Đối với nhân viên được trả lương, hầu hết các nhà tuyển dụng phải thực hiện xử lý bảng lương. Mặc dù xử lý bảng lương có thể là một nhiệm vụ cực kỳ chi tiết, các bước nói chung vẫn giữ nguyên. Nó đòi hỏi sự tập trung và kỹ năng toán học tốt - cộng với khả năng tổ chức vững chắc - để xử lý một cách hiệu quả và chính xác một bảng lương.
Lương theo giờ
Bước đầu tiên trong xử lý bảng lương là tính toán tiền lương để trả cho mỗi nhân viên. Các chu kỳ thanh toán thường xuyên nhất là hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng và hàng tháng. Nhân viên hàng giờ thường được trả lương hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Hầu hết các công ty sẽ có nhân viên hàng giờ hoàn thành một bảng thời gian sẽ được bật vào cuối mỗi tuần. Chuyên viên biên chế phải đảm bảo nhân viên và người quản lý / giám sát của cô ký vào bảng chấm công; nếu không, nó không hợp lệ Thông thường, giờ thường xuyên, cá nhân / bệnh hoặc giờ nghỉ được ghi trên bảng chấm công và được trả theo mức lương thường xuyên. Tiền lương làm thêm giờ nên được liệt kê trên bảng chấm công cũng như được trả theo thời gian rưỡi.
Trả lương
Nhân viên được trả lương thường được trả hai tuần một lần, nửa tháng hoặc hàng tháng. Họ không bắt buộc phải hoàn thành bảng chấm công vì họ được trả cùng số giờ mỗi ngày thanh toán. Lần duy nhất giờ làm việc của nhân viên được trả lương sẽ thay đổi là nếu cô ấy có thay đổi lương hoặc được trả theo tỷ lệ được chia theo tỷ lệ (điều này có thể là do chấm dứt hoặc những ngày không được trả lương khác). Thông thường, chuyên gia biên chế không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với lương của nhân viên được trả lương, vì hệ thống sẽ tự động thanh toán số tiền đến hạn.
Lợi ích
Nhân viên có thể lựa chọn tham gia bảo hiểm sức khỏe của công ty, kế hoạch 401k hoặc quán ăn tự phục vụ. Những khoản tiền này thường được khấu trừ từ phải được thay đổi trừ khi nhân viên đang thực hiện thay đổi các khoản khấu trừ của mình. Trong trường hợp này, anh ta nên thông báo cho chuyên gia biên chế bằng văn bản về sự thay đổi. Nếu các thay đổi được gửi kịp thời, chúng sẽ có hiệu lực trong bảng lương tiếp theo.
Thuế
Theo luật, người lao động và người sử dụng lao động đều phải nộp thuế lương; người lao động và người sử dụng lao động phải trả thuế liên bang và thường là của tiểu bang; một số tiểu bang yêu cầu thuế quận cũng được trả. Một số công ty sử dụng phần mềm biên chế sẽ tính toán các loại thuế này, tự động khấu trừ số tiền từ tiền lương của nhân viên. Chuyên gia biên chế cũng chịu trách nhiệm gửi thuế cho chính phủ, để nộp thuế hàng quý và hàng năm và để phát hành W2 hàng năm cho nhân viên.
Điều chỉnh bảng lương
Sau khi nhập số giờ vào hệ thống, chuyên viên biên chế phải kiểm tra lại thông tin. Cô ấy có thể chạy các báo cáo từ hệ thống và sử dụng chúng để kiểm tra lỗi. Bất kỳ lỗi nào được phát hiện trước khi đóng bảng lương có thể được sửa chữa và phản ánh trên bảng lương hiện tại. Khi bảng lương được đóng, các thay đổi hoặc điều chỉnh có thể được thực hiện thủ công (ví dụ: kiểm tra thủ công) hoặc điều chỉnh trên bảng lương tiếp theo.
