Nhiều doanh nghiệp đã phát triển một sự phụ thuộc đáng kinh ngạc vào công nghệ và tự động hóa của nhiều quy trình. Nếu bất kỳ công nghệ nào trong số này bị gián đoạn trong một khoảng thời gian ngắn, các doanh nghiệp có thể phải chịu tổn thất tài chính lớn và sự sống còn của họ có thể bị tổn hại. Quản lý của một tổ chức cần phải nhận thức được các thảm họa tiềm ẩn và các nguyên tắc quản lý thảm họa để ngăn chặn tình huống như vậy phát sinh. Họ cần có khả năng đưa ra một kế hoạch sẽ giảm thiểu những gián đoạn này, đặc biệt là những kế hoạch ảnh hưởng đến các chức năng quan trọng và họ cần có khả năng phục hồi các chức năng của doanh nghiệp một cách kịp thời và thành công. Nhưng quản lý thảm họa là gì?
Lời khuyên
-
Quản lý thiên tai là tập hợp đầy đủ các chính sách, quy trình và thực tiễn được thực hiện trước khi thảm họa xảy ra, khi nó xảy ra và sau khi nó xảy ra.
Định nghĩa quản lý thiên tai
Một thảm họa là bất kỳ sự cố nào gây ra sự đau khổ và hủy diệt trên diện rộng. Định nghĩa về quản lý thảm họa là về việc ngăn chặn một sự kiện như vậy khi nó xảy ra. Thay vào đó, đó là về việc giảm tác động của những sự kiện này đến một công ty hoặc cộng đồng. Khi bạn không tạo ra một kế hoạch để đối phó với thảm họa, cuối cùng bạn có thể phải đối phó với doanh thu bị mất và thương vong lớn của con người. Quản lý thiên tai bao gồm toàn bộ các sự kiện, bao gồm các sự cố truyền thông, rối loạn công cộng, khủng bố, thiên tai và thảm họa nhân tạo như hỏa hoạn điện và phá hoại công nghiệp.
Để bạn có thể tránh mất doanh thu, nhân viên, khách hàng và đầu tư vốn vào doanh nghiệp của mình, bạn nên xác định bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt và lường trước chúng. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể thực hiện một số biện pháp để ngăn chặn chúng và cũng chuẩn bị các kế hoạch cho phép bạn giảm thiểu tác động của những thảm họa này nếu cuối cùng chúng xảy ra. Bạn sẽ có thể đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp của bạn và giảm tổn thất doanh thu. Điều quan trọng là tổ chức của bạn phải có các quy trình để xác định khi nào an toàn để nói rằng thảm họa đã xảy ra và khi nào nên bắt đầu giao thức quản lý thảm họa. Đó là tầm quan trọng lớn nhất của quản lý thảm họa.
Một thảm họa về cơ bản là sự khác biệt giữa tổng số lỗ hổng mà doanh nghiệp hoặc cộng đồng gặp phải với mối nguy hiểm và sự xuất hiện thực tế của mối nguy hiểm và khả năng của cộng đồng hoặc doanh nghiệp để xử lý mối nguy đó.
Sự phát triển kinh tế hoặc xã hội của một doanh nghiệp hoặc cộng đồng có thể là những thành phần quan trọng trong sự chuẩn bị của doanh nghiệp hoặc cộng đồng đó cho một thảm họa. Tuy nhiên, những điều này nên được xử lý một cách thận trọng, đặc biệt là khi tất cả các rủi ro đã xảy ra. Mặc dù sự phát triển có thể làm giảm nguy cơ thảm họa, đôi khi nó cũng có thể làm tăng nguy cơ đó và thậm chí làm cho nó tồi tệ hơn nếu nó xảy ra. Mặt khác, mặc dù có vẻ như thiên tai đẩy doanh nghiệp hoặc cộng đồng trở lại về mặt phát triển, đôi khi họ cũng có thể cung cấp động lực cho doanh nghiệp hoặc cộng đồng khám phá các cơ hội phát triển mà họ đã xem xét trước đây.
Thuật ngữ "quản lý thảm họa" được sử dụng để bao gồm tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch và ứng phó với thảm họa. Điều này bao gồm các biện pháp được thực hiện trước khi sự kiện xảy ra và những biện pháp được thực hiện sau khi sự kiện xảy ra. Quản lý thiên tai không chỉ là về việc ứng phó với sự kiện và cung cấp cứu trợ cho những người đau khổ. Nó cũng là về việc giảm tổng tác động tiêu cực của sự kiện và ngăn chặn sự tái diễn hoặc hậu quả của nó trong tương lai.
Ba mục tiêu chính của quản lý thiên tai
Ba mục tiêu chính của quản lý thảm họa là tạo ra sự phục hồi lâu dài và hiệu quả hơn, lập kế hoạch chủ động để giảm thiểu rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt và giảm tổn thất phải chịu thông qua các nỗ lực lập kế hoạch và ứng phó hiệu quả hơn.
Có nhiều loại khủng hoảng, hoặc các loại thảm họa, cần được xác định trong quá trình lập kế hoạch để thực hiện các chiến lược quản lý thảm họa khác nhau cho từng loại. Tổng cộng có tám loại thảm họa:
- Tấn công khủng bố
- Tin đồn
- Bạo lực nơi làm việc
- Sai phạm tổ chức
- Ác ma
- Đối đầu
- Khủng hoảng công nghệ
- Thảm họa thiên nhiên
Quá trình theo sau bởi các nhà quản lý khẩn cấp khá đơn giản và phổ biến giữa tất cả các tổ chức. Nó giúp họ lường trước thảm họa, đánh giá mức độ nghiêm trọng của thảm họa, ứng phó với thảm họa và khắc phục kịp thời, hiệu quả và lâu dài.
Có năm giai đoạn để quản lý thảm họa:
1. Phòng chống thiên tai
Đây là giai đoạn mà mối nguy hiểm của con người trong thảm họa được ngăn chặn. Nó thường được sử dụng khi bạn đang đối phó với các cuộc tấn công khủng bố và thiên tai. Bạn sẽ thực hiện các biện pháp phòng ngừa được thiết kế tốt để cung cấp cho người dân một số loại bảo vệ vĩnh viễn khỏi thảm họa. Bạn nên lưu ý rằng bạn có thể ngăn chặn tất cả các loại thảm họa, đặc biệt là thiên tai. Tuy nhiên, bạn có thể và nên giảm thiểu rủi ro cho bất kỳ ai mất mạng hoặc bị thương nặng bằng cách lập kế hoạch sơ tán, lập kế hoạch cho môi trường và thực hiện các tiêu chuẩn thiết kế phù hợp.
2. Giảm nhẹ thiên tai
Điều này có thể được sử dụng cho một loạt các loại thảm họa. Hãy xem xét các thảm họa điện, ví dụ. Bạn có thể kiểm tra chất lượng điện thường xuyên và thực hiện các quy trình bảo trì nhằm ngăn chặn mọi thảm họa rõ ràng nhưng có thể tránh được xảy ra. Bằng cách đó, bạn có thể ngăn ngừa hỏa hoạn hoặc ít nhất là giảm nguy cơ xảy ra. Hơn 85 phần trăm các vụ hỏa hoạn thực sự là do sự cố điện có thể được ngăn chặn bằng cách thực hiện các biện pháp đúng đắn.
Khi bạn sống ở khu vực dễ xảy ra động đất, bạn có thể thực hiện một số biện pháp phòng ngừa, chẳng hạn như lắp đặt van động đất sẽ tắt nguồn cung cấp khí đốt tự nhiên cho tòa nhà để ngăn ngừa hỏa hoạn. Bạn cũng có thể cài đặt các trang bị địa chấn trong nhà và lắp chúng với các hệ thống an ninh mạnh mẽ. Điều này có thể bao gồm gắn vào các vật dụng trên tường như máy nước nóng, tủ lạnh, đồ nội thất và bất cứ thứ gì có thể phá vỡ. Bạn cũng có thể thêm chốt vào tủ. Nếu bạn sống trong một khu vực dễ bị ngập lụt, bạn có thể chọn xây dựng nhà sàn của mình.
Những biện pháp giảm thiểu này có thể đi một chặng đường dài trong việc giảm các tác động tiêu cực của thảm họa. Tốt nhất là nên chủ động từ lâu trước khi thảm họa xảy ra.
3. Chuẩn bị cho thiên tai
Giai đoạn này là về việc sẵn sàng các thiết bị và quy trình sẽ được thực hiện trong trường hợp xảy ra thảm họa. Chúng sẽ được sử dụng để giảm thiểu tác động của thảm họa nếu cuối cùng nó xảy ra. Chúng cũng có thể được sử dụng để tạo điều kiện cho các phản ứng hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.
Các bước thực hiện để đảm bảo sự chuẩn bị thích hợp bao gồm:
- Đánh giá rủi ro của thảm họa
- Tích hợp các vấn đề môi trường và xã hội vào các chiến lược và hoạt động được thực hiện bởi doanh nghiệp của bạn
- Triển khai các hệ thống và giao thức giảm thiểu rủi ro
- Tạo kế hoạch cho cách bạn sẽ ứng phó và khắc phục sau thảm họa
- Thực hiện quản lý rủi ro thiên tai. Đây là việc áp dụng các thực tiễn quản lý, quy trình và chính sách cho quá trình xác định rủi ro thiên tai và sau đó phân tích chúng, đánh giá chúng, xử lý và theo dõi chúng. Sau đó, bạn có thể thực hiện giảm thiểu rủi ro thiên tai, bao gồm các biện pháp thực hiện để giảm thiểu thiệt hại do các thảm họa này gây ra bằng cách xử lý các lỗ hổng của mọi người đối với các mối nguy hiểm. Để bạn thực hiện quản lý rủi ro thiên tai thành công, bạn nên bắt đầu lâu trước khi thảm họa xảy ra và tiếp tục lâu sau khi thảm họa xảy ra. Nó cũng sẽ liên quan đến việc học các bài học quan trọng giúp ngăn chặn sự xuất hiện của thảm họa trong tương lai.
4. Ứng phó với thảm họa
Giai đoạn này là một phiên bản công phu của tìm kiếm và cứu hộ và tập trung vào việc xử lý các nhu cầu nhân đạo phải được đáp ứng sau sự kiện. Đó là tất cả về các hành động được thực hiện trong thảm họa và sau đó để giảm tác động tiêu cực của thảm họa và cung cấp cho mọi người sự hỗ trợ và cứu trợ. Nó liên quan đến việc cung cấp cho mọi người cứu hộ, viện trợ y tế, nơi trú ẩn, nước và thực phẩm, trong số những thứ khác. Nó thường là một quá trình phối hợp và liên quan đến việc hỗ trợ người dân bị ảnh hưởng bằng cách giúp họ tái cấu trúc các cấu trúc và cơ sở hạ tầng vật chất của họ và giúp họ khôi phục lại sức khỏe thể chất, kinh tế, xã hội và tình cảm. Nó cũng liên quan đến việc xây dựng lại doanh nghiệp của họ và cung cấp cho họ tư vấn.
5. Phục hồi từ thảm họa
Giai đoạn này bắt đầu ngay sau khi thảm họa đã lắng xuống hoặc khi không còn mối đe dọa ngay lập tức đối với cuộc sống của con người. Mục tiêu của giai đoạn này là khôi phục lại sự bình thường đã tồn tại trong dân chúng trước thảm họa theo cách nhanh nhất và bền nhất.
Cách chuẩn bị cho thiên tai như một công ty
Có nhiều thành phần khác nhau trong quy trình này và tất cả chúng phối hợp với nhau để đảm bảo rằng công ty đã chuẩn bị tốt cho thảm họa và công ty phục hồi từ đó một cách kịp thời và bền bỉ.
1. Đánh giá rủi ro
Trước khi bạn có thể lên kế hoạch cho một thảm họa, bạn cần đánh giá các rủi ro liên quan để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường và các trường hợp mà bạn sẽ lên kế hoạch cho thảm họa đó. Bạn nên bắt đầu bằng cách thiết lập bối cảnh trong đó rủi ro tồn tại, xác định tất cả các rủi ro tiềm ẩn liên quan và sau đó phân tích chúng bằng cách xác định xác suất xảy ra của chúng và tác động mà chúng sẽ có. Cuối cùng, bạn có thể ưu tiên các rủi ro sẽ được giải quyết và xử lý chúng một cách thích hợp.
Bạn có thể loại bỏ mọi rủi ro. Tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu tác động của chúng bằng cách thực hiện các biện pháp khác nhau. Bạn sẽ được giúp đỡ trong việc này bằng kinh nghiệm của chính bạn, các thực tiễn đã được sử dụng trong quá khứ bởi các công ty khác phải đối mặt với rủi ro và các biện pháp kỹ thuật tương tự bạn có thể tự thực hiện.
2. Giai đoạn lập kế hoạch
Tại đây, bạn nên phát triển các kế hoạch dự phòng hoặc cập nhật các kế hoạch hiện có dựa trên kinh nghiệm bạn có được trong thảm họa trước đó. Lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng có hiệu quả khi bạn đưa tất cả các tác nhân có liên quan vào tình huống khẩn cấp trong một quy trình có sự tham gia. Bạn đang lên kế hoạch trước, vì vậy bạn cần thống nhất các kịch bản, hành động và hệ thống phản hồi tiềm năng. Chìa khóa, tuy nhiên, là bạn có một kế hoạch để bắt đầu.
3. Kiểm tra và Đào tạo
Có nhiều cách bạn có thể thực hiện đào tạo. Bạn có thể thực hiện các bài tập trên bàn trong đó bạn tổ chức các cuộc thảo luận tương tác về các tình huống có thể xảy ra trong một thảm họa. Bạn có thể có các cuộc tập trận nơi bạn huy động các nguồn lực trong một chiến lược đáp ứng thử nghiệm và thời trang hạn chế. Các cuộc tập trận thường tập trung vào một thành phần duy nhất của kế hoạch phản ứng. Bạn cũng có thể tiến hành mô phỏng toàn diện toàn bộ kế hoạch phản hồi với tất cả các thành phần của nó.
Quản lý thiên tai trên toàn thế giới
Có nhiều xu hướng khác nhau trên khắp thế giới liên quan đến cách tiếp cận quản lý thảm họa.
- Có một sự tập trung vào việc quản lý rủi ro thảm họa trước.
- Sự đóng góp của công ty đang chuyển từ tiền mặt sang các nguồn lực khác.
- Phòng chống thiên tai đang được tích hợp trong các chương trình phát triển.
- Đội phản ứng khẩn cấp nhanh chóng và các đơn vị khẩn cấp đang được phát triển.
- Các ngân hàng phát triển và khu vực tư nhân đang trở nên tham gia nhiều hơn.
- Hướng dẫn và tiêu chuẩn chuyên nghiệp đang được cải thiện.
- Các chương trình giảm thiểu đang được nhấn mạnh hơn các chương trình đáp ứng.
Quản lý thiên tai là điều quan trọng đối với tất cả chúng ta, cả các công ty và cộng đồng. Là một doanh nghiệp, bạn có thể tham gia vào nỗ lực toàn cầu để áp dụng các biện pháp quản lý thảm họa tốt hơn, không chỉ để bảo vệ chính bạn mà còn bảo vệ cộng đồng xung quanh bạn trong trường hợp xảy ra thảm họa.
