Sự ra đời của máy tính đã cách mạng hóa nhiều ngành công nghiệp, với công việc văn phòng cũng không ngoại lệ. Máy tính đã giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của nhân viên văn phòng bằng cách cung cấp các chức năng phần mềm và giao tiếp khác nhau để giúp thực hiện các nhiệm vụ công việc. Máy tính hiện là một phần của gần như mọi văn phòng, với hầu hết các nơi làm việc hiện không thể hoạt động mà không sử dụng máy tính.
Giao tiếp
Giao tiếp nội bộ và bên ngoài dễ dàng hơn nhiều với việc sử dụng e-mail và hệ thống nhắn tin nội bộ trên máy tính. Nhân viên văn phòng có thể truyền thông tin khắp văn phòng một cách nhanh chóng và hiệu quả, vì hầu hết các thiết lập văn phòng đều có hệ thống cảnh báo trên các máy tính riêng lẻ khi nhận được tin nhắn hoặc e-mail. Internet cũng tăng cường đáng kể các tùy chọn liên lạc, với Skype và các chương trình nhắn tin và liên lạc khác cho phép hội nghị video và cuộc gọi xuyên quốc gia hoặc xuyên quốc gia một cách dễ dàng và ít chi phí.
Lưu trữ dữ liệu
Khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu của máy tính chỉ ngày càng lớn hơn và tiên tiến hơn khi công nghệ được cải thiện. Các tệp có thể dễ dàng truy xuất thông qua các chức năng tìm kiếm và ổ cứng có thể chứa khối lượng tệp và dữ liệu chưa từng có. Đối với các văn phòng có cơ sở dữ liệu lớn, chẳng hạn như chính phủ, tổ chức từ thiện hoặc các hiệp hội dựa trên thành viên khác, chức năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu này cung cấp các lợi thế vô song so với lưu trữ tệp giấy truyền thống, như dễ dàng và tốc độ truy xuất thông tin, dễ dàng thay đổi bản ghi dữ liệu và dễ dàng theo dõi các thay đổi được thực hiện cho hồ sơ khách hàng, thành viên hoặc công dân.
Mạng
Theo trang web Spam Laws, chia sẻ tệp là một trong những lợi ích chính của máy tính mạng trong môi trường văn phòng. Mạng văn phòng, hoặc việc tạo một mạng nội bộ văn phòng, có nghĩa là tất cả người dùng có thể truy cập cơ sở dữ liệu chung của các tệp. Điều này cũng áp dụng cho phần mềm và quản lý máy tính, giúp giảm đáng kể chi phí cho văn phòng, vì họ có thể mua một sản phẩm phần mềm có thể kết nối mạng thay vì phải mua nhiều bản sao cho từng máy tính. Mạng cũng cung cấp quyền truy cập chung vào máy in, máy fax và máy photocopy.
Năng suất
Máy tính trong môi trường văn phòng nâng cao đáng kể năng suất. Theo trang web Reference for Business Web, máy tính trong văn phòng tăng năng suất không chỉ trong các lĩnh vực như xử lý văn bản, quản lý dữ liệu và truy cập thông tin, mà còn trong việc tạo thông tin, đối chiếu và cuối cùng là lưu trữ. Tuy nhiên, lượng thời gian mà hầu hết nhân viên văn phòng dành cho máy tính đã dẫn đến một số vấn đề về sức khỏe căng thẳng lặp đi lặp lại ở mắt, cổ tay và bàn tay.
