Một nhân viên rời đi có thể gây ra một số vấn đề đau đầu cho một doanh nghiệp, bao gồm sự gián đoạn trong dịch vụ khách hàng, sự đào tẩu của khách hàng và mất doanh số. Sử dụng một lá thư thông báo để cảnh báo khách hàng về sự ra đi của nhân viên có thể là một chiến lược quan hệ công chúng tích cực, chủ động để giúp bạn biến một quả chanh tiềm năng thành nước chanh.
Đặt mục tiêu của bạn cho Thư
Quyết định lý do tại sao bạn muốn hoặc cần liên hệ với khách hàng của bạn để cho họ biết về sự khởi hành của một nhân viên. Sử dụng danh sách dấu đầu dòng để giúp bạn điều chỉnh các chữ cái khác nhau theo các nhu cầu khác nhau của các khách hàng mà bạn sẽ liên hệ. Ví dụ, bạn có thể cần phải trấn an một số khách hàng sẽ không bị gián đoạn trong việc giao hàng hoặc dịch vụ khách hàng của họ. Bạn có thể cần phải cho các khách hàng khác biết họ có liên hệ mới tại công ty của bạn, người đó sẽ là ai và đại diện mới sẽ gọi cho họ. Bạn có thể muốn giải quyết các tin đồn, thông báo cho khách hàng rằng nhân viên rời đi có một điều khoản không cạnh tranh mà bạn dự định thực thi hoặc nhân viên đó đang có những điều khoản tốt.
Nói chuyện với nhân viên
Gặp gỡ với nhân viên để thảo luận về kế hoạch của bạn để liên lạc với khách hàng. Hỏi nhân viên những lời khuyên để giao tiếp với khách hàng cụ thể, dựa trên mối quan hệ của anh ta với họ, kiến thức về lịch sử và nhu cầu của họ, và suy nghĩ về mối quan tâm tiềm năng của họ. Hỏi nhân viên xem anh ấy có thích lý do cho sự ra đi của anh ấy được thông báo không hoặc liệu bạn có nên để nó ra khỏi thư không. Ngay cả khi bạn đang tách khỏi một nhân viên với những điều khoản tồi tệ, cả hai bạn đều không nên đốt cầu và làm tổn hại đến bất kỳ ai có tiếng tăm trên thị trường.
Quyết định về người nhận
Viết một danh sách những người nhận thư, để bạn có thể điều chỉnh nội dung cho từng người. Ghi lại lý do bạn viết mỗi khách hàng bên cạnh tên của khách hàng và ghi chú về bất kỳ nội dung cụ thể nào mà bạn muốn đưa vào hoặc bỏ qua trong thư khách hàng đó.
Viết bản thảo đầu tiên
Viết bản thảo đầu tiên của bức thư, ghi địa chỉ của khách hàng theo tên. Bắt đầu bằng cách đảm bảo, chẳng hạn như, Công ty XYZ luôn tự hào về khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời của chúng tôi thông qua đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo của chúng tôi. Sau đó, hãy thông báo cho khách hàng rằng nhân viên của bạn rời đi, và tại sao, nếu bạn có quyết định đưa thông tin đó vào Giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào mà khách hàng có thể có và cho biết cách bạn sẽ giải quyết chúng. Giới thiệu với khách hàng Liên hệ mới và thông tin liên hệ của cô ấy và chắc chắn bao gồm mọi ngày chuyển đổi áp dụng. Thêm một phần tái bút gọi ra bất kỳ mẩu thông tin quan trọng nào bạn muốn nổi bật, chẳng hạn như thực tế là người liên hệ mới sẽ gọi để giới thiệu bản thân trong tuần này. Kết thúc bằng một lời mời để khách hàng liên lạc với bạn nếu khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào.
Hoàn thiện bức thư
Có người quản lý chính của bạn và mỗi khách hàng từ chối liên hệ mới xem lại bản nháp của bạn về các chữ cái khác nhau mà bạn tạo để thu hút đầu vào. Khi bạn đã nhận được đầu vào trên bản nháp đầu tiên của thư khách hàng của bạn, hãy tạo các bản sao cuối cùng. Hãy để các nhân viên phù hợp xem bản thảo cuối cùng trước khi nó ký và phân phối.
