Một phòng hội nghị được sử dụng bởi các giám đốc điều hành của công ty để tổ chức các cuộc họp và tổ chức các sự kiện cho các nhân viên đồng nghiệp hoặc thăm các doanh nhân. Việc thiết lập phòng hội thảo có thể ảnh hưởng lớn đến cách mọi người trải nghiệm cuộc họp, vì những người ngồi phía sau có thể không thể nghe hoặc nhìn thấy mọi thứ đang diễn ra ở phía trước phòng. Trước khi bạn bắt đầu thiết lập phòng hội thảo, hãy phân tích không gian để xác định thiết lập nào hoạt động tốt nhất cho không gian nhất định. Bằng cách này, mọi người tham gia sẽ có cùng trải nghiệm trong các buổi thuyết trình hoặc sự kiện.
Đi bộ xung quanh phòng hội nghị trước khi bạn bắt đầu thiết kế không gian. Xác định vị trí tất cả các ổ cắm điện trong không gian, vì phía trước của phòng có thể cần các ổ cắm điện. Máy chiếu và màn hình có thể cần điện để hoạt động, vì vậy hãy thiết lập phía trước phòng có sẵn ổ cắm. Điều này được thực hiện để giảm thiểu dây trên sàn nhà, vì mọi người có thể vấp phải chúng khi họ đi bộ xung quanh trong phòng hội nghị.
Phân tích kích thước của không gian và so sánh kích thước với nhu cầu của công ty. Nếu công ty đang tìm kiếm một không gian để có các cuộc họp với 20 người hoặc ít hơn một lần, thì việc thiết lập bàn ghế sẽ khác với một không gian cần để chứa hàng trăm người tại một thời điểm nhất định. Sử dụng thiết lập kiểu rạp hát với các hàng được nâng lên có thể hiệu quả hơn đối với hàng trăm người so với thiết lập hình chữ U, vì cấu hình hình chữ U phù hợp hơn cho 20 người hoặc ít hơn. Chỉ nên sử dụng một bàn hội nghị nếu công ty chỉ có kế hoạch lưu trữ ít hơn 15 người cùng một lúc, vì các nhân viên ở một đầu bàn phải có thể nghe thấy những người ngồi ở phía đối diện.
Thêm một màn hình thuyết trình hoặc máy chiếu ở phía trước trước khi thêm bàn ghế vào không gian. Cắm tất cả các thiết bị điện và giấu dây dọc theo tường hoặc bên dưới thảm.
Đặt các bảng trong cấu hình mong muốn mà bạn đã chọn cho phòng hội nghị. Các bảng nên được đặt gần nhau, nếu bạn đang sử dụng phương pháp hình chữ U. Thiết lập rạp hát yêu cầu các bảng được đặt trên các hộp hoặc bục được nâng lên. Đặt nền tảng vào không gian mong muốn trước khi bạn bắt đầu thêm các bảng.
Đi bộ xung quanh không gian và đặt mình phía sau bàn để kiểm tra xem mọi chỗ ngồi có thể chấp nhận được về mặt nhìn thấy phía trước căn phòng mà không có vật cản. Đừng đặt ai đó vào chỗ ngồi mà cô ấy không thể nhìn thấy phía trước. Làm điều này trước khi ghế được thêm vào phòng, vì có thể khó khăn hơn để thay đổi thiết lập với ghế và bàn trong phòng.
Thêm tất cả các ghế vào phòng hội nghị và nhét những chiếc ghế bên dưới bàn để tiết kiệm không gian sàn. Điều này sẽ làm cho phòng hội nghị trông lớn hơn và có tổ chức hơn.
Thêm chai nước, bút, giấy và có thể trái cây vào bàn hội nghị trước một sự kiện.
