Cho dù bạn sở hữu một tài sản cho thuê hay nhiều tài sản, điều quan trọng là giữ tất cả các giấy tờ liên quan đến các tài sản được tổ chức. Bạn cần dễ dàng truy cập vào hợp đồng thuê và bất kỳ chương trình phụ trợ nào cho họ nếu có câu hỏi của người thuê và bạn nên giữ tất cả các đơn xin thuê trong trường hợp người nộp đơn bị từ chối đưa ra yêu cầu trong tương lai chống lại bạn. Ngoài ra, và có lẽ quan trọng nhất, bạn chỉ có thể khấu trừ chi phí trên thuế thu nhập khi bạn có thể chứng minh chúng thông qua hồ sơ của mình. Thủ tục giấy tờ cần thiết cho thuế là thách thức nhất để tổ chức vì có quá nhiều.
Những gì bạn nên giữ
Luôn luôn giữ một bản sao của hợp đồng thuê, bất kỳ chương trình phụ trợ nào cho thuê và tất cả các ứng dụng cho thuê từ những người thuê nhà tiềm năng ở một nơi an toàn. Một ý tưởng tốt là tạo một tệp cho mỗi tài sản cho thuê. Giữ các tập tin trong một tủ hồ sơ. Bạn cũng cần bằng chứng liên quan đến việc bạn kiếm được hay mất tiền trên tài sản cho thuê mỗi năm và bao nhiêu. Bạn làm điều đó bằng cách liệt kê thu nhập cho thuê của bạn và trừ các chi phí. Séc bị hủy, sao kê ngân hàng hiển thị tiền gửi trực tiếp hoặc biên lai bạn viết nếu bạn chấp nhận tiền mặt tất cả chứng minh thu nhập cho thuê. Biên lai của bạn từ bất cứ thứ gì bạn chi cho ngôi nhà để sửa chữa, bảo hiểm, thuế và bất cứ thứ gì khác, chẳng hạn như dịch vụ diệt mối và rác, đóng vai trò là bằng chứng về chi phí của bạn. Bạn cần giữ hồ sơ thu nhập và chi phí riêng cho từng tài sản cho thuê mà bạn sở hữu.
Dấu vết giấy tờ
Không có gì sai khi lưu hồ sơ theo cách cũ bằng cách ghi lại thu nhập và chi phí của bạn vào một cuốn sổ hoặc sổ cái và giữ giấy tờ thu nhập và biên lai chi phí trong hộp lưu trữ hoặc trong ngăn trong sổ ghi chép của bạn. Phương pháp này được chấp nhận bởi Dịch vụ doanh thu nội bộ, theo trang web tư vấn pháp lý Nolo. Đó là một ý tưởng tốt để lưu ý về hóa đơn đó là gì nếu thông tin này chưa có trên biên lai. Phương pháp giấy có thể là cách đơn giản nhất để lưu giữ hồ sơ, đặc biệt nếu đó là cách bạn luôn làm mọi việc. Chỉ cần liệt kê một cột thu nhập và một cột chi phí cho mỗi tháng để xem giá vé của bạn vào cuối năm như thế nào. Chia chi phí bạn có thể trả mỗi năm một lần, chẳng hạn như thuế bất động sản, cho 12 để có được một tài khoản hàng tháng thực sự.
Phương pháp điện tử
Nhiều chương trình phần mềm máy tính có sẵn để giúp lưu trữ hồ sơ của bạn. Phần mềm bảng tính, như Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 và ability Office, có thể theo dõi thu nhập và chi phí của bạn. Bạn sẽ tạo một bảng tính riêng cho mỗi tài sản cho thuê.Nhưng bạn vẫn cần giữ các bản sao giấy thu nhập và biên lai chi phí trong trường hợp IRS kiểm toán bạn. Các tùy chọn khác để giữ biên lai là sử dụng dịch vụ lưu trữ Internet mà bạn có thể tải lên biên lai của mình, như Shoeboxed hoặc sử dụng phiên bản tại nhà, chẳng hạn như NeatReceipts, để giữ biên lai kỹ thuật số tại nhà. Mỗi tháng một lần, hãy xem biên lai thu nhập và chi phí của bạn và nhập dữ liệu trên bảng tính.
Phần mềm quản lý tài sản
Chủ nhà cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý tài sản để giữ giấy tờ tài sản cho thuê được tổ chức. Quicken, ví dụ, có phần mềm tổ chức tất cả các thủ tục giấy tờ cho bạn. Nó cũng giúp tìm tất cả các khoản khấu trừ thuế của bạn, cung cấp cho bạn một nơi để ghi lại các khoản phí trễ hoặc thanh toán một phần và cho phép bạn so sánh trạng thái của các tài sản cho thuê của bạn. Phần mềm quản lý tài sản thường có nhiều tính năng nâng cao mà chủ nhà có một hoặc hai tài sản có thể không cần. Chủ nhà với hơn 10 tài sản thường thấy chúng hữu ích, theo Nolo.
