Một thư điều lệ hoặc tài liệu là một hồ sơ được ký chính thức xác định một dự án hoặc tổ chức bằng văn bản. Điều lệ được thiết kế để xác định dự án, bao gồm các mục tiêu và nhiệm vụ. Với các mục tiêu được xác định rõ ràng, một dự án sẽ có nhiều khả năng thành công hơn. Tổ chức hoặc công ty của bạn nên tạo và phê duyệt thư điều lệ trước khi thực hiện một dự án quy mô lớn để đảm bảo thỏa thuận về tất cả các khía cạnh của kế hoạch. Các bước để viết thư điều lệ có thể khác nhau tùy thuộc vào dự án cụ thể của bạn nhưng có một số bước chung.
Bao gồm tên dự án hoặc tổ chức trên đầu điều lệ của bạn. Thêm tên người quản lý tên và bất kỳ thành viên quan trọng nào khác của tổ chức.
Xác định mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức của bạn trong đoạn mở đầu của điều lệ của bạn. Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên của tổ chức đồng ý về các mục tiêu và chúng có thể đạt được.
Xác định những yêu cầu sẽ trở thành thành viên của tổ chức của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tạo thư điều lệ cho một câu lạc bộ bóng đá trẻ, bạn sẽ bao gồm các yêu cầu về tuổi và cư trú trong điều lệ của mình.
Tổ chức như thế nào hiệp hội sẽ được điều hành. Nếu có một hệ thống phân cấp cụ thể, bao gồm những chi tiết trong điều lệ. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có giám đốc, người quản lý và trưởng nhóm, bạn sẽ muốn chỉ định từng vị trí báo cáo cho ai.
Bao gồm trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức hoặc nhóm dự án của bạn. Càng nhiều chi tiết bạn thêm vào trong thư điều lệ của bạn, sẽ càng ít nhầm lẫn sau này.
Thêm một phần cụ thể trong thư điều lệ của bạn chỉ định cách thêm sửa đổi. Chắc chắn, bạn sẽ nghĩ ra một cái gì đó khác để đưa vào điều lệ của bạn vào một ngày sau đó. Phát triển một kế hoạch với tổ chức của bạn để biết cách thêm sửa đổi.
Xem lại thư điều lệ với các thành viên của tổ chức của bạn. Cố gắng bao gồm càng nhiều thông tin càng tốt. Đây là tài liệu quản lý và nên được chi tiết.
Ký và ghi ngày vào tài liệu. Các thành viên khác của hội đồng quản trị đã giúp tạo ra thư điều lệ cũng nên ký vào điều lệ. Cung cấp các bản sao cho các thành viên trong tổ chức của bạn và gửi các bản sao trong hồ sơ câu lạc bộ của bạn.
