Khi viết một báo cáo sẽ được trình bày tại một cuộc họp, bạn cần tuân theo một số hướng dẫn cơ bản, hầu hết trong số đó có thể bạn đã học ở trường. Ví dụ, bạn cần chắc chắn về mục đích của báo cáo, bạn cần tập trung vào một chủ đề phụ được xác định chính xác và bạn cần phải ghi nhớ với khán giả của mình.
Biết trước nền tảng giáo dục và công việc của những người tham gia cuộc họp. Điều này giúp bạn biết bao nhiêu chủ đề bạn cần giải thích. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang soạn thảo một báo cáo về số vụ tai nạn tại các ngã tư thị trấn nhất định sẽ được trình bày tại cuộc họp Ủy ban giao thông tiếp theo. Nếu ba trong số năm thành viên ủy ban có kiến thức về thực thi pháp luật, bạn đã giành chiến thắng cần phải giải thích các cụm từ như điều hướng một lượt.
Hãy nhớ lời khuyên của giáo viên tiếng Anh ở trường trung học của bạn: Hãy cố gắng giải quyết vũ trụ. Viết về một phân đoạn nhỏ hơn của chủ đề chính của bạn. Nó làm cho báo cáo của bạn dễ hiểu hơn. Ví dụ, an toàn cho người đi bộ, có thể là chủ đề chính cho báo cáo nghiên cứu giao thông, nhưng báo cáo của bạn chỉ giới hạn ở một phần của chủ đề đó - cải thiện an toàn tại hai giao lộ.
Hãy chắc chắn để cung cấp đủ bối cảnh trong phần giới thiệu và kết luận của bạn. Điều đó giúp người tham gia cuộc họp hiểu được tầm quan trọng của các đề xuất của bạn. Ví dụ, nếu báo cáo của bạn đề nghị thuê các sĩ quan cảnh sát phụ trợ làm việc tại tòa án thành phố, phần giới thiệu của bạn sẽ giải thích các cuộc đấu tranh kéo dài cả năm của đô thị để bù đắp cho việc tăng lương ngoài giờ cho các sĩ quan cảnh sát. Kết luận sẽ nhắc lại làm thế nào đề xuất này chỉ là một trong nhiều cách có thể giúp đô thị cắm lỗ hổng trong ngân sách của mình.
Hãy để tiêu đề của báo cáo đề xuất liệu cuộc họp đã được lên lịch để giải quyết vấn đề hay để cung cấp thông tin.Ví dụ: nếu người quản lý đã gọi cuộc họp để thông báo cho các thành viên trong nhóm rằng doanh số bán hàng quý trước đã tăng, thì tiêu đề của bạn có thể là, Doanh số quý thứ ba: Tác động của thủ tục dịch vụ khách hàng mới.
Các báo cáo thường nhằm mục đích ảnh hưởng đến hành động của ai đó. Đề cập đến phản hồi mà bạn mong đợi - và từ ai. Ví dụ, báo cáo tổng giám đốc của trường về việc tăng điểm kiểm tra của học sinh có thể đề nghị hội đồng phê duyệt một nghị quyết biến chương trình học thí điểm thành vĩnh viễn.
