Nhiều tổ chức lên lịch cho nhân viên làm việc 24-7, 365 ngày mỗi năm để đáp ứng nhu cầu công việc và cung cấp dịch vụ cao hơn so với đối thủ cạnh tranh. Lập kế hoạch hiệu quả cho các nhân viên để chi trả cho các ca làm việc này đòi hỏi phải cân bằng giữa nhu cầu dự kiến, mức độ dịch vụ mong muốn, tính sẵn có của nhân viên và chi phí. Vì tiền lương và lợi ích thường là các chi tiết đơn hàng lớn nhất trong ngân sách của bộ phận, tính chính xác của việc lập lịch trình có tác động trực tiếp đến điểm mấu chốt. Nhiều doanh nghiệp dựa vào phần mềm lập lịch, còn được gọi là gói quản lý lực lượng lao động, để hỗ trợ công việc quan trọng này.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Báo cáo năng suất
-
Phần mềm bảng tính
-
Phần mềm quản lý lực lượng lao động (tùy chọn, nhưng được khuyến nghị)
Cách lên lịch cho nhân viên 24-7
Hiểu các nhiệm vụ kinh doanh đòi hỏi bảo hiểm nhân viên như trả lời các cuộc gọi bán hàng trong nước, trả lời email của khách hàng hoặc nhập đơn đặt hàng fax. Ghi nhận các mục tiêu kinh doanh, số liệu và kỳ vọng mức độ dịch vụ khách hàng cho từng nhiệm vụ. Xác định thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ một cách hiệu quả. Xác định bất kỳ yếu tố nào có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến năng suất của nhân viên.
Xác định ai sẽ hoàn thành công việc (ví dụ: đại diện, người quản lý) và tại địa điểm kinh doanh nào. Nếu có nhiều địa điểm làm việc, hãy tìm hiểu xem có sự khác biệt múi giờ hay không. Hãy xem xét sự pha trộn của bạn giữa các nhân viên bán thời gian và toàn thời gian.
Làm quen với bất kỳ chính sách hoặc quy định pháp lý nào của công ty có thể ảnh hưởng đến quyết định lên lịch của bạn. Tìm kiếm đầu vào từ bộ phận nhân sự của bạn.
Dự báo nhu cầu kinh doanh bằng cách sử dụng dữ liệu, báo cáo và phần mềm dự báo. Phân tích khối lượng công việc lịch sử trong cùng khoảng thời gian.Xem xét biến động nhu cầu trong tương lai cho tính thời vụ, thay đổi sản phẩm, quảng cáo, điều kiện thị trường, tăng trưởng hoặc suy giảm kinh doanh và các yếu tố liên quan khác. Xác định tổng khối lượng công việc dự kiến, được chia nhỏ theo gia số thời gian như tháng, tuần, ngày và giờ. Bằng cách tạo ra một dự báo nhu cầu rất chi tiết, bạn có thể dự báo chính xác hơn nhu cầu nhân sự.
Dự báo ngoại lệ nhân viên, đó là giờ mà nhân viên sẽ không có mặt để hoàn thành nhiệm vụ công việc. Các ngoại lệ bao gồm thời gian ốm, thời gian nghỉ, nghỉ, họp và đào tạo. Xem lại thông tin lịch sử và tạo ra các giả định về thời gian ngoại lệ trong tương lai.
Tạo một đội ngũ nhân sự, nếu như "mô hình sử dụng phần mềm quản lý lực lượng lao động (WFM) hoặc Microsoft Excel. Các đầu vào nên bao gồm các nhiệm vụ, năng suất, khối lượng công việc dự kiến và dự báo ngoại lệ. mô hình.
Hoàn thiện mô hình nhân sự / nhu cầu, và sau đó tạo ra một kế hoạch để trang trải các ca làm việc cần thiết. Lịch trình cả nhân viên tuyến đầu và nhân viên quản lý. Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên có thâm niên nhất và hiệu suất công việc tốt nhất để lựa chọn ca làm việc mong muốn của họ.
Liên tục theo dõi và điều chỉnh lịch trình, dựa trên nhu cầu kinh doanh thay đổi.
Lời khuyên
-
Nhiều nhà tuyển dụng cung cấp các ưu đãi cho nhân viên làm việc theo ca ít mong muốn, được trả trong mức lương hàng giờ hoặc như một phần thưởng.
Vì khối lượng công việc dao động, nên thường sắp xếp đủ nhân viên để xử lý những giờ bận rộn nhất hoặc cao điểm trong một ca cụ thể, sau đó sử dụng thời gian ít bận rộn hơn để đào tạo hoặc nghỉ.
Cảnh báo
Mặc dù thay đổi liên tục thay đổi và lịch trình có thể phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, quá nhiều thay đổi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của nhân viên. Hầu hết nhân viên thích lịch trình phù hợp.
