Ghi chú chính xác trong cuộc gọi hội nghị có thể đảm bảo rằng bạn có một bản ghi rõ ràng về những gì đã được thảo luận. Nó là tốt hơn để ghi chú càng chi tiết càng tốt trong khi nghe hơn là cố gắng và quyết định những gì quan trọng trong khi nghe. Bạn luôn có thể quay lại và lấy ra những điểm nổi bật quan trọng sau đó, nhưng một chi tiết dường như không đáng kể được trình bày sớm có thể có tầm quan trọng lớn hơn sau đó trong cuộc trò chuyện.
Ghi âm cuộc gọi
Nhiều dịch vụ cuộc gọi hội nghị cho phép bạn ghi lại các cuộc gọi. Nếu bạn đang ghi âm, bạn cần thông báo cho tất cả những người tham gia rằng cuộc gọi đang được ghi lại khi bắt đầu cuộc gọi. Có bản ghi âm cuộc gọi cho phép bạn quay lại và xem lại cuộc gọi nhiều lần bạn cần, đảm bảo bạn không bỏ lỡ các chi tiết quan trọng. Các phương thức mà bạn có thể ghi lại cuộc gọi khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Yêu cầu hướng dẫn để ghi âm cuộc gọi hội nghị từ nhà cung cấp của bạn.
Gọi người tham gia
Ghi chú lại ai đang trong cuộc gọi hội nghị khi cuộc gọi bắt đầu. Hãy chú ý đến những người nói những gì trong cuộc gọi và gán các câu quan trọng cho người thực hiện chúng trong ghi chú của bạn. Theo dõi bất kỳ nhiệm vụ hoặc dự án nào mà cá nhân chịu trách nhiệm trong suốt cuộc gọi và ghi chú xem ai có nhiệm vụ nào. Nếu được thảo luận, cũng ghi chú những gì mỗi nhiệm vụ đòi hỏi.
Chủ đề của cuộc trò chuyện
Theo dõi từng chủ đề khác nhau của cuộc trò chuyện cũng như các chủ đề phụ trong mỗi chủ đề. Nếu có một chương trình nghị sự, hãy lưu ý những chủ đề nào được đề cập và những gì đã được thảo luận. Chương trình nghị sự có thể phục vụ như một phác thảo sơ bộ cho ghi chú của bạn. Ghi lại mọi cập nhật, tin tức, giải pháp và ý tưởng được trình bày trong suốt cuộc gọi. Cuộc trò chuyện tự nhiên có thể nhảy xung quanh khá nhiều, nhưng cố gắng định dạng các ghi chú theo thứ tự theo chủ đề sẽ hữu ích cho những người xem xét chúng.
Định dạng ghi chú cuối cùng
Ghi chú ban đầu của bạn có thể trông lộn xộn sau khi hoàn thành cuộc gọi. Sắp xếp các ghi chú thành các phần liên quan đến các chủ đề khác nhau được đề cập trong cuộc gọi. Xác định người đã nói khi định dạng lại ghi chú của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn nêu bật những gì đã hoàn thành hoặc quyết định trong cuộc gọi hoặc các điểm thảo luận chính. Bao gồm tóm tắt này ở đầu tài liệu. Bạn cũng có thể tạo một phần khác liệt kê những nhiệm vụ được giao trong cuộc gọi và ai chịu trách nhiệm cho chúng. Điều này cho phép các quan chức cấp cao tham khảo nhanh cho những gì đã xảy ra trong cuộc gọi, mà không cần phải đọc các ghi chú chi tiết.
