Viết thư kinh doanh cho người mà bạn không biết thường không khó hơn viết thư cho người mà bạn đã quen. Tuy nhiên, định dạng của bức thư vẫn phải chuyên nghiệp và tuân thủ các tiêu chuẩn đúng đắn về nghi thức giao tiếp trong kinh doanh. Trước khi bắt đầu một lá thư kinh doanh, hãy đảm bảo bạn biết cách đánh vần tên của người nhận một cách chính xác và có tiêu đề và địa chỉ công ty chính xác của người đó.
Bắt đầu bức thư bằng một lời giới thiệu kinh doanh phù hợp cho một người chưa biết, chẳng hạn như "Kính gửi ông Smith" hoặc "Kính gửi bà Johnson", sử dụng họ của chính người đó. Nếu bức thư được gửi đến một người phụ nữ không rõ tình trạng hôn nhân, hãy sử dụng tiền tố "Bà" Kết thúc phần giới thiệu bằng dấu hai chấm thay vì dấu phẩy nếu chữ cái có tính chất trang trọng hơn.
Giới thiệu bản thân với người nhận kể từ khi bạn chưa gặp. Giải thích tại sao bạn viết trong đoạn đầu tiên của bức thư.Truyền đạt bằng giọng nói chuyên nghiệp mục đích của yêu cầu của bạn và những gì bạn đang hỏi của người nhận.
Nhập chữ cái trong một định dạng thích hợp kinh doanh. Sử dụng các đoạn được tuôn sang trái sang bên cạnh trang và tránh thụt lề đoạn. Bao gồm một khoảng trống sau mỗi đoạn. Kết thúc bức thư bằng chữ ký phù hợp với doanh nghiệp như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng".
Sử dụng một giọng nói chuyên nghiệp và khách quan trong cơ thể của bức thư. Vẫn không thiên vị và thân thiện trong khi vẫn truyền đạt sự tôn trọng. Bao gồm một ghi chú cảm ơn cho thời gian của mình.
