Một hiệu trưởng của công ty thường sử dụng quản lý tiền mặt như một hoạt động rộng rãi có thể ảnh hưởng đến tổ chức Văn hóa điều hành tổng thể của tổ chức - bao gồm mọi phân khúc, chức năng, đơn vị kinh doanh, quy trình và cơ chế. Các chính sách quản lý tiền mặt trung tâm là các thủ tục xoay quanh các tài khoản giải ngân, đặc biệt là các chính sách liên quan đến dòng tiền đáng kể và đầu tư dài hạn.
Định nghĩa
Một công ty sử dụng các tài khoản giải ngân để kiểm soát tiền mà họ tích lũy cho các chi phí đa dạng như bảng lương, kiện tụng, tiền phạt theo quy định, bảo trì thiết bị và vật tư văn phòng. Bất kỳ tài khoản nào doanh nghiệp đều dựa vào để theo dõi những gì phát sinh - và những gì đi vào - các hầm công ty đủ điều kiện là một tài khoản chảy ra. Do tầm quan trọng của tài khoản này, rất nhiều suy nghĩ chiến lược đi vào việc xây dựng và áp dụng các thủ tục giải ngân. Bằng cách đó, sự đóng góp trực tiếp của người đứng đầu bộ phận và người quản lý hoạt động củng cố thẩm quyền của sổ tay chính sách công ty và cải thiện dòng tường thuật cơ bản, đó là những tiêu chí quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ cách giải ngân, khi nào nên tìm kiếm sự chấp thuận và Làm thế nào để báo cáo kiều hối.
Giám sát hoạt động kinh doanh
Đối với một doanh nghiệp, một sổ tay thủ tục thanh toán chu đáo cung cấp cho người đứng đầu phân khúc những đòn bẩy cần thiết để giám sát hoạt động kinh doanh, tính toán tiền của công ty một cách chính xác và ngăn chặn hành vi chiếm đoạt tài sản - đặc biệt là trộm cắp tiền mặt. Ví dụ, thủ quỹ của công ty có thể làm việc song song với nhân viên phòng kế toán để đặt nền tảng cho việc quản lý tiền mặt hiệu quả, tạo cho cấp dưới tầm quan trọng của những việc như theo dõi séc, giám sát tài khoản giải ngân và báo cáo tài chính định kỳ. Thực tiễn thứ hai là rất cần thiết để tìm ra số tiền rút ra từ các tài khoản giải ngân trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như một tháng hoặc quý.
Chi phí rủi ro
Trong các nền kinh tế hiện đại, lãnh đạo của một công ty có thể không cho phép mất nhiều thời gian trong cách các nhân viên quản lý tài khoản giải ngân, vì sợ rằng cách tiếp cận vô căn cứ đối với quản trị tiền mặt có thể khiến chi phí kinh doanh giảm sút. Điều này là do các giám đốc điều hành cấp cao phải quản lý tiền của công ty một cách thông minh để các nhà đầu tư và người cho vay sẽ nhận thấy tổ chức này có rủi ro tín dụng thấp hơn. Mặt khác, các chủ nợ có thể tăng chi phí vay của công ty và tính lãi suất cao hơn - một sự phát triển bất lợi cho doanh nghiệp, đặc biệt là nếu họ cần tiền mới để đối phó với tedium cạnh tranh, mở rộng doanh số và làm tất cả những gì công ty phải làm trong kinh doanh thời gian.
Công cụ và sự tham gia của nhân viên
Nhân viên phải trả tài khoản làm việc song song với thủ quỹ và quản lý tài chính của công ty để theo dõi số tiền giải ngân được giải ngân và tìm hiểu lý do tại sao tổ chức phải rút tiền mặt. Để thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả, các chuyên gia này sử dụng các công cụ đa dạng như phần mềm quản lý tiền mặt, chương trình phân tích tài chính, phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và các ứng dụng quản lý phải thu và phải trả.
