Người sử dụng lao động phải chịu chi phí rất lớn liên quan đến việc duy trì một lực lượng lao động. Chi phí cho người lao động sử dụng lao động bao gồm nhiều hơn chỉ đơn giản là tiền lương, bồi thường, ưu đãi và tiền thưởng. Tính toán gánh nặng lao động có nghĩa là bao thanh toán bằng mỗi đô la được sử dụng thay mặt cho người lao động cũng như người sử dụng lao động. Mặc dù các chuyên gia bồi thường nguồn nhân lực thường chịu trách nhiệm tính toán gánh nặng lao động, lãnh đạo điều hành của một tổ chức cũng phải tham gia vào quá trình này. Dự báo của công ty, doanh thu, quy trình ngân sách và mục tiêu dựa trên chi phí lao động trong lịch sử, hiện tại và dự báo.
Lắp ráp tất cả các tài liệu liên quan đến tình trạng nhân viên. Yêu cầu nhân viên CNTT của bạn hỗ trợ biên soạn dữ liệu nhân viên, chẳng hạn như tiền lương, bồi thường, tăng dựa trên hiệu suất, phần thưởng bằng tiền và các khoản thanh toán khuyến khích tài chính khác. Bao gồm các chi phí dự kiến và dự kiến có ảnh hưởng đến lực lượng lao động. Chi phí dự kiến bao gồm các xu hướng tuyển dụng dựa trên các thị trường mới mở hoặc mở rộng sang các thị trường toàn cầu sẽ tăng tuyển dụng, tuyển dụng, đào tạo và phát triển và các chi phí lao động khác.
Nghiên cứu hồ sơ biên chế để xác định số tiền được trả cho thuế liên bang, tiểu bang và địa phương dựa trên việc làm. Nếu tổ chức của bạn quản lý nhân viên từ xa, hãy kiểm tra kỹ số thuế tiểu bang và địa phương cho nhân viên đóng tại các địa phương cách xa địa điểm trụ sở chính của bạn. Kiểm tra các quy tắc và quy định Dịch vụ doanh thu nội bộ xuất bản về các cập nhật và thay đổi luật thuế dựa trên năm tài chính và năm dương lịch của công ty bạn. Sử dụng lao động thuê ngoài chức năng quản trị tiền lương nên liên hệ với nhà cung cấp để biết thông tin này. Đảm bảo thông tin bạn có được từ nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài là chính xác và cập nhật.
Xem xét chi phí lợi ích và các chi phí khác liên quan đến bảo hiểm nhân viên. Chi phí bảo hiểm nhân viên bao gồm đóng góp của chủ lao động cho các chương trình chăm sóc sức khỏe nhóm, phí bảo hiểm cho các chương trình bồi thường và an toàn của người lao động và bảo hiểm thu được cho các giám đốc điều hành, chẳng hạn như trách nhiệm chung và sai sót và chính sách thiếu sót. Các công ty luật, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp khác cũng sẽ cần tính phí bảo hiểm cho bảo hiểm sơ suất, trách nhiệm của chủ lao động và phí quản lý rủi ro. Bảo hiểm, chẳng hạn như khuyết tật ngắn hạn và dài hạn là số tiền bổ sung được trả thay cho tất cả nhân viên.
Xác định số tiền bạn đóng góp cho các kế hoạch bảo vệ thu nhập, lựa chọn cổ phiếu, chương trình mua cổ phiếu của nhân viên và đóng góp của chủ lao động vào các kế hoạch tiết kiệm hưu trí 401 (k) hoặc 403 (b), là những yếu tố của tổng gánh nặng lao động. Trong nhiều trường hợp, đóng góp của chủ lao động, dựa trên đóng góp của nhân viên thực tế và dự kiến, do đó, việc đánh giá thấp những đóng góp của bạn có thể dẫn đến tổng số không chính xác. Sẽ an toàn hơn khi cho rằng tất cả nhân viên sẽ tham gia vào một số hình thức tiết kiệm hưu trí hơn là dựa trên tính toán của bạn dựa trên các giả định rằng chỉ một phần lực lượng lao động của bạn đang lên kế hoạch cho thu nhập trong tương lai. Người sử dụng lao động cung cấp lương hưu truyền thống có thể sẽ có một nhiệm vụ dễ dàng hơn để dự đoán gánh nặng lao động. Thay đổi việc làm do doanh thu, duy trì và tiêu hao có tác động đến số tiền lương hưu được đảm bảo.
Sử dụng thông tin bạn thu thập và nghiên cứu liên quan đến tăng lương dự kiến và tăng thuế để chuẩn bị bảng tính và công thức có thể dễ dàng được sắp xếp lại dựa trên báo cáo điều tra dân số của nhân viên. Nhà tuyển dụng chú ý cẩn thận đến từng chi tiết có khả năng đưa ra những con số chính xác mà các nhà quản trị tài chính có thể dựa vào trong phân bổ ngân sách. Nếu công việc của bạn bao gồm thuyết trình về gánh nặng lao động cho ủy ban điều hành, hãy bao gồm giải thích về quy trình của bạn và biện minh cho mọi sửa đổi dựa trên xu hướng việc làm.
