặc thuê mới.
Thảo luận về bất kỳ vấn đề liên quan đến quản lý. Chi tiết những thứ như một khách hàng thụ động hoặc nhân viên dự án đã bỏ lỡ vài ngày làm việc. Thảo luận về bất kỳ vấn đề quản lý có kinh nghiệm và đánh vần một kế hoạch để giải quyết vấn đề.
Phác thảo các sự kiện chính của dự án, chẳng hạn như những gì bạn đã hoàn thành và chiến lược nào nhóm đã khởi xướng để tiếp tục dự án. Thảo luận về các rủi ro tiềm ẩn của dự án hoặc các biến chứng mà nhóm của bạn gặp phải, chẳng hạn như các lỗi trong mã hoặc một vấn đề khác.
Xem lại báo cáo hàng tháng cho bất kỳ lỗi nào hoặc bất kỳ vấn đề nào mà bạn không giải quyết đầy đủ. Thực hiện bất kỳ sửa đổi nào khi cần thiết và gửi báo cáo hàng tháng cho chủ lao động của bạn. Viết thời hạn cho dự án ở cuối báo cáo hàng tháng.
Lời khuyên
-
Nếu có nhiều hơn một người quản lý dự án làm việc trên một dự án cùng một lúc, mỗi người sẽ góp phần viết báo cáo hàng tháng.
Hoàn thành các bước trên cho từng dự án mà bạn tổ chức cho nhóm của mình.
Cảnh báo
Kiểm tra thực tế là rất quan trọng cho một báo cáo hàng tháng. Tránh đưa ra tuyên bố sai và đảm bảo rằng công việc của mỗi người trong nhóm của bạn được tính trước khi gửi báo cáo của bạn.
