Nếu bạn đã từng phải quản lý hoặc làm việc trong một dự án nhiều bước, bạn có thể đã gặp phải biểu đồ Gantt hoặc kỹ thuật đánh giá và đánh giá chương trình, hoặc PERT, biểu đồ. Những biểu đồ này là các công cụ giúp bạn hình dung các hoạt động liên quan đến việc hoàn thành một dự án. Họ kết hợp lịch trình thông tin với sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nhưng họ làm như vậy trong các định dạng khác nhau. Biểu đồ Gantt trình bày các nhiệm vụ theo thứ tự liên tục, với ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Biểu đồ PERT là biểu đồ dòng chảy thường phức tạp hơn và phù hợp nhất cho các dự án lớn hơn.
Sự khác biệt về cấu trúc
Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh. Trục X chứa ngày và trục Y liệt kê các tác vụ riêng biệt. Trên mỗi dòng của trục Y, biểu đồ mô tả một thanh được định vị để kéo dài từ ngày bắt đầu của nhiệm vụ đến ngày kết thúc. Nhiệm vụ được liệt kê theo thứ tự ngày bắt đầu. Biểu đồ PERT là sơ đồ mạng sử dụng các hộp để thể hiện các tác vụ và mũi tên để trình bày các phụ thuộc giữa các tác vụ. Các hộp được đặt từ trái sang phải, nhưng không có trục Y cố định với ngày. Hộp đầu tiên, hoặc gốc, được căn giữa theo chiều dọc ở bên trái và các tác vụ tiếp theo có thể được vẽ ở bất kỳ đâu dọc theo trục Y. Mũi tên có thể chỉ sang phải, lên hoặc xuống, nhưng không bao giờ sang trái.
Phụ thuộc nhiệm vụ
Một nhiệm vụ phụ thuộc là một nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi một nhiệm vụ khác hoàn thành một phần hoặc hoàn toàn. Biểu đồ Gantt có thể liệt kê các nhiệm vụ được nhóm theo nhiệm vụ, bao hàm một chuỗi các phụ thuộc. Trình tự có thể được thực hiện rõ ràng bằng cách vẽ một mũi tên từ một nhiệm vụ sang một nhiệm vụ phụ thuộc. Phụ thuộc biểu đồ PERT luôn yêu cầu mũi tên. Một hộp nhiệm vụ có thể trỏ đến nhiều nhiệm vụ phụ thuộc. Hơn nữa, các tác vụ phụ thuộc có thể có nhiều mũi tên đến khi một số tác vụ phải hoàn thành trước khi tác vụ phụ thuộc có thể bắt đầu.
Quản lý lịch
Trục Y của biểu đồ Gantt hoạt động như một lịch, với các phân đoạn có độ dài bằng nhau biểu thị các đơn vị thời gian, chẳng hạn như ngày, tuần hoặc tháng. Sự sắp xếp này giúp người quản lý biết khi nào bắt đầu nhiệm vụ và nhanh chóng nhận ra khi nào nhiệm vụ không đúng tiến độ. Khoảng cách giữa các hộp tác vụ trên biểu đồ PERT không phải tỷ lệ thuận với ngày bắt đầu và ngày kết thúc, làm cho biểu đồ không thuận tiện cho việc quản lý thời hạn. Thông thường các mũi tên được dán nhãn bằng đơn vị thời gian. Trong các biểu đồ PERT được vi tính hóa, bạn bấm vào một hộp để có được các chi tiết nhiệm vụ, bao gồm cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến.
Sơ đồ lồng nhau
Biểu đồ PERT có thể hoạt động ở nhiều cấp độ lồng nhau: Biểu đồ cấp cao nhất hiển thị các tác vụ chính và sơ đồ cấp thấp hơn hiển thị các nhiệm vụ được liên kết với một tác vụ. Điều này cung cấp một phương pháp dễ dàng để thêm hoặc loại bỏ các nhiệm vụ mà không làm phiền sơ đồ cấp cao nhất.Biểu đồ Gantt thường hiển thị tất cả các nhiệm vụ và nhiệm vụ ở cùng cấp độ, có thể tạo biểu đồ bội mà người quản lý phải sắp xếp lại bất cứ khi nào thêm, sắp xếp lại hoặc xóa tác vụ. Việc sắp xếp nhiều trang gây khó khăn cho việc vẽ các mũi tên phụ thuộc, điều này thường giới hạn việc sử dụng biểu đồ Gantt cho các dự án có không quá 30 hoạt động.
