Các cuộc họp có thể là phần hiệu quả nhất trong ngày của bạn, hoặc hoàn toàn lãng phí thời gian. Tất cả phụ thuộc vào cấu trúc của cuộc họp, và vào kỹ năng của người lãnh đạo điều hành cuộc họp. Nếu công việc của bạn là thiết lập một cuộc họp, một trong những mục tiêu quan trọng nhất của bạn là tạo ra chương trình nghị sự. Ghi nhãn chính xác các mục chương trình nghị sự cho cuộc họp là điều cần thiết, vì các mục chương trình nghị sự đó sẽ tạo ra âm thanh cho cuộc họp và giúp cuộc thảo luận không bị lạc đề.
Dán nhãn một mục chương trình nghị sự là "thông tin" nếu mục đích của nó là cung cấp một nền tảng cho những người tham dự khác tại cuộc họp. Ví dụ, một thành viên của nhóm dự án có thể cần phải giải thích phạm vi của các thay đổi phần mềm được đề xuất tại một cuộc họp khởi động ban đầu. Đây là loại mục chương trình họp là thông tin. Những người tham dự không cần phải đồng ý hay không đồng ý về mặt hàng này; họ chỉ cần tiếp thu thông tin.
Tạo các chương trình họp tư vấn cho các mục yêu cầu thảo luận nhưng dự kiến sẽ không được giải quyết tại cuộc họp. Các mục chương trình tư vấn cung cấp cho người tham gia cơ hội để chia sẻ mối quan tâm của họ và đưa ra ý kiến của họ về các mục được thảo luận. Ví dụ, một cuộc họp về nâng cấp phần cứng máy tính được đề xuất có thể bao gồm một số mục chương trình tư vấn, bao gồm thảo luận về các giải pháp phần cứng đang được xem xét. Trưởng dự án có thể đưa ra một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về từng giải pháp được đề xuất, tiếp theo là một cuộc thảo luận chung của những người tham gia cuộc họp còn lại.
Dán nhãn một mục chương trình họp là "giải quyết vấn đề" nếu mục đích của nó là thực sự đi đến giải quyết trong cuộc họp. Nhãn này dựa trên mục tiêu cho cuộc họp cụ thể mà bạn đang lên kế hoạch. Một mục chương trình nghị sự có thể được dán nhãn là tư vấn tại một cuộc họp và giải quyết vấn đề vào lần tiếp theo khi dự án chuyển từ bắt đầu sang giải quyết. Chẳng hạn, mục chương trình tư vấn về các lựa chọn phần cứng có thể chuyển sang giải quyết vấn đề trong cuộc họp tiếp theo, khi những người tham gia được yêu cầu thực sự chọn một giải pháp phần cứng.
Tạo một mục chương trình họp có nhãn "yêu cầu trợ giúp" nếu mục đích của nó là yêu cầu những người tham gia cuộc họp khác hỗ trợ. Các mục này có thể đóng vai trò là phần tiếp theo cho cuộc họp tiếp theo, với mỗi thành viên của nhóm dự án cung cấp bản cập nhật và cung cấp cho phần còn lại của thông tin nhóm về tình trạng của dự án.
