Hiệu quả là chìa khóa trong bất kỳ thiết lập văn phòng hoặc kinh doanh. Được tổ chức là một kỹ năng sẽ có lợi cho bất kỳ môi trường văn phòng. Một điều mà bạn có thể muốn cải thiện, ngay cả khi bạn thấy rằng bạn thường có tổ chức, là quy trình nộp và bảo trì tài liệu của bạn. Bạn có thể dành hàng giờ để tìm kiếm các tài liệu quan trọng nếu không có hệ thống để quản lý chúng. Có khả năng để có được các tài liệu cần thiết khi bạn chịu áp lực là rất quan trọng. Mặc dù một số nơi làm việc có thể có các tệp vật lý thực tế, nhưng phần lớn việc nộp tài liệu xảy ra trên máy tính.
Đặt tên
Đặt tên cho tất cả các tệp và thư mục một cách nhất quán. Không đặt tên cho một số trong số chúng theo ngày và những người khác theo tên của dự án. Hãy chắc chắn rằng mỗi tệp của một dự án cụ thể có một cái gì đó duy nhất cho dự án trong tiêu đề của nó. Tạo một thư mục dự án chính với một tên dễ nhận biết. Chia thư mục này thành các thư mục con với các tiêu đề rõ ràng mà bạn có thể sử dụng để liệt kê tên của những người làm việc trên nó hoặc những thứ cần thiết khác.
Tiết kiệm
Lưu trữ các tài liệu tương tự với nhau. Nếu bạn đang làm việc trên một dự án cụ thể, hãy lưu tất cả các tài liệu trong cùng một thư mục chính trên máy tính của bạn. Điều này hiệu quả và hợp lý hơn so với việc lưu trữ tất cả các bảng tính hoặc tất cả đồ họa ở nhiều nơi khác nhau. Khi bạn đang tranh giành thông tin chi tiết, một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến dự án.
Nội dung
Trước khi bạn bắt đầu nộp tài liệu, hãy dành chút thời gian để xem lại nội dung. Không lưu tất cả thông tin được gửi cho bạn. Điều này sẽ có nghĩa là nhiều thời gian hơn để xem qua những thứ không cần thiết sau này. Nếu tài liệu có liên quan đến dự án cụ thể của bạn, hãy lưu nó. Nếu không, loại bỏ nó khỏi máy tính của bạn.
Trạng thái
Các tài liệu riêng biệt là một phần của công việc đang diễn ra với các tài liệu dành cho công việc đã hoàn thành và chỉ được lưu cho mục đích tham khảo và hồ sơ. Sử dụng hệ thống thư mục của bạn. Lưu các tài liệu hiện tại ở một nơi dễ truy cập, chẳng hạn như máy tính để bàn của máy tính của bạn. Khi công việc hoàn thành, hãy chuyển nó vào thư mục dự án nơi bạn lưu trữ công việc đã hoàn thành. Điều chỉnh phương pháp này cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
