Quản lý dự án tại một số điểm sẽ yêu cầu mua sắm dự án, bao gồm việc tổ chức có được hàng hóa hoặc dịch vụ từ bên thứ ba để hoàn thành một dự án cụ thể. Mua sắm những hàng hóa hoặc dịch vụ này cung cấp một số lợi thế so với việc sản xuất chúng trong tổ chức, giúp giảm chi phí dự án trong khi vẫn đạt được các mục tiêu mong muốn của công ty.
Tài nguyên bên ngoài
Mua sắm dự án không đối phó với việc kiểm kê các tài nguyên đã có sẵn trong tổ chức. Thay vào đó, mua sắm dự án liên quan đến việc tìm kiếm và có được các nguồn lực cần thiết, cho dù chúng là hàng hóa hay dịch vụ, tồn tại bên ngoài tổ chức cần thiết để hoàn thành thành công dự án.
Gia công phần mềm
Trong khi thuật ngữ này đã trở nên nổi tiếng với một số người, gia công phần mềm là một công cụ mua sắm dự án. Một tổ chức đơn giản có thể không có nhân lực để hoàn thành một dự án đúng hạn, có nghĩa là cần có sự gia tăng đột ngột về công nhân. Thay vì trải qua quá trình tuyển dụng và đào tạo công nhân mới, một tổ chức sẽ thuê ngoài công việc cho bên thứ ba. Tổ chức ban đầu có thể sử dụng trợ giúp thuê ngoài miễn là cần thiết, cung cấp sự linh hoạt. Tổ chức cũng không phải chịu các chi phí liên quan đến việc thuê và sa thải nhân viên khi nhu cầu dự án thay đổi.
Kỹ năng chuyên môn
Mua sắm dự án sẽ cho phép một tổ chức mang lại sự giúp đỡ từ các nguồn có nhiều kỹ năng hơn trong các lĩnh vực chuyên ngành. Chẳng hạn, việc một doanh nghiệp thuê một nhóm kỹ sư kết cấu có thể không thực tế, đặc biệt là nếu các kỹ năng của các kỹ sư chỉ cần thiết trên cơ sở thỉnh thoảng. Mua sắm dự án cho phép tổ chức sử dụng các kỹ năng chuyên ngành từ các tổ chức hoặc chuyên gia khác khi cần thiết để hoàn thành một dự án. Sự giúp đỡ thuê ngoài cũng có thể có công nghệ không thực tế để tổ chức ban đầu sở hữu, nhưng cần thiết để hoàn thành một dự án đặc biệt. Các tổ chức thuê ngoài này có thể đủ khả năng để có công nghệ và các chuyên gia chuyên ngành bằng cách ký hợp đồng với nhiều tổ chức có nhu cầu dịch vụ của họ.
Duy trì sự tập trung
Duy trì trọng tâm của tổ chức, hoặc các lý tưởng được nêu trong tuyên bố sứ mệnh của tổ chức cũng như các mục tiêu chiến lược được xây dựng từ tuyên bố sứ mệnh, sẽ đảm bảo rằng tổ chức tiến lên có mục đích. Để duy trì sự tập trung này, một tổ chức có thể cần phải mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nguồn bên ngoài thay vì tự sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô sẽ mua lốp xe từ một nhà sản xuất lốp xe thay vì tự sản xuất dòng lốp xe, thay vào đó tập trung vào việc sản xuất các phương tiện.
