Cách quản lý quy trình quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là thực hành đảm bảo các thông số của hợp đồng được tuân thủ theo các hướng dẫn được nêu trong chính hợp đồng. Bởi vì điều này, việc quản lý liên tục vòng đời hợp đồng cần phải được tuân thủ để đảm bảo hợp đồng được thực hiện trong bối cảnh thích hợp. Loại hợp đồng đang được quản lý, từ hợp đồng lao động đến hợp đồng xây dựng, tất cả đều có thể được quản lý đúng theo phương pháp tương tự.

Đọc qua toàn bộ hợp đồng. Làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng bao gồm khung thời gian và ngày đáo hạn. Đánh dấu những ngày quan trọng trong lịch hoặc ứng dụng lập lịch khác để đảm bảo rằng thời gian hoàn thành mục tiêu được hiểu và theo dõi. Làm nổi bật các lĩnh vực chính của hợp đồng liệt kê các nhiệm vụ công việc và trách nhiệm hợp đồng tổng thể của nhân viên chủ chốt có tên trong hợp đồng. Ví dụ, một hợp đồng xây dựng tòa nhà mới sẽ gọi một quản đốc là một điểm liên lạc và bên chịu trách nhiệm để đảm bảo tất cả các công việc thầu phụ được hoàn thành đúng hạn.

Lên lịch cập nhật cuộc họp và các cuộc hẹn trước mỗi ngày đáo hạn được nêu trong các thông số của hợp đồng. Đảm bảo có cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc điện thoại với những người có trách nhiệm để cập nhật cho bạn về tiến trình chung của hợp đồng. Sử dụng các cuộc họp tạm thời như một cách để đánh giá tiến độ chung của hợp đồng và để giải quyết các vấn đề và mối quan tâm khi chúng phát sinh.

Giữ các ghi chú rất chi tiết về người được nói chuyện, khi nào và ở đâu cho tất cả các bên liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Kiểm tra với các bên nói trên một cách thường xuyên và thường xuyên. Gửi email hoặc điện thoại mỗi tuần một lần để đảm bảo mọi thứ đang hoạt động theo lịch trình được nêu trong bối cảnh hợp đồng cuối cùng.

Có tất cả các nhà quản lý và nhà thầu phụ liên quan đến hợp đồng gửi cho bạn danh sách cập nhật chi tiết hàng tuần. Có các bản cập nhật được gửi qua email, fax hoặc thư truyền thống để duy trì dấu vết giấy của tất cả tiến trình hợp đồng. Giữ tất cả các thư từ ở một vị trí an toàn và dễ dàng truy cập.

Duy trì một danh sách chính xác và cập nhật liên tục các tài liệu được sử dụng, các tài liệu cần thiết, lịch trình vận chuyển và nhận, lịch làm việc hợp đồng, giờ lao động để hoàn thành hợp đồng và tất cả các dữ liệu khác ảnh hưởng đến ngân sách của hợp đồng. Xem xét, đánh giá và đánh giá ngân sách hợp đồng cứ sau bốn đến sáu tuần để tìm cách cắt giảm chi phí và tăng năng suất.

Tổ chức các cuộc họp bổ sung để thảo luận về hợp đồng khi có vấn đề phát sinh hoặc vấn đề được bạn chú ý. Đừng chờ đợi những mối quan tâm trở thành vấn đề lớn, hãy cố gắng ngăn chặn những vấn đề lớn hơn bằng cách tìm ra giải pháp sớm trong quá trình.