Gói thanh toán được phê duyệt trước, còn được gọi là PAPP, cung cấp sự tiện lợi cho khách hàng cũng như bộ phận thanh toán của bạn. Bằng cách ủy quyền cho công ty của bạn chuyển một số tiền xác định từ tài khoản séc hoặc tiết kiệm vào một ngày định trước, khách hàng của bạn không phải đối phó với những rắc rối của việc thanh toán định kỳ. Tương tự, sự sắp xếp giải phóng bộ phận thanh toán của bạn khỏi việc phát hành hóa đơn và một số xử lý thanh toán. Vì bạn cần ủy quyền bằng văn bản để truy cập vào tài khoản do một khách hàng khác nắm giữ, bạn phải bảo mật quyền truy cập vào tài khoản bằng văn bản PAPP.
Thu thập thông tin khách hàng cơ bản. Định dạng các phần trên biểu mẫu để khách hàng nhập tên, số điện thoại của công ty và địa chỉ thanh toán trên biểu mẫu PAPP. Bao gồm một trường cho tất cả các phần thông tin khách hàng mà bộ phận thanh toán của bạn duy trì cho từng khách hàng.
Thu thập thông tin trên tài khoản kiểm tra mà khách hàng ủy quyền thanh toán. Thu thập tên và địa chỉ của ngân hàng nhà, số định tuyến của nó - số chín chữ số đầu tiên nằm ở góc dưới bên trái của séc - và số tài khoản ngân hàng - dãy số theo số định tuyến. Các ngân hàng nghĩ ra hệ thống đánh số tài khoản của riêng họ, vì vậy chúng có thể có độ dài bất kỳ.
Thu thập séc từ khách hàng để xác nhận thông tin tài khoản kiểm tra.
Cung cấp một tuyên bố bằng văn bản cho phép công ty của bạn thực hiện rút tiền từ tài khoản được chỉ định khi cần thiết. Nếu ngày thanh toán và số tiền thanh toán không đổi, hãy để trống cho khách hàng hoặc đại lý thanh toán hoàn tất. Một tuyên bố mẫu sẽ đọc, tôi đã ủy quyền (tên công ty) để ghi nợ tài khoản của tôi với $ ** _ trên ** _ của mỗi tháng. Tôi xác nhận rằng tôi có thẩm quyền cho phép ghi nợ từ tài khoản được liệt kê ở trên và đồng ý với các điều khoản và điều kiện được đưa ra bởi thỏa thuận này."
Cung cấp một không gian để khách hàng ký và ghi ngày tuyên bố cho phép tài khoản của bạn.
Bao gồm bất kỳ điều khoản và điều kiện nào bạn có thể cần trong phần Điều khoản và Điều kiện của Nhóm. Những mục này có thể bao gồm các điều khoản yêu cầu khách hàng chịu trách nhiệm cho bất kỳ khoản phí nào bị trả lại hoặc bị từ chối và cung cấp thông báo thay đổi chi tiết tài khoản một tuần trước ngày thanh toán, cũng như các điều khoản phác thảo cho công ty của bạn hoặc khách hàng để hủy bỏ thỏa thuận với thông báo bằng văn bản.
Cảnh báo
Mặc dù bạn nên duy trì bản gốc của thỏa thuận PAPP, nhưng nó nên được giữ ở một vị trí an toàn để giữ thông tin tài chính của khách hàng của bạn an toàn với những người không được phép sử dụng.
