Khi bạn tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, các bên liên quan, các nhà quản lý và khách hàng của nó sẽ mong đợi hiệu quả, độ tin cậy và bảo mật. Điều này đặc biệt đúng với các giao dịch tài chính. Kiểm soát nội bộ đảm bảo tất cả các quy trình kinh doanh hoặc tổ chức đáp ứng các nhu cầu này. Tuy nhiên, điều quan trọng là xác định bất kỳ điểm yếu nào trong thiết lập kiểm soát nội bộ của bạn. Có một số phương tiện để phát hiện ra những thiếu sót này và thông tin có sẵn để giúp bạn. Ủy ban Chứng khoán và Trao đổi, chẳng hạn, đã ban hành các hướng dẫn để giám sát kiểm soát nội bộ.
Danh mục tất cả các thủ tục kiểm soát nội bộ của bạn. Điều này sẽ bao gồm ghi lại các giao dịch tài chính, thiết kế và thử nghiệm sản phẩm, thủ tục mua hàng và kiểm toán nội bộ. Biết chính xác những gì bạn đang giải quyết trước khi bạn kiểm tra các thủ tục hơn nữa. Cố gắng xác định các bộ phận của công ty hoặc tổ chức có thể gặp rủi ro hơn các bộ phận khác. Cũng đánh giá thiết kế của điều khiển của bạn. Điều này thường sẽ bao gồm tài liệu, tổ chức, sự phân biệt nhiệm vụ, phản hồi và đào tạo.
Tiến hành đánh giá rủi ro cho tất cả các thủ tục kiểm soát của bạn. Xác định những thất bại có thể xảy ra nhất trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Một đánh giá rủi ro thường có hình thức của một bảng. Mỗi rủi ro mới được đưa vào một hàng. Để kiểm tra rủi ro, hãy thêm một số cột chỉ ra điều gì có thể sai, tại sao, người chịu trách nhiệm về quy trình cụ thể đó, ai đã kiểm tra nó, giải pháp và khi người chịu trách nhiệm hành động.
Thực hiện kiểm toán nội bộ. Điều này sẽ bao gồm hàng tồn kho chứng khoán và tài sản, đối chiếu tiền mặt và các tài khoản phải trả. Đối chiếu tiền mặt có nghĩa là lượng tiền mặt thanh khoản thuộc sở hữu của công ty là chính xác khi so sánh với thu nhập và chi tiêu. Kiểm toán tài khoản phải trả có nghĩa là kiểm tra tất cả các khoản thanh toán sẽ đến đúng công ty hoặc cá nhân. Chúng nên được tham chiếu chéo với tất cả các báo cáo tài chính cả nội bộ (bộ phận tài khoản) và bên ngoài (ngân hàng).
Giáo dục nhân viên về các quy trình và phương pháp kiểm soát nội bộ hiện đại. Kiểm soát nội bộ, giống như nhiều khía cạnh khác của kinh doanh, liên tục phát triển. Thông báo cho nhân viên của bạn về bất kỳ thay đổi nào và giữ cho họ được đào tạo tốt. Thiếu kiến thức và đào tạo là một lý do chính cho thất bại kiểm soát nội bộ. Kiểm tra kiến thức của công nhân và tổ chức các buổi đánh giá trong quá trình đào tạo nhân viên.
Giám sát nhân viên kiểm soát nội bộ của bạn. Đánh giá rủi ro thường được tạo ra bởi những người thực hiện kiểm soát nội bộ. Giám sát hoặc tiến hành kiểm tra bên ngoài cho phép bên thứ ba xác định những điểm yếu có thể có mà người hoặc nhóm tại chỗ đã bỏ qua. Chúng có thể bao gồm từ chính quá trình đến sự giám sát của những người kiểm soát nó. Một công ty kiểm toán bên ngoài thường thực hiện kiểm tra như vậy. Hầu hết các doanh nghiệp có mối quan hệ với các kiểm toán viên bên ngoài đáng tin cậy.
Kiểm tra phản hồi của khách hàng và các bên liên quan. Có những khiếu nại phổ biến? Có bất kỳ vi phạm kiểm soát nội bộ? Ví dụ: nếu một số khách hàng báo cáo cùng một lỗi sản phẩm, chẳng hạn như nút bị lỗi, bạn có thể làm việc lạc hậu thông qua các quy trình của công ty để tìm ra sự cố. Điều này thường có nghĩa là xem xét, theo thứ tự ngược lại, giao hàng, lắp ráp, sản xuất, thử nghiệm và thiết kế.
Nhìn vào các báo cáo của bộ phận. Có những lĩnh vực của công ty đã trở nên tồi tệ hơn hoặc không được cải thiện như mong đợi? Những vấn đề như vậy có thể là do các yếu tố khác nhưng cũng có thể báo hiệu một số loại thất bại kiểm soát nội bộ. Mỗi bộ phận có thể kiểm soát và giám sát những gì nó làm; nhưng các báo cáo bộ phận cần được gắn với nhau để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh. Kiểm tra xem mỗi bộ phận có một cơ chế đủ mạnh để nhân viên của mình báo cáo các điểm yếu kiểm soát.
