Nếu công việc của bạn đòi hỏi các cuộc họp giao ban định kỳ cho các nhà quản lý hoặc lãnh đạo cấp cao về các chức năng của bộ phận, thì rất có thể bạn có thể chia nhiệm vụ này thành các phần hoặc các phân đoạn ba tháng. Nhiều tổ chức sử dụng khoảng thời gian hàng quý cho hoạt động tài chính kế toán, vì vậy họ sẽ cần một cuộc họp ngắn phù hợp với khung thời gian này. Một báo cáo hàng quý nên bao gồm một bản tóm tắt điều hành và thông tin về tiến trình kinh doanh, những điểm nổi bật, những thách thức và mục tiêu đạt được trong giai đoạn đó. Bạn thậm chí có thể bao gồm các tài liệu tham khảo giai thoại có thể làm cho báo cáo của bạn trở nên sống động thông qua các sự kiện thực tế xảy ra trong quý.
Nghiên cứu báo cáo hàng quý trước
Nếu đây là báo cáo hàng quý đầu tiên mà bạn đang viết, hãy xem lại các báo cáo trước đó - hàng quý hoặc hàng năm. Có thể có thông tin cuối năm mà bạn muốn chuyển sang báo cáo hàng quý này. Ngoài ra, có thể có một định dạng ưa thích cho báo cáo hàng quý của bạn. Có thể tốt nếu bạn sẽ bao gồm thông tin bổ sung, có liên quan; tuy nhiên, hãy giữ nguyên định dạng tương tự trừ khi được hướng dẫn khác. Nếu bạn chưa có mẫu từ các báo cáo trước đó, hãy tạo một mẫu, vì vậy bạn không tạo lại bước này trong quý tới.
Xác định nguồn thông tin của bạn
Trừ khi báo cáo hàng quý chỉ nằm trong phạm vi xem xét của bạn, có thể bạn sẽ cần thông tin từ các nguồn hoặc bộ phận khác. Ví dụ: nếu báo cáo của bạn yêu cầu dữ liệu tài chính, hãy liên hệ với bộ phận kế toán hoặc tài chính và yêu cầu dữ liệu bạn cần cho quý đó. Nếu có sẵn dữ liệu cho quý trước, hãy yêu cầu điều đó cũng như trong trường hợp bạn muốn rút ra so sánh giữa hai quý.
Xem xét các chủ đề kinh doanh để báo cáo
Thu thập thông tin về các chủ đề kinh doanh mà bạn đang xem xét trong báo cáo hàng quý. Ví dụ: nếu bạn là người quản lý dự án của công ty tư vấn và mục đích của báo cáo là cập nhật nhóm lãnh đạo về tiến trình cho một số cam kết khác nhau, hãy xem xét việc liệt kê tên của từng khách hàng, theo sau là loại tham gia dưới dạng chủ đề như thế này:
- Tên khách hàng, loại hình tham gia; ví dụ: Huấn luyện điều hành
- Tên khách hàng, loại hình tham gia; ví dụ: Hội thảo phát triển nhóm
- Tên khách hàng, loại hình tham gia; ví dụ: Đánh giá tổ chức
Đối với mỗi chủ đề phụ, cung cấp một mô tả ngắn gọn về sự tham gia, bao gồm cả nhân sự được chỉ định cho mỗi người. Nếu bạn là người quản lý dự án, hãy bao gồm tên của bạn và tên của khách hàng mà bạn đã liên lạc trong giai đoạn này, cũng như mô tả về các hoạt động của bạn với tư cách là người quản lý dự án. Mô tả các hoạt động khác về sự tham gia, chẳng hạn như số giờ mỗi tư vấn viên được chỉ định làm việc và các mục tiêu, mục tiêu và thành tựu cho mỗi cam kết. Ví dụ, bạn có thể viết,
"Chuyên gia tư vấn ABC John Doe đã tạo ra các hoạt động phát triển nhóm cho hội thảo ngày 1 tháng 2 năm 2019. Mục tiêu của hội thảo là xem xét kết quả từ đánh giá tổ chức được thực hiện vào ngày 1 tháng 12 năm 2018 và tạo điều kiện cho các hoạt động giới thiệu các thành viên trong nhóm vào sứ mệnh của tổ chức. "
Bạn là thẩm phán về mức độ chi tiết bạn nên cung cấp, dựa trên độ dài và định dạng của báo cáo hàng quý của bạn. Phần này tạo thành phần tường thuật của báo cáo của bạn.
Bảng tính là hữu ích
Ngoài việc hữu ích trong việc trình bày một bức tranh tài chính cho báo cáo hàng quý của bạn, bảng tính được độc giả đánh giá cao về điểm mấu chốt. Bạn không cần bao gồm nhiều trang với báo cáo tường thuật của mình, nhưng việc mô tả định lượng các hoạt động hàng quý mang đến cho độc giả của bạn một bức tranh tổng thể về tiến trình kinh doanh trong khu vực của bạn. Sử dụng cùng một ví dụ, nếu bạn báo cáo về một số cam kết, bảng tính của bạn có thể phản ánh ngân sách bắt đầu, phân tích ghi, chi phí cho đến nay và ngân sách ước tính để hoàn thành bằng cả đô la và tỷ lệ phần trăm.
Viết phần giới thiệu và kết luận
Khi bạn đã tập hợp tất cả thông tin cho báo cáo của mình và chuẩn bị một bản nháp, hãy viết phần giới thiệu và kết luận của bạn. Phần giới thiệu nên bao gồm khoảng thời gian cho báo cáo, nguồn thông tin, bộ phận hoặc dự án và đối tượng của bạn. Nếu báo cáo của bạn dài hoặc phức tạp, hãy viết một bản tóm tắt điều hành có chứa thông tin phù hợp nhất trong bản tóm tắt một trang. Kết luận cần nêu lại những điểm nổi bật trong quý, cũng như giải thích ngắn gọn bất kỳ vấn đề đáng chú ý nào gặp phải trong quý và dự đoán cho quý tiếp theo.
