Báo cáo là rất quan trọng để điều hành bất kỳ doanh nghiệp. Họ có thể cho các ông chủ và giám sát viên biết chính xác nơi công ty đứng trên các dự án khác nhau, sau đó có thể được báo cáo lên cấp trên của họ. Lập kế hoạch định dạng báo cáo yêu cầu thông tin cụ thể sẽ làm cho biểu mẫu của bạn dễ sử dụng hơn bởi những người làm công việc giấy tờ. Các hình thức tốt cũng cung cấp cho phòng kế hoạch cho sự sáng tạo. Lập kế hoạch báo cáo của bạn trước khi in, điều cần thiết là tạo một biểu mẫu báo cáo mà bạn có thể sử dụng trong thời gian dài.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Giấy
-
Bút chì
-
Cục gôm
-
Bút mực đen vĩnh viễn
Viết tất cả thông tin mà bạn sẽ cần đưa vào báo cáo vào một tờ giấy, sau đó biến những điểm này thành định dạng câu hỏi hoặc lệnh. Đặt trang này sang một bên. Thực hiện bước này trên máy tính nếu nó sẽ ít gây nhầm lẫn cho bạn, nhưng nếu bạn viết chúng xuống một tờ giấy, bạn có thể dễ dàng chuyển chúng sang định dạng của mình trên máy tính khi bạn sẵn sàng thêm chúng thay vì quay lại và giữa một số tài liệu.
Hình thành bản thảo thô đầu tiên của báo cáo trên mảnh giấy thứ hai của bạn. Đặt logo công ty của bạn ở đầu trang và thêm Biểu mẫu báo cáo bằng chữ in đậm lớn ở trên cùng. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một hình thức chung có thể được điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ dự án nào.
Tạo một phần đầu tiên để có được thông tin về dự án cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc phóng viên viết tên dự án, số dự án hoặc bất kỳ hệ thống nào bạn sử dụng để xác định dự án của bạn. Sau đó viết ra một yêu cầu xác định xem báo cáo là báo cáo tạm thời hay báo cáo cuối cùng về dự án. Ví dụ:
Vòng tròn một:
Báo cáo tạm thời Báo cáo cuối cùng
hoặc là:
Loại báo cáo này là gì? ****
hoặc là:
Loại báo cáo: Chung kết tạm thời (khoanh tròn một)
Làm phần thứ hai về người điền vào mẫu. Bao gồm tên, vị trí hoặc tiêu đề, trách nhiệm cụ thể cho dự án mà họ đang báo cáo và những gì họ sẽ đính kèm hoặc bao gồm trong báo cáo của họ.
Phát triển phần cuối cùng của báo cáo bằng cách yêu cầu phóng viên nêu chi tiết những gì đã hoàn thành vào cuối của họ. Đối với các báo cáo tạm thời, bạn có thể để lại một phần khác để phóng viên phác thảo các bước tiếp theo và đưa ra ngày ước tính hoàn thành giai đoạn tiếp theo. Bạn cũng có thể chọn bao gồm một thỏa thuận hợp đồng vào cuối báo cáo để nói rằng các nhân viên sẽ không tiết lộ bất kỳ thông tin nào, và tất cả các thông tin bao gồm là chính xác theo sự hiểu biết tốt nhất của họ.
Đặt định dạng báo cáo vào máy tính bằng chương trình viết hoặc chương trình ưa thích của bạn và in ra bao nhiêu bản sao bạn muốn, hoặc tạo bản nháp cuối cùng và tạo một vài bản sao để lưu vào hồ sơ.
Lời khuyên
-
Bạn có thể sử dụng các phần mềm máy tính khác nhau để tạo bản nháp cuối cùng của mẫu báo cáo trước khi in hàng loạt. Hãy nhớ ghi nhớ độc giả của bạn và trình bày thông tin theo cách mà phần lớn nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ nhất.
