Thủ tục văn phòng là tiêu chuẩn được chấp nhận để kinh doanh trong một nơi làm việc cụ thể. Các tiêu chuẩn như vậy có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, khối lượng công việc, vị trí địa lý, tính chuyên nghiệp của văn phòng hoặc quy mô của công ty. Ví dụ, các thủ tục văn phòng trong một thực hành y tế, nha khoa hoặc pháp lý sẽ khác nhiều so với các thủ tục trong một doanh nghiệp xây dựng, bán lẻ hoặc nhập khẩu. Tuy nhiên, có một số "định mức" cho các thủ tục văn phòng trong các ngành công nghiệp.
Thủ tục điện thoại
Tất cả các văn phòng yêu cầu cách cư xử điện thoại chuyên nghiệp và lịch sự. Trả lời điện thoại nhanh chóng, nói rõ ràng và lịch sự và không bao giờ để người gọi bị giữ quá vài giây mà không quay lại cuộc gọi ngay cả khi tất cả những gì được nói là "Tôi vẫn đang làm việc theo yêu cầu của bạn."
Nhận tin nhắn cho công nhân ra khỏi văn phòng hoặc không có sẵn. Ghi lại rõ ràng tên, ngày, giờ và số điện thoại của người gọi, cùng với mục đích của cuộc gọi, nếu được cung cấp. Khi có hệ thống thư thoại, hãy hỏi người gọi nếu cô ấy muốn để lại một thư thoại, sau đó chuyển cô ấy đến hệ thống thư thoại. Thật là bất lịch sự khi chuyển một cuộc gọi mà không thông báo cho người gọi trước khi chuyển.
Quản lý hồ sơ
Các chi tiết cụ thể để quản lý hồ sơ rất khác nhau giữa các văn phòng, nhưng các chi tiết của tất cả các hoạt động kinh doanh phải được duy trì một cách có trật tự, chuyên nghiệp. Giữ bản sao của tất cả các hóa đơn, hóa đơn, báo cáo tài khoản, đơn đặt hàng công việc, đề xuất, ước tính công việc, thư từ, báo cáo và bất kỳ tài liệu nào khác do công ty sản xuất.
Tạo tệp cho mỗi nhà cung cấp, tài khoản khách hàng, bán hàng hoặc dự án, dựa trên thông số kỹ thuật của công ty. Dán nhãn rõ ràng cho tất cả các thư mục và lưu chúng vào một vị trí dễ truy cập, nơi chúng có thể được lấy ra nhanh chóng khi cần. Đây là những yêu cầu để quản lý thích hợp của bất kỳ doanh nghiệp, bất kể ngành công nghiệp.
Xử lý và phân phối thư
Quản lý thư đến và đi cũng sẽ khác nhau tùy theo văn phòng, nhưng coi tất cả thư là thư tín quan trọng và xử lý kịp thời, đặc biệt là thư từ với khách hàng và khách hàng.
Mở và định tuyến thư đến bộ phận hoặc nhân viên thích hợp, tùy thuộc vào thủ tục cụ thể của công ty. Không bao giờ mở thư đóng dấu "cá nhân." Nếu thư đến sẽ được mở trước khi phân phối, hãy kẹp giấy vào phong bì phía sau thư trong trường hợp cần có địa chỉ hoặc thông tin người gửi.
Cân thư gửi đi, nếu cần thiết và gắn số lượng bưu chính thích hợp vào góc trên bên phải. Nếu thư được nhà vận chuyển thư nhận, hãy đặt nó ở vị trí gửi đi thích hợp để nhận. Nếu nó được đưa đến Bưu điện địa phương, hãy đặt tất cả các chữ cái vào một hộp để dễ vận chuyển. Dán băng keo tất cả các gói một cách an toàn và ghi nhãn rõ ràng để phân phối thích hợp.
Máy tính và Công nghệ
Đảm bảo dữ liệu máy tính được bảo vệ đúng cách là điều quan trọng trong văn phòng ngày nay phụ thuộc nhiều vào thông tin đó. Thực hành các quy trình an toàn cơ bản để bảo vệ các tập tin và phần cứng máy tính.
Để bảo vệ tài liệu và phần mềm, hãy tạo bản sao lưu hàng ngày của tất cả các tệp máy tính trên một trang web Internet cung cấp dịch vụ đó hoặc trên một ổ đĩa flash hoặc đĩa Zip riêng. Hãy thận trọng khi tải xuống các tập tin và phần mềm từ Internet. Giữ một chương trình chống vi-rút chạy bất cứ khi nào máy tính được bật và luôn cập nhật cơ sở dữ liệu vi-rút kể từ khi các mối đe dọa mới xuất hiện liên tục.
Bảo vệ phần cứng với một bảo vệ tăng mạnh mẽ và đáng tin cậy. Tắt máy tính vào ban đêm khi không có ai sử dụng chúng và rút phích cắm của bất kỳ thiết bị điện tử nào trong cơn bão lớn.
