Làm thế nào để lên kế hoạch cho một cuộc gọi hội nghị. Trong thế giới doanh nghiệp, các cuộc họp là một phần quan trọng của giao tiếp. Một cách để tiến hành các cuộc họp trong đó những người tham gia có thể ở các văn phòng khác nhau, hoặc thậm chí các khu vực khác nhau trên thế giới, bằng cách lên lịch một cuộc gọi hội nghị. Mặc dù các cuộc gọi hội nghị có thể là một cách thuận tiện để liên lạc, nhưng có một vài bước bạn nên thực hiện để lên kế hoạch thành công. Thực hiện theo các mẹo này để lên kế hoạch cho một cuộc gọi hội nghị.
Quyết định ngày và giờ cho cuộc gọi hội nghị của bạn. Hãy chắc chắn đưa bất kỳ người tham gia cư trú ở các múi giờ khác nhau vào tài khoản khi lập kế hoạch thời gian.Bạn không muốn lên kế hoạch cho một cuộc gọi hội nghị trong một thời gian trước hoặc sau khi các đồng nghiệp của bạn thường ở trong văn phòng.
Sắp xếp số cuộc gọi hội nghị từ trung tâm hội nghị của công ty bạn hoặc liên hệ với nhà cung cấp trực tuyến tạo điều kiện cho các cuộc gọi hội nghị. Điều này thường liên quan đến việc thiết lập và tài khoản và trả một khoản phí nhỏ, nhưng nó là một lựa chọn thuận tiện nếu công ty của bạn không cung cấp dịch vụ hội nghị.
Chuẩn bị một yêu cầu cuộc họp chi tiết ngày, thời gian và chủ đề được đề xuất. Điều này nên được gửi qua email đến những người tham gia cuộc gọi hội nghị vài tuần trước để cung cấp cho họ nhiều thời gian để đáp ứng cuộc gọi hội nghị của bạn. Đảm bảo bao gồm các hướng dẫn quay số cụ thể và bất kỳ số PIN nào mà người tham gia sẽ cần để truy cập cuộc gọi.
Tạo một chương trình nghị sự cho cuộc gọi hội nghị. Chương trình nghị sự của bạn sẽ bao gồm những gì bạn muốn cuộc gọi hội nghị đạt được, những gì có thể cung cấp sẽ được yêu cầu sau cuộc gọi và những người tham gia sẽ chịu trách nhiệm cho các bước tiếp theo.
Gửi chương trình nghị sự và bất kỳ thông tin bổ sung nào mà người tham gia sẽ cần xem lại vài ngày trước cuộc gọi. Bạn có thể bao gồm bảng tính hoặc báo cáo cung cấp nền cho chủ đề bạn dự định xử lý.
Theo dõi cá nhân với bất kỳ người tham gia nào mà bạn chưa nhận được xác nhận từ ngày trước cuộc gọi hội nghị. Một cuộc gọi điện thoại là tốt nhất trong trường hợp này, vì người tham gia có thể không nhận được email của bạn với yêu cầu gặp mặt.
