Viết biên lai bằng tay có vẻ lỗi thời hoặc thậm chí là tự phụ, nhưng khách hàng đánh giá cao thực tế rằng bạn đã nỗ lực thêm để đảm bảo rằng họ có hồ sơ chi phí. Ngay cả các doanh nghiệp có kiểm tra tự động đôi khi gặp sự cố mất điện và lỗi dịch vụ internet. Thay vì mất kinh doanh, bạn có thể viết biên nhận bán hàng bằng tay nếu bạn không giao dịch mua hàng với số lượng lớn.
Tại sao phải cung cấp biên lai?
Cung cấp hóa đơn chính xác có nhiều lợi ích cho khách hàng của bạn và bạn, người bán. Việc thực hành bảo vệ danh tiếng của bạn như một thương gia hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Phiếu bán hàng mà bạn cung cấp cho khách hàng của bạn thấy rằng họ đã nhận được tất cả hàng hóa và dịch vụ mà họ đã mua, với giá chính xác. Biên lai cũng tài liệu mà sở thích cụ thể của khách hàng. Theo dõi sở thích của khách hàng và mô hình mua hàng giúp bạn theo dõi hàng tồn kho và kế hoạch phục hồi.
Ngoài việc duy trì tuân thủ IRS và các tiêu chuẩn ngành, việc cung cấp hóa đơn chính xác cũng thực hiện như sau:
- Nó bảo vệ nhân viên của bạn khỏi những cáo buộc sai lệch về các hành vi không công bằng hoặc không trung thực.
- Việc thực hành làm cho giải quyết tranh chấp dễ dàng hơn.
- Cung cấp biên lai giúp thiết lập ngày bắt đầu bảo hành và ngày hết hạn.
Cách viết Biên lai thanh toán
Đối với mục đích IRS, mọi biên lai thanh toán chi phí kinh doanh phải bao gồm ngày, tháng và năm mà giao dịch diễn ra, danh sách tất cả các mặt hàng đã mua hoặc dịch vụ được cung cấp và tổng số tiền thanh toán. Các tiêu chuẩn ngành cho doanh nghiệp ra lệnh rằng bạn cũng bao gồm tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ của mình cùng với phương thức thanh toán được sử dụng, cho dù là tiền mặt, séc, lệnh chuyển tiền, thẻ tín dụng hoặc chuyển tiền điện tử.
Biên lai có phải là một yêu cầu pháp lý?
Ở nhiều tiểu bang, chủ nhà phải cung cấp biên lai cho thuê bằng văn bản nếu người thuê yêu cầu một, bất kể phương tiện thanh toán nào mà người thuê sử dụng. Một số tiểu bang chỉ yêu cầu biên lai mua hàng trên một số tiền cụ thể. Tuy nhiên, ngay cả trong một thị trấn không có yêu cầu pháp lý như vậy, tuy nhiên, thực tiễn công nghiệp tốt nhất chỉ ra rằng bạn cung cấp biên lai cho mọi giao dịch. Một đơn giản "Bạn có muốn nhận của bạn?" đáp ứng bất kỳ nghĩa vụ pháp lý hoặc công nghiệp tại các tiểu bang không yêu cầu bạn cung cấp chúng.
Ý nghĩa của bằng chứng thanh toán là gì?
Bằng chứng thanh toán bao gồm biên lai mua hàng gốc, séc bị hủy, sao kê ngân hàng và sao kê thẻ tín dụng. Trang xác nhận giao dịch hoặc email xác nhận cũng có thể là bằng chứng thanh toán nếu bao gồm ngày, danh sách tất cả các mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua và hình thức thanh toán cụ thể đã được sử dụng để hoàn tất giao dịch mua.
Cách viết tay Biên lai thanh toán
Cho dù bạn có sử dụng mẫu biên lai hay không, hãy làm theo các bước sau để viết biên nhận tuân thủ:
- Viết số biên nhận ở góc trên bên phải của biên nhận của bạn. Để tránh cho khách hàng có cùng số giao dịch, hãy bắt đầu với số 001 và tiếp tục từ đó. Miễn là bạn cũng bao gồm ngày hôm nay, bạn có thể sử dụng những số tương tự vào ngày hôm sau.
- Viết tên công ty của bạn và thông tin liên lạc ở góc trên bên trái. Bao gồm điện thoại doanh nghiệp, fax, địa chỉ email và trang web của bạn, cùng với giờ làm việc của bạn. Thông tin này không chỉ giúp khách hàng xác định xem việc mua hàng có phải là chi phí kinh doanh hay không, mà khách hàng có thể chuyển địa chỉ và giờ hoạt động của bạn cho bạn bè và gia đình.
- Bỏ qua một dòng và bắt đầu liệt kê tất cả các mặt hàng đã mua, cùng với một mô tả ngắn về từng mặt hàng và kết thúc bằng giá mua của mặt hàng ở phía bên phải.
- Cung cấp tổng giá đầy đủ trước khi bạn trừ bất kỳ phiếu giảm giá nào. Sau đó, thực hiện bất kỳ giảm giá và cung cấp tổng số mới. Thêm thuế bán hàng. Thêm phí vận chuyển và xử lý là tốt nếu đây không phải là mua tại cửa hàng.
- Cuối cùng, viết phương thức thanh toán được sử dụng và tên của khách hàng vào dòng cuối cùng của hóa đơn hoặc bất cứ nơi nào ghi "nhận được từ". Cung cấp cho khách hàng một bản sao và giữ bản còn lại cho hồ sơ của bạn.
