Truyền thông trong một tổ chức là rất quan trọng. Càng nhiều nhân viên kết nối và thông báo, họ sẽ càng cảm thấy tin tưởng hơn đối với chủ nhân của họ. Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên thích tương tác trực diện với cấp trên của họ, nhưng hạn chế về thời gian và quy mô của một tổ chức không phải lúc nào cũng cho phép một cách tiếp cận như vậy. Bản ghi nhớ của công ty là một cách khác để truyền đạt thông tin quan trọng đến một đối tượng nội bộ của tổ chức. Ít chính thức hơn thư kinh doanh, họ có thể thông báo các chính sách mới hoặc thay đổi tổ chức, cung cấp thông tin được yêu cầu hoặc phục vụ như một bản cập nhật dự án. Học cách viết một bản ghi nhớ công ty cung cấp thông tin mà nhân viên cần sẽ giúp củng cố sức mạnh cho công ty của bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Hình ảnh kỹ thuật số của logo công ty
-
Phần mềm xuất bản máy tính để bàn
-
Máy in
-
Giấy
Chèn logo công ty dưới dạng hình ảnh ở đầu trang của bạn.
Tạo một tiêu đề có thể đọc (bằng tất cả các chữ in hoa) MEM MEMO, MẠNH M MEM MEMORANDUM hoặc hoặc INTEROFFICE CORRESPONDENCE. Đây có thể được căn giữa ở trên cùng hoặc căn lề lề trái.
Theo sau tiêu đề, chèn một dòng khoảng trắng và sau đó là các từ ĐẾN:, CỰC LỪA TỪ:, ĐỔI NGÀY: ĐÊM VÀ ĐỐI TƯỢNG: Bạn (bạn cũng có thể thay thế RE: Thay thế cho ĐỐI TƯỢNG: các thông tin thích hợp theo sau là một sự trở lại khó khăn. Sắp xếp có thể khác nhau. Mỗi mục có thể có một dòng riêng cho tổng cộng bốn dòng hoặc bạn có thể chia thành hai cột: cột thứ nhất chứa CÂU ĐẾN: Điên và TỪ: Nghi và thứ hai với ĐỔI NGÀY: ĐỐI TƯỢNG và ĐỐI TƯỢNG. bao gồm một địa chỉ bên trong hoặc lời chào
Bắt đầu phần thân của bản ghi nhớ của bạn trên dòng thứ hai hoặc thứ ba bên dưới tiêu đề. Nếu bản ghi nhớ của bạn là một tin nhắn thông thường, hãy mở theo cách trực tiếp. Các bản ghi nhớ cung cấp tin tức xấu sẽ mở ra với một tuyên bố trung lập liên quan chặt chẽ đến chủ đề ghi nhớ, được biết đến trong giao tiếp kinh doanh như một bộ đệm, để chuẩn bị cho độc giả về thông tin tiêu cực. Tùy thuộc vào tin tức, bạn có thể chọn trong số một số chiến lược cho việc mở này. Hãy chắc chắn rằng đó là chân thành, có liên quan, trung thực và ngắn gọn.
Sử dụng phần còn lại của không gian của bạn để cung cấp các chi tiết quan trọng. Các giai điệu nên được đàm thoại. Sử dụng các tiêu đề phụ để làm cho bản ghi nhớ dài hơn dễ đọc hơn. Bạn cũng có thể bao gồm các bảng, biểu đồ hoặc hình ảnh khác. Các nhà văn muốn thuyết phục khán giả của họ nên bao gồm làm thế nào / tại sao thông tin này sẽ có lợi cho toàn bộ nhân viên hoặc công ty nói chung.
Kết thúc trên một ghi chú tích cực, thân thiện. Không bao gồm đóng hoặc chữ ký miễn phí.
In bản ghi nhớ và chữ cái đầu bằng tên của bạn ở trên cùng hoặc chuẩn bị bản ghi nhớ được gửi qua email (bạn có thể mất một số định dạng bằng cách gửi điện tử). Nếu bản ghi nhớ sẽ được gửi đến nhiều người nhận, có thể rẻ hơn để in một bản sao, khởi tạo nó và sau đó sao chụp.
Phân phát. Nó có thể được gửi bằng tay, gửi qua email, gửi qua thư liên lạc hoặc gửi qua bưu điện.
Lời khuyên
-
Sử dụng định dạng khối (không thụt lề) với một dòng khoảng cách giữa mỗi đoạn. Tập trung vào một chủ đề. Cố gắng giữ bản ghi nhớ dưới hai trang. Ghi nhớ chỉ nên được sử dụng trong số khán giả nội bộ của bạn. Đừng gửi một bản ghi nhớ cho những người bên ngoài công ty của bạn. Viết một lá thư thay thế. Nếu bạn đang giải quyết bản ghi nhớ cho một số cá nhân thay vì toàn bộ bộ phận hoặc nhân viên nói chung, hãy sắp xếp theo thứ tự danh sách người nhận của bạn trừ khi có những người ở một số vị trí nhất định sẽ được bố trí vị trí nổi bật hơn.
