Sử dụng các quy trình quản lý mua sắm, các chuyên gia kinh doanh mua các tài nguyên họ cần từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp để tiến hành kinh doanh. Các chính sách và thủ tục quản lý mua sắm hiệu quả cho phép các chuyên gia mua hàng đàm phán giá từ các nguồn cung cấp và nhà cung cấp để có được các vật liệu và dịch vụ chất lượng tốt nhất cho hoạt động kinh doanh.Bởi vì các công ty lớn mua tài nguyên với khối lượng lớn, họ thường sử dụng các quy trình quản lý mua sắm chính thức. Các doanh nghiệp nhỏ hơn sử dụng nhiều kỹ thuật không chính thức để có được hàng hóa cần thiết cho doanh nghiệp của họ.
Lợi ích
Chuyển đổi vai trò quản lý hợp đồng từ chức năng hành chính sang quy trình chiến lược liên quan đến việc chứng minh rằng một doanh nghiệp phụ thuộc vào quản lý quy trình mua sắm hiệu quả. Phát triển chuyên môn quản lý mua sắm quan trọng cho phép các chuyên gia kinh doanh nâng cao kiến thức về quản lý sản xuất và tồn kho, nâng cao hiệu quả bằng cách hợp lý hóa các quy trình trong chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng các kỹ thuật dự báo chính xác, tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp kịp thời và nâng cao uy tín giữa các đồng nghiệp, sử dụng lao động và nhà cung cấp.
Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng
Quản lý mua sắm hiệu quả bắt đầu bằng việc thừa nhận rằng quản lý các quy trình được sử dụng để ký hợp đồng có lợi cho công ty. Khi một tổ chức thiết lập tài liệu chuẩn về các chính sách và thủ tục liên quan đến quản lý hợp đồng, nhân sự có thể phải chịu trách nhiệm cho việc tuân thủ và tuân thủ các tiêu chuẩn này. Lúc đầu, chỉ những hợp đồng có khả năng hiển thị cao mới đạt ngưỡng ngân sách nằm trong các hướng dẫn này, nhưng khi tổ chức có chức năng mua sắm đáo hạn, các chuyên gia mua sắm áp dụng các tiêu chuẩn này cho các giao dịch khác.
Tự động hóa quy trình quản lý hợp đồng
Khi các chuyên gia quản lý mua sắm thể chế hóa các chính sách tiêu chuẩn trong toàn công ty của họ, họ thiết lập các tài liệu và thủ tục phải hoàn thành để hoàn thành một giao dịch. Sử dụng các công cụ phần mềm, tự động hóa các chức năng này tùy thuộc vào loại hợp đồng, điều khoản và điều kiện, số tiền hoặc các yêu cầu khác hợp lý hóa quy trình.
Lồng ghép quy trình đấu thầu
Khi các quy trình quản lý hợp đồng trưởng thành, các tổ chức tích hợp các chức năng mua sắm quan trọng với các quy trình hoạt động cốt lõi khác, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý hiệu suất và thiết kế kỹ thuật. Cung cấp đào tạo cho tất cả nhân viên đảm bảo rằng mỗi bộ phận tuân theo các thực tiễn tốt nhất được thiết lập. Từ năm 1973, Hiệp hội Quản lý hoạt động đã cung cấp giáo dục quan trọng cho hơn 90.000 chuyên gia sản xuất về các chủ đề bao gồm quản lý mua sắm. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các số liệu sản xuất từ mỗi bộ phận, các chuyên gia mua sắm có thể phân tích dữ liệu để đàm phán hiệu quả hơn với các nhà cung cấp và đưa ra quyết định về chất lượng và dịch vụ ảnh hưởng đến toàn bộ lợi nhuận dài hạn của công ty.
Đánh giá hiệu quả
Đánh giá hiệu quả bao gồm các nỗ lực cải tiến quy trình liên tục được thực hiện bởi các chuyên gia mua sắm. Các dự án này, được thiết kế để cải thiện quy trình quản lý hợp đồng, phản ánh những kinh nghiệm và bài học kinh nghiệm của các dự án trước đó. Bằng cách đảm bảo rằng tổ chức tuân theo quy trình làm việc hiệu quả nhất với ít chữ ký phê duyệt cần thiết, một công ty đạt được mức độ cao nhất về khả năng mua sắm.
