Cho dù bạn chỉ đơn giản là tình nguyện theo dõi các hoạt động trong các cuộc họp nhân viên hàng tuần hoặc đồng nghiệp đã bầu bạn vào văn phòng ghi âm của một tổ chức từ thiện, điều quan trọng là bạn phải xây dựng các hồ sơ rõ ràng và chính xác về những gì xảy ra trong các cuộc họp của tổ chức. Biên bản cuộc họp đóng vai trò là hồ sơ chính thức về các vấn đề được thảo luận hoặc hành động. Như vậy, chúng thường được coi là tài liệu lịch sử. Do đó, tầm quan trọng của việc ghi biên bản cuộc họp xuất sắc không thể được nói quá và những người tham dự sẽ đánh giá cao sự chú ý của bạn đến chi tiết cũng như tính chuyên nghiệp của bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Sổ tay quy tắc đặt hàng của Roberts
-
Danh sách thành viên
Chọn một phương pháp để ghi biên bản cuộc họp. Cân nhắc những lợi thế và bất lợi của việc ghi băng, gõ ghi chú và viết chi tiết bằng tay trong suốt cuộc họp. Xem xét một phương pháp không an toàn, chẳng hạn như sự kết hợp của hai trong số các phương pháp này. Ví dụ: bạn có thể ghi âm cuộc họp và nhập ghi chú vào máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của bạn.
Có được một bản sao của "Quy tắc đặt hàng của Robert" hoặc truy cập vào một thuê bao trực tuyến của đoạn mồi này về thủ tục nghị viện và các thực tiễn tốt nhất để tiến hành và ghi lại các cuộc họp. Nghiên cứu định dạng thích hợp để ghi lại các cuộc thảo luận cuộc họp, chuyển động, giây đến chuyển động, thảo luận và bỏ phiếu. Nếu có thể, hãy có một bản sao của cuốn sách hoặc trang web mà bạn có thể truy cập trong cuộc họp. Điều này sẽ chứng minh vô giá trong trường hợp các thành viên tìm đến bạn để có câu trả lời về quản trị, hành vi, hồ sơ chính thức và biên bản chính xác.
Định dạng một giới thiệu và cấu trúc cho phút của bạn. Ví dụ: liệt kê ngày, giờ, tên của cảnh sát viên, địa điểm và mục đích của cuộc họp trong phần giới thiệu của bạn. Biên bản cuộc họp sẽ phản ánh thời gian cuộc họp được gọi để đặt hàng, cũng như thời gian diễn ra. Mục đích của các cuộc họp chính thức có thể chỉ đơn giản là một cuộc họp thành viên hàng tháng; tuy nhiên, nếu bạn đang ghi biên bản cho một cuộc họp thành viên đặc biệt, hãy đảm bảo rằng biên bản của bạn phản ánh chính xác rằng đây là cuộc họp mà tổ chức thường không tiến hành trong quá trình kinh doanh thông thường. Nhiều tổ chức khu vực công có thể gọi các cuộc họp đặc biệt để thảo luận về các vấn đề bí mật, chẳng hạn như các vấn đề nhân sự, được miễn trừ khỏi một số quy định của Luật Ánh dương của tiểu bang.
Đứng lên khi chủ tịch của tổ chức hoặc lãnh đạo của nhóm giới thiệu bạn. Nếu bạn không được giới thiệu chính thức, hãy giới thiệu bản thân với nhóm và giải thích vai trò của bạn với tư cách là thư ký ghi âm hoặc người ghi chép. Nói với nhóm những phương pháp bạn đang sử dụng để nắm bắt các cuộc thảo luận trong cuộc họp. Bằng cách này, các thành viên xác định bạn là người chịu trách nhiệm tạo và duy trì các tài liệu chính thức của tổ chức, điều này đặc biệt hữu ích cho các thành viên không biết bạn hoặc những người không quen thuộc với tổ chức và thực tiễn của tổ chức. Ngoài ra, phần giới thiệu của bạn đóng vai trò là một gợi ý rằng người tham dự phải nói rõ để bạn có thể thực hiện hiệu quả nhiệm vụ ghi chú của mình.
Yêu cầu người tham dự giới thiệu bản thân trong khi bạn nhanh chóng ghi chú tên của họ và nơi họ đang ngồi. Bằng cách này, bạn không phải liên tục yêu cầu mọi người lặp lại tên của họ khi bạn ghi lại chuyển động, giây và các điểm thảo luận. Ví dụ, bạn phải luôn ghi lại tên của người thực hiện chuyển động, người chỉ ra giây và người kêu gọi bỏ phiếu cho chuyển động. Khi ai đó gọi để bỏ phiếu, họ thường nói: "Gọi cho câu hỏi." Trưởng nhóm sau đó yêu cầu các thành viên bỏ phiếu. Nếu có thảo luận trước khi bỏ phiếu, hãy ghi lại các phần chính của cuộc thảo luận và lưu ý bất kỳ phản đối chính thức nào. Ghi chú của bạn liên quan đến chuyển động và bỏ phiếu cũng nên chứa tên của ayes, nays và abstent.
Tránh xen vào những phát biểu chủ quan vào ghi chú của bạn. Đừng diễn giải ý nghĩa của người nói bằng giọng điệu, sự uốn éo hoặc tín hiệu không lời. Biên bản cuộc họp phải thực tế và khách quan - bất kỳ sự thay đổi nào trong các tuyên bố của người tham dự đều có thể làm xói mòn tính toàn vẹn của số phút của bạn và đặt câu hỏi về khả năng ghi lại số phút chính xác của bạn. Ví dụ, viết: "John Doe đã thực hiện chuyển động sau: Đóng cửa trường học vào những ngày mà Dịch vụ thời tiết quốc gia dự đoán hơn năm inch tuyết cho các hạt Jackson, Adams và Madison," chứ không phải "John Doe tuyên bố rõ ràng rằng ông muốn nhóm này bỏ phiếu về việc có nên đóng cửa trường học vào những ngày khi điều kiện thời tiết khu vực biểu thị thời tiết khắc nghiệt và những con đường không thể vượt qua."
Hoàn thành phút của bạn càng sớm càng tốt sau khi cuộc họp kết thúc, trong khi các hành động vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn. Xem lại ghi chú của bạn, nghe đoạn băng ghi âm và chuẩn bị phác thảo phiên bản cuối cùng của bạn. Nếu bạn có câu hỏi về những gì xảy ra trong cuộc họp, hãy trao đổi với một sĩ quan hoặc một nhà lãnh đạo trong nhóm. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần liên hệ với người mà bạn cần làm rõ.
Cung cấp cho người lãnh đạo nhóm của bạn những gì bạn đề xuất là những phút cuối cùng; yêu cầu phản hồi, câu hỏi hoặc sửa chữa. Khi bạn bật đèn xanh, hãy chuẩn bị phiên bản cuối cùng của bạn và sắp xếp để các phút được phổ biến đến các thành viên. Sử dụng phương pháp ưa thích của tổ chức của bạn để phân phối các bản sao biên bản, cho dù qua email, thư điện tử hoặc giao hàng cá nhân nếu bạn ở cùng văn phòng với người tham dự.
Lời khuyên
-
Nếu cuộc họp của bạn bao gồm một cuộc gọi điểm danh ban đầu, bạn không cần yêu cầu các thành viên tự giới thiệu. Đơn giản chỉ cần nắm bắt tên của những người có mặt và ghi lại tên của những người vắng mặt. Các cuộc gọi cuộn thường là một quy trình chuẩn trong các cuộc họp chính thức, chẳng hạn như các cuộc gọi với ban giám đốc. Ghi chú riêng về nơi mọi người ngồi. Điều này trở thành "bảng cheat" của bạn để bạn có thể dễ dàng giới thiệu mọi người bằng tên trong vài phút hoặc giải quyết họ khi bạn yêu cầu ai đó làm rõ hoặc lặp lại những gì cô ấy nói.
Ngay cả khi cuộc họp không chính thức, vai trò của bạn là người ghi chú cũng không. Ngay cả đối với các cuộc họp không chính thức, hãy tiếp cận trách nhiệm ghi chú một cách nghiêm túc và đưa ra các ghi chú chính thức bằng văn bản mô tả chính xác và chính thức các hoạt động của cuộc họp. Người tham dự sẽ đánh giá cao sự chú ý của bạn đến từng chi tiết.
Cảnh báo
Không sử dụng thiết bị như điện thoại thông minh để ghi chú cuộc họp - nó không chiếu hình ảnh tích cực và những người không biết về khả năng của điện thoại thông minh có thể nghĩ rằng bạn chỉ chơi trên điện thoại thay vì nghe những gì thành viên của tổ chức đang thảo luận.
