Yêu cầu phê duyệt cho một dự án hoặc mua lớn có thể gây căng thẳng và bực bội. Tuy nhiên, với cách diễn đạt và thái độ đúng đắn, bạn có nhiều khả năng sẽ đi trước bạn cần. Nghiên cứu cũng là chìa khóa: bạn phải biết chính xác những gì bạn yêu cầu, biết những tác động đối với công ty của bạn sẽ là gì và có thể giải thích nó theo cách mà sếp của bạn có thể hiểu. Một lá thư yêu cầu cụ thể và được viết tốt có thể đi một chặng đường dài để biến ý tưởng hoặc dự án của bạn thành hiện thực.
Nghiên cứu đề xuất của bạn
Bước đầu tiên trong bất kỳ quy trình phê duyệt là nghiên cứu những gì bạn cần. Nếu bạn đang yêu cầu một chiếc xe mới của công ty, hãy nghiên cứu chính xác loại xe bạn muốn, giá của nó là bao nhiêu và phù hợp với nhu cầu của công ty. Không đưa ra tuyên bố chung về những gì bạn muốn được phê duyệt. Người nhận thư của bạn có nhiều khả năng quyết định có lợi cho bạn nếu trong thư của bạn rõ ràng rằng bạn đã nỗ lực để tìm ra điều gì là tốt nhất cho công ty. Quan trọng hơn, bạn càng cụ thể, càng có nhiều khả năng cô ấy sẽ thoải mái cho bạn phê duyệt cho một dự án hoặc mua hàng, bởi vì cô ấy sẽ biết chính xác những gì bạn sẽ làm sau khi phê duyệt.
Định dạng thư chính xác
Bắt đầu bằng cách xưng hô với sếp của bạn theo tên và chức danh (ví dụ: Phó Tổng thống Smith). Nếu tình cờ bạn không biết ai sẽ đọc thư, hãy gửi thư cho tiêu đề của người đó (ví dụ: "Kính gửi Ủy viên.") Tuy nhiên, cá nhân hóa rất quan trọng, vì vậy hãy cố gắng tìm ra tên của người đó và tiêu đề chính xác. Bạn thường có thể tìm thấy điều này trên trang web của tổ chức hoặc bằng cách nhấc điện thoại và hỏi tên của người đó.
Tiếp theo, giới thiệu mua hàng hoặc đề xuất mà bạn muốn được chấp thuận. Hãy cố gắng làm điều này trong câu đầu tiên của bức thư của bạn. Điều này sẽ cho phép người đọc có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn đang đề xuất ngay lập tức và đưa ra bối cảnh của cô ấy cho phần còn lại của bức thư. Điều này cũng cho cô ấy biết rằng bạn biết chính xác những gì bạn muốn.
Thí dụ:
Kính gửi Giám sát viên,
Ban nhạc diễu hành trường trung học Castle Rock đang cần đồng phục mới.
Cho ví dụ chi tiết
Tiếp theo, giải thích lý do tại sao hành động bạn đang đề xuất nên được thực hiện. Ngay cả khi có vẻ rõ ràng tại sao mua hàng là cần thiết, hãy giải thích chi tiết lý do đằng sau nó. Nếu người nhận thư của bạn không thấy lý do chính đáng cho hành động được đề xuất trong thư, nó sẽ thất bại. Nó chỉ nên mất một vài câu để làm điều này.
Thí dụ:
Lần cuối chúng tôi mua đồng phục vào năm 1992, và bộ sưu tập hiện tại rất rách rưới và mòn.
Tiếp tục bằng cách liệt kê tất cả các lý do mà đề xuất sẽ có lợi cho công ty của bạn.Đó là về những gì công việc của bạn sẽ làm cho công ty, không phải là lý do tại sao cá nhân bạn nghĩ rằng đề xuất là quan trọng.
Thí dụ:
Ban nhạc diễu hành đại diện cho trường học của chúng tôi trong các cuộc diễu hành, trò chơi bóng đá và các cuộc tụ họp cộng đồng khác. Đồng phục mới sẽ đưa trường học của chúng ta trong một ánh sáng tích cực hơn nhiều.
Bây giờ chúng tôi phải trả cho một công ty may hàng ngàn đô la mỗi năm để duy trì đồng phục cũ của chúng tôi. Những cái mới sẽ loại bỏ các khoản phí này.
Có đồng phục hiện đại mới sẽ làm tăng đáng kể tinh thần của toàn bộ ban nhạc, điều này thường mang lại kết quả cao hơn cho tất cả các học sinh thành viên.
Kết luận với thông tin có giá trị
Kết luận thư của bạn với tên, địa chỉ email và số điện thoại của bạn và mời người đọc liên hệ với bạn với bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến thư hoặc đề xuất. Nếu có thể, cũng lưu ý ngày mà bạn hy vọng rằng bạn sẽ có câu trả lời cho yêu cầu của bạn. Khi bạn đã hoàn thành với bức thư, nó sẽ không dài hơn một trang trừ khi bạn có lý do rất chính đáng để tiếp tục sang trang thứ hai (chẳng hạn như một đề xuất rất phức tạp đòi hỏi giải thích dài dòng hoặc một danh sách dài các lý do tại sao yêu cầu của bạn sẽ có lợi).
Thí dụ:
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, tôi rất vui được gặp bạn bất cứ lúc nào.
Cảm ơn bạn,
Ben Warren, Giám đốc, [email protected] 555-1234
Lời khuyên cuối cùng
Luôn viết một cách tôn trọng và trang trọng. Ví dụ, thay vì nói "Sẽ thật tuyệt vời cho công ty nếu chúng tôi có thể mua một vài máy in mới", hãy viết một cái gì đó như, "Nếu công ty mua năm máy in mới, nó sẽ có lợi cho Ví dụ Corp vì …" Nếu chưa được yêu cầu, hãy xem xét việc in và gửi thư của bạn thay vì gửi email cho người nhận. Nó sẽ cho thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến đề xuất của bạn và sẽ làm cho nhiều khả năng anh ấy nhớ trả lời thư một cách kịp thời.
Lưu ý rằng một thư chấp thuận được viết tốt có thể không đưa bạn đến bất cứ nơi nào - người nhận của bạn có thể quyết định rằng chính đề xuất đó là vấn đề. Trong trường hợp đó, bạn sẽ phải đưa ra một ý tưởng hoàn toàn mới hoặc tạm biệt thời gian của bạn cho đến khi bạn có thể thử lại.
