Bộ công cụ truyền thông là tập hợp các tài liệu mà một công ty hoặc nhân viên quan hệ công chúng của công ty tạo ra để cung cấp cho truyền thông. Nói chung, trong một sự kiện, triển lãm hoặc dịp đặc biệt để đảm bảo sự hiện diện của các phương tiện truyền thông, một công ty sẽ làm cho các bộ dụng cụ có sẵn cho các thành viên của phương tiện truyền thông để nghiên cứu.
Ý nghĩa
Một bộ phương tiện truyền thông thường bao gồm một hoặc nhiều thông cáo báo chí về sự kiện hoặc dịp này cũng như một số mục bổ sung cung cấp cho đại diện truyền thông một bức tranh đầy đủ hơn về sự tham gia của người hoặc công ty. Chúng có thể bao gồm các hình ảnh mà các đại diện truyền thông được sử dụng miễn phí trong các bài báo hoặc tạp chí. Một bộ phương tiện truyền thông cũng có thể bao gồm các tài liệu quảng cáo hoặc tờ rơi cung cấp thêm thông tin về người hoặc công ty. Để ra mắt sản phẩm, bộ sản phẩm cũng sẽ có các mẫu sản phẩm miễn phí và nó có thể bao gồm một đĩa DVD thông tin về nó. Để ra mắt album hoặc DVD, bộ phương tiện nên bao gồm CD hoặc DVD.
Chức năng
Khi một chuyên gia quan hệ công chúng muốn kiểm soát những gì báo chí biết về một chủ đề, một bộ phương tiện truyền thông là lựa chọn tốt nhất. Điều này mang lại lợi ích cho công ty bởi vì nó có thể đưa thông tin của mình vào thông tin để hiển thị dưới ánh sáng tốt nhất có thể. Điều này bao gồm bios trên các nhân viên cấp cao nhất, thông tin về đóng góp và đóng góp cộng đồng mà công ty đã thực hiện và số liệu bán hàng nếu công ty đã có lãi trong năm đó. Nếu bộ phương tiện dành cho một buổi trình diễn nghệ thuật, ra mắt sản phẩm của sự kiện khác tập trung vào các đối tượng vật lý, nên có rất nhiều hình ảnh. Một tập tài liệu bóng và một đĩa chứa hình ảnh kỹ thuật số sẽ cho phép các đại diện truyền thông dễ dàng chạy hình ảnh của các mục trong ấn phẩm của họ.
Lợi ích
Một bộ phương tiện truyền thông có lợi cho công ty bằng cách có chức năng, cột mốc hoặc sự kiện được công khai với các thành viên phù hợp của phương tiện truyền thông. Nhận được một bài viết bằng văn bản hoặc một bản tin được thực hiện về dịp này là công khai có uy tín, có giá trị hơn bất kỳ quảng cáo nào có thể được mua. Đó là công khai giữ trọng lượng với công chúng bởi vì nó đến từ một nguồn có uy tín. Đối với các đại diện truyền thông, một bộ phương tiện truyền thông cũng có lợi. Đó là một cách nhanh chóng để có được thông tin toàn diện về vấn đề này mà không cần phải phỏng vấn những người có mặt để có được thông tin đó. Nó cũng cung cấp cho các phương tiện truyền thông những bức ảnh mà họ có thể sử dụng thay vì cố gắng thiết lập thời gian để chụp ảnh. Một bộ phương tiện truyền thông có thể thay thế vài giờ nghiên cứu về công ty hoặc sản phẩm.
Các loại
Làm thế nào công phu một bộ phương tiện truyền thông là tùy thuộc vào những gì dịp này. Một số bộ phương tiện truyền thông chỉ là một bức ảnh và một sinh học trong khi những bộ khác bao gồm các bài thuyết trình đa phương tiện trên CD-roms. Một xu hướng gần đây là bộ dụng cụ truyền thông trực tuyến. Đây là một tập hợp các tài liệu được in, đôi khi có tệp âm thanh hoặc video, có sẵn trên Trang web của công ty. Trang web có thể cho phép bất cứ ai truy cập bộ phương tiện hoặc có thể cần mật khẩu để truy cập. Mật khẩu được cung cấp cho các đại diện truyền thông, những người yêu cầu.
Cân nhắc
Các thành viên của các phương tiện truyền thông dựa vào bộ dụng cụ truyền thông làm tài liệu nghiên cứu nên nhớ rằng các tài liệu này được nghiêng về phía công ty. Nghiên cứu bổ sung nên được thực hiện trước sự kiện này để có sự cân bằng cho câu chuyện tin tức kết quả. Bộ phương tiện truyền thông cũng có thể thiếu thông tin và chỉ bao gồm các tài liệu PR nói về công ty thay vì thông tin cụ thể cần thiết cho bài viết hoặc bản tin. Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn để có được thông tin bạn cần trong trường hợp điều này sẽ xảy ra.
