Quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Tất cả các doanh nghiệp đều có quy trình, cho dù đó là lắp ráp sản phẩm, xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng, trên tàu cho nhân viên hoặc kiểm tra đảm bảo chất lượng. Đôi khi, các quy trình đó hoạt động trơn tru, và những lần khác thì không. Quản lý quy trình kinh doanh là một hệ thống nắm giữ các quy trình của bạn và đưa chúng vào hình dạng vận động viên bơi lội Olympic. Việc triển khai BPM tốt sẽ cải thiện khả năng hiển thị trong các quy trình của bạn, giúp dễ dàng hơn trong việc loại bỏ các tắc nghẽn và ngăn ngừa sự trùng lặp trong công việc.

Lời khuyên

• Quản lý quy trình kinh doanh là một phương pháp để hợp lý hóa cách thức mà một công ty làm mọi việc, nhằm cải thiện hiệu suất.

Ví dụ về quy trình kinh doanh là gì?

Một quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước mà những người trong tổ chức của bạn thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Các bước này được lặp đi lặp lại nhiều lần, thường là bởi nhiều người và thường là theo cách tiêu chuẩn hóa. Bất cứ điều gì - từ việc cho phép yêu cầu nghỉ phép đến đánh giá phân loại mà nhân viên y tế thực hiện trong phòng cấp cứu - sẽ đủ điều kiện là một quy trình kinh doanh.

Lấy ví dụ, ví dụ về một ứng dụng cho vay đối với ngân hàng. Để bắt đầu quá trình này, khách hàng sẽ điền vào mẫu đơn điện tử trên trang web của ngân hàng. Bây giờ, bánh xe của ngân hàng bắt đầu quay. Đầu tiên, ngân hàng sẽ xác minh rằng khách hàng đã điền đúng mẫu. Sau đó, ứng dụng sẽ trải qua kiểm tra tín dụng. Một số người khác có thể thực hiện xác minh thu nhập, một nhóm khác có thể yêu cầu tài liệu bổ sung và có thể có các hoạt động khác để cho phép ngân hàng đưa ra quyết định về việc có nên phê duyệt khoản vay hay không.

Điều quan trọng là quá trình này là nhiều mặt. Giống như hầu hết các quy trình kinh doanh, nó bao gồm nhiều bước và nhiều người, và những người này sử dụng các công cụ và hệ thống khác nhau để hoàn thành công việc. Được kết hợp với nhau, toàn bộ hệ thống được thiết kế để chuyển đổi một loạt các đầu vào (đơn xin vay và tài liệu hỗ trợ) thành đầu ra mong muốn (một quyết định phê duyệt được truyền đạt tới khách hàng).

Quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Khi doanh nghiệp của bạn rất nhỏ, quy trình kinh doanh tương đối dễ quản lý. Có thể chỉ có một số ít người trong văn phòng thực hiện các công việc hàng ngày và mọi người đều có một cái nhìn tổng quan vững chắc về bức tranh lớn. Tình trạng này thay đổi khi bạn phát triển. Nhiệm vụ đã từng được xử lý bởi một người đột nhiên được bàn giao giữa nhiều bộ phận. Mọi người nhân đôi nỗ lực của nhau, nhiệm vụ rơi vào vết nứt và có nhiều khả năng mọi người sẽ phạm sai lầm.

Mục đích chính của quản lý quy trình kinh doanh là đặt các quy trình hỗn loạn này dưới kính hiển vi và tìm ra cách làm cho chúng tốt hơn. Cách dễ nhất để hiểu điều này là hình dung tất cả các hoạt động trong quy trình của bạn dưới dạng sơ đồ các bước. BPM là kỷ luật chính thức hóa các bước này thành một quy trình công việc hợp lý và nhất quán hơn.

Những lợi thế của quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Lực đẩy chính của BPM là giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách cắt giảm chất béo trong các quy trình của bạn, chẳng hạn như loại bỏ các nút thắt cổ chai, loại bỏ các dư thừa và ngăn chặn sự trùng lặp không cần thiết của công việc. Tuy nhiên, BPM không phải là tất cả về việc tăng lợi nhuận, và có những kết quả tích cực khác mà doanh nghiệp có thể hưởng lợi:

• Cả nhân viên và người quản lý đều được hưởng lợi từ một định nghĩa rõ ràng hơn về vai trò và trách nhiệm của họ, vì tất cả họ đều tuân theo một hệ thống có hệ thống để hoàn thành công việc.

• Các nhóm kéo nhau và giao tiếp tốt hơn khi mọi người ở trên cùng một trang về kết quả đầu ra và thời hạn.

• Có ít căng thẳng hơn vì các nhân viên làm việc quá sức không còn phải tham dự các cuộc họp tiếp theo hoặc tung hứng nhiều nhiệm vụ cạnh tranh cùng một lúc.

• BPM sắp xếp các quy trình của bạn với các ưu tiên của tổ chức để bạn không lãng phí thời gian vào các quy trình có giá trị thấp nhất cho doanh nghiệp.

• Các nhà quản lý có được tầm nhìn tốt hơn vào quy trình làm việc, điều này cung cấp một dấu vết hữu ích cho việc kiểm toán và tuân thủ quy định.

• Khách hàng được hưởng lợi từ thời gian dẫn được cải thiện, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng lớn hơn.

Làm thế nào một BPM làm việc?

BPM trước hết là một phương pháp. Nó bao gồm một loạt các bước và kỹ thuật rõ ràng giúp chính thức hóa quy trình BPM để có thể xác định và cải thiện chất thải và sự thiếu hiệu quả khác. Trong số nhiều phương pháp đã được thiết lập của BPM, một số, như Lean hoặc Six Sigma, đã đi vào từ vựng phổ biến. Phương pháp chung theo nhiều nguyên tắc giống nhau. Cho dù bạn chọn phương pháp nào, bạn đều có thể mong đợi nó tập trung vào ba trụ cột của BPM: quy trình, con người và công nghệ.

Quá trình

Trọng tâm cốt lõi của BPM là tối ưu hóa các quy trình kinh doanh sao cho phù hợp với mục đích và đạt được kết quả chính xác vào đúng thời điểm.

Những người

Đảm bảo rằng mọi người làm đúng việc theo đúng cách là chìa khóa cho một quá trình thành công. BPM xem xét các nhiệm vụ mà mọi người đang làm và đặt ra các câu hỏi như: Công việc của ai là thực hiện Nhiệm vụ A và trong khung thời gian nào? Điều gì xảy ra nếu người có liên quan bỏ qua vấn đề? Ai được cảnh báo khi quá trình bị mắc kẹt? Mức độ hiển thị này rất cần thiết nếu bạn định xây dựng hiệu quả cho hệ thống.

Công nghệ

Để các quy trình của bạn hoạt động trơn tru, việc chuyển đổi các tác vụ phải luôn liền mạch. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh là công cụ giúp thực thi quy trình. Vì vậy, nếu bạn chạy một bài tập BPM và xác định một quy trình tốt hơn, công nghệ có thể giúp đảm bảo rằng quy trình đó đang hoạt động theo cách chính xác mà bạn đã xác định. Một tính năng chính của công nghệ là thu thập dữ liệu hiệu suất để bạn có thể theo dõi các số liệu cần thiết cho sự thành công của quy trình.

Làm thế nào để bạn thiết kế một phương pháp BPM?

BPM hoạt động khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh bạn có. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu thiết kế một phương pháp BPM, bạn phải đánh giá những gì bạn muốn cải thiện bằng cách thực hiện nó. Nếu bạn là một tổ chức dịch vụ, chẳng hạn, bạn có thể muốn BPM cải thiện thời gian phản hồi của mình cho khách hàng. Các công ty sản xuất hoặc xây dựng các sản phẩm, mặt khác, có thể đang tìm kiếm hiệu quả và hiệu suất tốt hơn trên dây chuyền lắp ráp hoặc đồng bộ hóa với các hệ thống và quy trình khác.

Sử dụng các trình điều khiển thương mại này làm hướng dẫn, mọi phương pháp của BPM sau đó sẽ tuân theo vòng đời của các giai đoạn, mỗi giai đoạn có một tập hợp các nhiệm vụ riêng cần được thực hiện. Phương pháp phổ biến nhất của BPM, DMEMO, theo năm giai đoạn: thiết kế, mô hình, thực thi, giám sát và tối ưu hóa.

Giai đoạn một: Thiết kế

Giai đoạn thiết kế sử dụng công nghệ BPM để vạch ra quy trình của bạn như hiện tại, trước khi thiết kế lại quy trình công việc để quy trình chạy hiệu quả hơn nhiều. Những gì bạn nhận được trên màn hình là một mô tả trực quan về dòng công việc để bạn có thể thấy trong nháy mắt nơi các nút thắt cổ chai và trùng lặp có thể được đặt. Ý tưởng là tạo ra quy trình làm việc đơn giản nhất, đơn giản nhất có thể để quá trình có thể được hoàn thành trong ít thời gian nhất trong khi ít mắc lỗi nhất.

Giai đoạn hai: Làm người mẫu

Giai đoạn này là tất cả về việc kiểm tra quy trình của bạn để xem nó hoạt động như thế nào trong các điều kiện khác nhau. Hãy nghĩ về nó như một bài tập "nếu như". Điều gì nếu chúng ta phân bổ hai người cho nhiệm vụ này? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên này chậm trễ trong việc cung cấp đầu ra của cô ấy? Điều gì nếu nhiệm vụ này được thực hiện theo một cách khác? Chúng ta có thể cải thiện hơn nữa không?

Giai đoạn thứ ba: Thi hành

Khi bạn đã mô phỏng dòng công việc, bước tiếp theo là kiểm tra quy trình cải tiến trên mặt đất bằng cách sử dụng công cụ dòng công việc của phần mềm BPM của bạn để phân bổ từng nhiệm vụ trong quy trình cho một hoặc nhiều người.

Giai đoạn bốn: Giám sát

Giám sát là quá trình thu thập dữ liệu để đảm bảo quy trình được thực hiện như bạn mong đợi. Sử dụng công nghệ của bạn, bạn có thể theo dõi cả một bước trong một quy trình - giống như cách bạn theo dõi gói FedEx - hoặc bạn có thể tổng hợp dữ liệu và xem toàn bộ cách bạn thực hiện trong toàn bộ quy trình. Các công cụ được triển khai ở giai đoạn này bao gồm giám sát hoạt động kinh doanh, bảng điều khiển, công cụ báo cáo và kiểm toán.

Giai đoạn thứ năm: Tối ưu hóa

Ở giai đoạn này, quá trình của bạn có thể không hoàn hảo. Bây giờ, bạn cần xem xét những gì bạn có thể làm để tiếp tục tối ưu hóa quy trình. Ví dụ, bạn có cần thêm tài nguyên khác vào các khu vực cụ thể nơi thường xuyên xảy ra tắc nghẽn không? Hãy nhớ rằng tối ưu hóa không phải là một sự kiện một-một. Thay vào đó, bạn cần lắng nghe phản hồi của nhân viên và khách hàng và thay đổi mỗi khi có vấn đề xảy ra. Nếu quy trình mới không cải thiện trải nghiệm dịch vụ của các bên liên quan, thì đó không thể nói là thành công.

Ai thực hiện quản lý quy trình kinh doanh?

Nó thường cần một nhóm các chuyên gia có kiến ​​thức về CNTT và kinh doanh để thực hiện dự án BPM, nhưng thực sự nó phụ thuộc vào phạm vi của dự án mà bạn dự định thực hiện. Nếu bạn đang mong muốn đạt được một vài chiến thắng nhanh chóng bằng cách cải thiện một số quy trình có lợi nhuận thấp, rủi ro cao trong doanh nghiệp nhỏ của riêng bạn, thì việc đưa một dự án BPM ra khỏi mặt đất được hỗ trợ bởi một nhóm nội bộ nhỏ và một số phần mềm chất lượng để lập bản đồ quy trình của bạn.

Một cách tốt để bắt đầu là tham dự một khóa đào tạo BPM. Tìm kiếm nhanh trên Google sẽ hiển thị một số tùy chọn cục bộ hoặc chương trình trực tuyến. Nhiều công ty lựa chọn đưa nhân viên của mình thông qua chương trình chứng nhận quản lý quy trình kinh doanh cho phép nhân viên chủ chốt được đào tạo chính thức về các phương pháp phù hợp. Viện Quản lý quy trình kinh doanh hiện cung cấp 30 chương trình và bảy chứng chỉ trong các chuyên ngành và phương pháp khác nhau liên quan đến BPM. Kiểm tra trang web của họ để biết chi tiết.

Công cụ BPM là gì?

Đơn giản, một công cụ BPM là phần mềm bạn sử dụng để tự động hóa việc thực hiện BPM. Công việc của nó là cho phép chuyển đổi kinh doanh của bạn để bạn có thể đưa các quy trình của mình lên một tầm cao mới. Các tùy chọn rộng như chúng dài, nhưng nhìn chung, bạn sẽ tìm kiếm một hệ thống có ít nhất các tính năng sau:

• Công cụ lập sơ đồ xử lý trực quan: Điều này cho phép bạn mô hình hóa các quy trình của mình và tạo ra các quy trình công việc mới. Một số công cụ yêu cầu kỹ năng mã hóa như một cách để thực hiện mô hình hóa; các nhà cung cấp khác cung cấp một cách tiếp cận mã thấp sử dụng hệ thống "kéo và thả". Cái sau có thể hoạt động tốt nếu bạn không có một lập trình viên khó tính trong nhóm.

• Bảng điều khiển quản lý và kiểm soát truy cập: Điều này cung cấp cho người ra quyết định khả năng theo dõi tiến trình và cung cấp bảo mật bằng cách hạn chế quyền truy cập thông tin cho một số người nhất định.

• Xử lý lỗi: Thật hữu ích khi có một mô-đun xác minh tìm và giải quyết các lỗi và trục trặc.

• Tích hợp với phần mềm hiện có: Giải pháp BPM của bạn sẽ bị hạn chế sử dụng nếu nó không giao tiếp với các hệ thống ERP / CRM cốt lõi khác.

• Báo cáo và phân tích: Một giải pháp BPM tốt sẽ chạy các báo cáo về các số liệu chính như các mục mở, thời gian trung bình để hoàn thành một nhiệm vụ và tần suất một mục được định tuyến lại.

Về các công cụ quản lý quy trình kinh doanh cụ thể, đó là một thị trường khá đông đúc. Một số người chơi lớn bao gồm Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian và Process Street. Đánh giá có sẵn trên internet và hầu hết các công cụ đều có bản dùng thử miễn phí 14 ngày để bạn có thể kiểm tra các chức năng trước khi bạn mua hàng cuối cùng.