Các công ty có thể cải thiện hiệu suất, năng suất và lợi nhuận bằng cách giao tiếp hiệu quả vì giao tiếp tốt làm rõ các mục tiêu, thúc đẩy tinh thần đồng đội và trau dồi thành công. Nhưng giao tiếp hiệu quả cần nỗ lực và các doanh nghiệp phải xác định những gì họ muốn nói và làm thế nào để nói điều đó. Sau đó, họ phải nói một cách chính xác, đánh giá tác động và theo dõi để nâng cao hiệu quả.
Hỗ trợ ưu tiên kinh doanh
Giao tiếp hiệu quả bắt đầu với một mục đích. Biết những gì bạn muốn thực hiện giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Nếu mục tiêu là bán nhiều hơn bằng cách thiết lập sản phẩm khác với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh như thế nào, hãy xác định cách truyền đạt những khác biệt đó đến khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như thông qua một chiến dịch quảng cáo. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, thì nó sẽ giao tiếp khác đi, chẳng hạn như thông qua email nội bộ.
Tiếp cận đúng đối tượng
Mọi người nghe và phản ứng với các tin nhắn khác nhau. Ngay cả khi một doanh nghiệp nói điều tương tự với hai nhóm khác nhau, những người trong các đối tượng đó sẽ không nhất thiết phải trả lời theo cách tương tự. Vì vậy, lựa chọn đối tượng phù hợp, chẳng hạn như khách hàng hoặc nhân viên, giúp bạn xác định thông điệp. Đối tượng càng cụ thể, thông điệp có thể được tùy chỉnh nhiều hơn, giống như một email chỉ dành cho người giám sát.
Xác định thông điệp quan trọng
Mỗi người sẽ trả lời giao tiếp dựa trên những gì quan trọng nhất đối với họ. Một trong những mục tiêu của truyền thông là chọn thông điệp phù hợp nhất.Nếu một doanh nghiệp muốn sản xuất nhiều mặt hàng hơn, nó có thể giải thích tầm quan trọng của việc làm khác với nhân viên trong sản xuất so với những người bán hàng. Nó có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hỗ trợ công ty tăng trưởng cho nhân viên và cơ hội kiếm thêm tiền thông qua hoa hồng cho nhân viên bán hàng.
Chọn kênh chính xác
Một số người thích email; những người khác thích các cuộc gọi điện thoại. Vẫn còn những người khác thích nói chuyện trực tiếp hơn tất cả. Một trong những mục tiêu của giao tiếp hiệu quả là tiếp cận mọi người theo cách họ thích để họ sẽ phản hồi tốt nhất.
Xây dựng đội
Nhân viên làm việc theo nhóm khi mọi người cảm thấy được kết nối với một công ty và các mục tiêu của nó. Truyền thông hiệu quả thúc đẩy sự hợp tác bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì họ nên làm và làm thế nào để làm điều đó tốt.
Phục vụ khách hàng
Khi khách hàng lên tiếng, doanh nghiệp lắng nghe. Tìm hiểu những gì khách hàng của bạn muốn bằng cách lắng nghe phản hồi của họ thông qua các cuộc gọi điện thoại, khảo sát và nhận xét phương tiện truyền thông xã hội giúp các công ty giao tiếp với họ hiệu quả hơn.
Học bằng cách lắng nghe
Khách hàng không phải là người duy nhất xứng đáng với sự chú ý của công ty. Các doanh nghiệp cũng học hỏi bằng cách lắng nghe nhân viên của mình thông qua phản hồi rộng rãi từ các bình luận được thu thập thông qua hộp gợi ý hoặc trong các cuộc họp riêng với các giám sát viên. Các công ty có thể cải thiện hiệu suất bằng cách lắng nghe những gì nhân viên nói và xem xét nó một cách cẩn thận.
Tránh hiểu lầm
Những bất đồng có thể gây tổn hại. Nếu một nhân viên cảm thấy bị người khác coi nhẹ, hoặc nhiều nhân viên cảm thấy không được tôn trọng bởi công ty, thì tinh thần sẽ xấu đi và hiệu suất giảm sút. Mục tiêu của giao tiếp hiệu quả bao gồm giao tiếp cởi mở và trung thực để mọi người được lắng nghe.
Đưa ra phản hồi tốt
Nhân viên thường muốn làm tốt nhất của họ. Xác định tốt nhất của họ và cho họ biết họ đang thực hiện như thế nào so với những kỳ vọng đó sẽ giúp họ làm tốt hơn nữa. Nhận ra một công việc được thực hiện tốt hoặc khéo léo nói với nhân viên khi họ thiếu giúp nhân viên cải thiện, điều này mang lại lợi ích cho toàn bộ công ty.
