Là chủ doanh nghiệp, không thể kiểm soát mọi thứ. Lập kế hoạch dự phòng là nhận ra những hạn chế của bạn và chuẩn bị đối phó với những điều bạn không thể tránh: thiên tai, khủng bố, sự cố phần cứng và các sự kiện khác đe dọa ngăn chặn việc kinh doanh chết theo dõi. Thực hiện đúng, một kế hoạch dự phòng không nên làm bạn sợ. Nó sẽ tăng khả năng đối phó của công ty bạn khi mọi thứ không diễn ra suôn sẻ như mong đợi.
Giữ vững, ngay cả trong thiên tai
Có một kế hoạch dự phòng có nghĩa là, khi điều bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp của bạn có thể duy trì trạng thái hoạt động tốt nhất có thể, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của thảm họa. Thay vì phá sản khi tòa nhà của bạn bị lốc xoáy, bảo hiểm cứu trợ thiên tai bạn mua có thể chi trả các chi phí lớn, chẳng hạn. Theo một bài viết của Darrell Rigby cho "Forbes", Hội đồng Thương mại New York đã tự cứu mình bằng cách xây dựng một sàn giao dịch thứ hai bên ngoài Trung tâm Thương mại Thế giới. Kế hoạch phòng chống khủng bố này đã giữ cho hội đồng quản trị khỏe mạnh và trong kinh doanh, bất chấp các cuộc tấn công diễn ra vào ngày 11 tháng 9 năm 2001.
Nhân viên trao quyền
Một kế hoạch dự phòng hiệu quả vạch ra những người chịu trách nhiệm cho những gì khi đối mặt với thảm họa. Với điều kiện bạn kiểm tra kế hoạch của mình và làm cho các nhân viên của bạn nhận thức được nhiệm vụ của họ, một kế hoạch dự phòng sẽ tiết kiệm thời gian nếu điều tồi tệ nhất xảy ra. Thay vì có những người chờ đợi để tìm hướng đi, bạn có một lực lượng lao động đầy những người biết phải làm gì và làm như thế nào. Ít thời gian hơn là lãng phí việc điều phối nhân viên và đưa ra các đơn đặt hàng, vì vậy bạn có thể tập trung vào xử lý bất kỳ vấn đề nào mà bạn không giải quyết trong kế hoạch ban đầu của mình.
Kế hoạch cho điều tồi tệ nhất
Khi bạn lên kế hoạch cho điều tồi tệ nhất trước, bạn có thể thấy rằng một số thảm họa thực sự có thể phòng ngừa được. Ngồi xuống và suy nghĩ về rủi ro của công ty bạn là tất cả những gì cần thiết để đưa những vấn đề này ra ánh sáng. Ví dụ: có thể bạn được cấp cơ sở dữ liệu của công ty, nhưng phân tích rủi ro cho thấy họ đang già đi và bạn không có bản sao lưu. Thay thế thiết bị cũ của bạn và thiết kế một hệ thống dự phòng giúp tránh khủng hoảng trước khi nó xảy ra.
Cảm thấy chuẩn bị nhiều hơn
Khi bạn lên kế hoạch cho những gì có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị tâm lý hơn để đối phó với những điều không mong muốn. Không có kế hoạch tại chỗ, bạn phải suy nghĩ về những bước cần thực hiện đầu tiên, thứ hai và thứ ba để giảm thiểu thiệt hại từ các sự kiện thảm khốc. Với một kế hoạch dự phòng, những điều cơ bản đó đã được ghi nhận, khiến cho tâm trí của bạn rõ ràng để đối phó với các mối quan tâm cấp cao hơn. Khi bạn biết bạn đã làm mọi thứ bạn có thể làm để xử lý một tình huống xấu, bạn có thể tiếp cận vấn đề với thái độ bình tĩnh, quyết đoán.
