Tài liệu đấu thầu là một đề nghị cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc thực hiện công việc với mức giá quy định và theo các điều kiện đã nêu. Nếu bạn đang cung cấp sản phẩm cho các doanh nghiệp khác hoặc cho khu vực công, quá trình gửi đấu thầu cạnh tranh với các doanh nghiệp khác là phổ biến. Về bản chất, một tài liệu đấu thầu là một lá thư giải thích cách bạn đáp ứng mong đợi của khách hàng và lý do tại sao bạn là người giỏi nhất để làm điều đó. Bằng cách viết hồ sơ dự thầu, bạn có thể trau dồi vào mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu của mình và nâng cao hồ sơ của bạn với khách hàng.
Thông tin được yêu cầu
Một tài liệu đấu thầu giải quyết một số kỳ vọng từ một khách hàng tiềm năng, bắt đầu với mục đích đấu thầu của bạn. Bạn cần đánh vần các thông tin của bạn, mô tả kinh nghiệm trong quá khứ. Một nghiên cứu trường hợp về công việc thành công được thực hiện cho một khách hàng khác có xu hướng thuyết phục. Giải thích cách bạn sẽ cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm, nêu rõ các quy trình của công ty bạn cũng như các nguồn nhân lực và kỹ thuật cần thiết để thực hiện. Cung cấp một dòng thời gian của các sản phẩm và mô tả cách quản lý dự án. Xác định các rủi ro hoặc các vấn đề tiềm ẩn có thể làm chậm hoặc cản trở việc thực hiện. Chi tiết cấu trúc giá cả của bạn cũng như cân nhắc chăm sóc sau. Khách hàng tiềm năng cũng muốn biết về kỹ năng và kinh nghiệm của nhóm bạn. Cuối cùng, soạn một thư xin việc tóm tắt điểm của hồ sơ dự thầu cũng như cấu trúc của nó.
Phản hồi của đội
Khi bạn biết những gì được mong đợi trong đấu thầu, hãy tổ chức một nhóm để giải quyết các phần khác nhau của nó và quản lý quá trình viết. Theo một nghĩa nào đó, bạn đang viết một kế hoạch kinh doanh cô đọng cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Chỉ ra ai chịu trách nhiệm nghiên cứu và thu thập thông tin cần thiết. Ai đó có thể cần phối hợp các tài liệu khác nhau sẽ giúp bạn hoặc nhà văn soạn tài liệu đấu thầu. Nếu bất cứ điều gì về đấu thầu không rõ ràng, hãy gọi điện thoại hoặc gặp gỡ khách hàng và đặt câu hỏi. Nói chung, khách hàng không muốn gì hơn là đóng góp ý tưởng cho quá trình đáp ứng nhu cầu của bạn.
Lập kế hoạch và viết để giành chiến thắng
Kiến thức về những cách mà bạn có thể phân biệt bản thân với các đối thủ cạnh tranh có thể giúp bạn viết một tài liệu đấu thầu chiến thắng. Động não những ý tưởng mới để giải quyết mối quan tâm của khách hàng tiềm năng về các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Nếu anh ấy lo lắng về việc bảo trì sản phẩm, hãy tìm một giải pháp giải quyết vấn đề đó. Nói chung, khách hàng muốn có giá trị đồng tiền của họ, vì vậy giá cả không phải là yếu tố quyết định duy nhất của những người bỏ đi với doanh nghiệp. Chỉ ra những gì bạn có thể cung cấp mà đối thủ của bạn không thể, chẳng hạn như cải thiện dịch vụ, giảm rủi ro, độ tin cậy cao hơn hoặc chất lượng tốt hơn. Ngoài việc giải quyết những gì khách hàng muốn, hãy đóng góp một ý tưởng hữu ích.
Mẹo sáng tác
Một tài liệu được viết và trình bày kém có thể cản trở cả những cuộc đấu thầu tốt nhất. Giữ tài liệu giống như kinh doanh, sử dụng các câu và đoạn văn ngắn. Điểm đạn và tiêu đề có thể giúp phân đoạn tài liệu. Đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của tài liệu, như sơ yếu lý lịch của các thành viên trong nhóm, đã được chuẩn hóa. Các phông chữ phải được thống nhất trong suốt đấu thầu. Có một biên tập viên xem xét và sửa đổi tài liệu, sau đó mang đến một trình đọc bằng chứng để đánh máy cho lỗi chính tả và thiếu sót. Bao gồm một bảng mục lục để người đọc có thể xem qua tài liệu và dễ dàng xác định vị trí các phần cụ thể.
