Một lá thư kinh doanh cá nhân được viết từ một cá nhân cho một công ty hoặc tổ chức. Một bức thư như vậy có thể được viết vì một số lý do: để giải quyết vấn đề như lỗi trên hóa đơn; để yêu cầu trả lại hoặc trao đổi một sản phẩm; để ca ngợi công việc tốt của một nhân viên; hoặc yêu cầu quyên góp thời gian, tiền bạc, sản phẩm hoặc dịch vụ vì lợi ích. Dù lý do là gì, một lá thư kinh doanh cá nhân được viết trên một tờ giấy trắng, không phải trên tiêu đề thư. Hãy xem xét những điều sau đây lần sau bạn phải viết một.
Thiết lập trang
Sử dụng lề 1 inch ở trên cùng, dưới cùng và hai bên trang của bạn. Nếu thư doanh nghiệp cá nhân của bạn ngắn, hãy tăng lề trên lên 2 inch và các cạnh lên 1 inch. Sử dụng phông chữ dễ đọc như Times New Roman, Arial hoặc Cambria ở cỡ chữ 11 hoặc 12 điểm. Không gian đơn dòng của bạn.
Phong cách thư
Nếu sử dụng kiểu chữ khối, tất cả các dòng bắt đầu ở lề trái. Đối với kiểu khối đã sửa đổi, hãy bắt đầu ngày và dòng đóng ở giữa trang thay vì lề trái.
Địa chỉ của bạn và ngày
Địa chỉ của bạn (còn được gọi là địa chỉ của người gửi) bắt đầu trên dòng đầu tiên của trang và tất cả các thuật ngữ viết tắt thông thường như đường phố, căn hộ hoặc đại lộ nên được đánh vần (đối với hình thức). Đừng quên dấu phẩy giữa tên thành phố của bạn và chữ viết tắt hai chữ cái của tiểu bang của bạn. Không chừa khoảng trống giữa dòng cuối cùng của địa chỉ của bạn và ngày, đó là ngày thư được hoàn thành hoặc gửi. Nhập tháng, ngày và năm trên dòng đầu tiên, đánh vần ra tháng. Ví dụ: nhập "ngày 27 tháng 9 năm 2008" thay vì "ngày 27 tháng 9 năm 2008" hoặc "27/9/08". Đừng quên dấu phẩy giữa ngày và năm. Nếu bạn đang sử dụng kiểu khối đã sửa đổi, hãy bắt đầu nhập địa chỉ của bạn vào giữa trang thay vì lề trái.
Tên người nhận, tên công ty và địa chỉ
Bốn dòng (hoặc 1 inch) bên dưới ngày, nhập tên người nhận bắt đầu bằng "Mr." hoặc "bà" Sử dụng cả tên và họ, theo sau là dấu phẩy và tiêu đề của người nhận (ví dụ: Người quản lý, Người giám sát, Điều phối viên). Trên dòng tiếp theo, hãy nhập tên công ty, theo sau là địa chỉ của công ty (còn được gọi là địa chỉ bên trong) không sử dụng chữ viết tắt ngoại trừ tên của nhà nước.
Chào
Một dòng trống sau, nhập lời chào bằng cách sử dụng cùng tên được sử dụng trong địa chỉ bên trong, bắt đầu bằng "Kính gửi". Lời chào trong một lá thư kinh doanh cá nhân nên kết thúc bằng dấu hai chấm. Ví dụ: "Cô Lucinda Jones thân mến:"
Thân hình
Trong một lá thư kinh doanh cá nhân, cơ thể bắt đầu trên một dòng trống sau lời chào. Không gian đơn và trái chứng minh từng đoạn trong phần thân, để lại một dòng trống giữa các đoạn. Sự quan tâm là chìa khóa: Bắt đầu với một mở thân thiện theo sau là mục đích của bức thư. Đoạn thứ hai nên biện minh cho mục đích; cung cấp chi tiết như số tài khoản, số hóa đơn, ngày giao hàng hoặc dịch vụ và tên sản phẩm hoặc nhân viên để giúp người đọc và nguyên nhân của bạn. Chỉ cung cấp nền tảng thích hợp và thông tin hỗ trợ, lưu ý rằng người đọc của bạn đang bận rộn. Đoạn cuối nên trình bày lại mục đích (từ đoạn đầu tiên) và nếu cần yêu cầu một số loại hành động.
Đóng và lưu trữ hồ sơ
Việc đóng thư doanh nghiệp cá nhân của bạn nên được để lại hợp lý trừ khi bạn đang sử dụng kiểu khối đã sửa đổi, yêu cầu bắt đầu đóng ở giữa trang. Nếu kết thúc của bạn nhiều hơn một từ (ví dụ: "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng") chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên và sử dụng dấu phẩy sau từ cuối cùng, không phải dấu hai chấm như được đề xuất sau lời chào. Ba dòng trống sau, nhập tên đầy đủ của bạn. Bạn có thể in thư của bạn và ký tên thực tế giữa tên đóng và tên đã nhập nếu bạn muốn. Thư kinh doanh cá nhân được ghi lại liên lạc giữa bạn và một doanh nghiệp. Do đó, nên giữ một bản sao của thư kinh doanh cá nhân bạn viết. Nếu bạn lo lắng về việc họ đến qua thư, hãy xác nhận họ tại bưu điện trước khi gửi cho họ để bạn biết khi nào công ty nhận được thư của bạn.
