Một thành phần bình thường của tất cả các hóa đơn là một phần nêu các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán đề cập đến khi hóa đơn đáo hạn và có thể là bất kỳ điều khoản nào mà công ty đặt ra. Khi một doanh nghiệp tạo hóa đơn để thanh toán, nó bao gồm các điều khoản thanh toán ở đâu đó trên hóa đơn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn phải phát triển các điều khoản bạn muốn sử dụng cho khách hàng của mình. Nhiều doanh nghiệp cung cấp các điều khoản thanh toán khác nhau cho các khách hàng khác nhau. Để bắt đầu, bạn phải chọn nơi đặt thông tin này trên hóa đơn của mình.
Quyết định nơi đặt các điều khoản thanh toán trên hóa đơn. Nhiều hóa đơn được in từ máy tính trên một tờ giấy có kích thước tiêu chuẩn. Bạn có thể đặt các điều khoản ở bất cứ đâu trên hóa đơn mà bạn muốn; tuy nhiên, nhiều công ty chọn đặt các điều khoản ở đầu hóa đơn, gần ngày hoặc ở dưới cùng, gần tổng hóa đơn.
Xác định những điều khoản thanh toán sẽ sử dụng. Có nhiều loại thuật ngữ thường được sử dụng bởi các công ty.
Ưu đãi ròng 30 ngày. Một bộ điều khoản thanh toán phổ biến là yêu cầu thanh toán trong 30 ngày và được viết: n / 30. Điều này có nghĩa là tổng hóa đơn đáo hạn trong vòng 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Nếu bạn muốn đưa ra một điều khoản dài hơn, bất kỳ số ngày nào cũng có thể được chọn bao gồm n / 60 và n / 90. Khi đưa ra thời hạn ròng 30 ngày, khách hàng nên thanh toán trong vòng 30 ngày chứ không phải một tháng. Ví dụ: nếu hóa đơn là ngày 10 tháng 3, hóa đơn đáo hạn vào hoặc trước ngày 9 tháng 4 vì còn 21 ngày trong tháng 3 còn lại 9 ngày, làm ngày đáo hạn vào ngày 9 tháng 4.
Sử dụng điều khoản thanh toán ngay lập tức. Có một số điều khoản được sử dụng chỉ định rằng khoản thanh toán đáo hạn ngay lập tức. Do khi nhận là rất phổ biến, nhưng có thể được nói bằng các từ khác, bao gồm Khi nhận, Phải trả khi nhận hoặc Tiền mặt khi giao hàng. Các điều khoản thanh toán này thông báo cho khách hàng rằng khoản thanh toán đáo hạn ngay sau khi nhận được hàng.
Chọn điều khoản thanh toán cuối tháng. Thời hạn thanh toán này quy định rằng số tiền hóa đơn đáo hạn vào ngày cuối cùng của tháng theo ngày hóa đơn. Nó được viết bằng cách nêu: Điều khoản thanh toán: EOM.
Đề nghị giảm giá. Một số công ty cung cấp tín dụng cho một số ngày cụ thể, thường là 30, nhưng cung cấp một khoản chiết khấu nhỏ nếu khách hàng thanh toán hóa đơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, chẳng hạn như 10 ngày. Để viết loại thời hạn thanh toán này trên hóa đơn, hãy chọn số tiền chiết khấu và số ngày. Nếu bạn cung cấp cho khách hàng của mình 30 ngày nhưng hóa đơn đầy đủ, nhưng bạn chọn giảm giá hai phần trăm nếu thanh toán trong vòng 10 ngày, bao gồm các điều khoản thanh toán bằng cách viết 2/10 n / 30.
