Lĩnh vực giao tiếp kinh doanh bao gồm nhiều loại thư chính thức. Thư yêu cầu, đôi khi đánh vần là "điều tra", thường đóng vai trò là bước đầu tiên để tiếp tục liên lạc. Kinh doanh giữa người tiêu dùng và nhà sản xuất, giữa hai doanh nghiệp hoặc giữa chủ lao động và nhân viên thường bắt đầu với yêu cầu của một bên. Giao tiếp cũng có thể kết thúc khi người viết nhận được câu trả lời ban đầu đó.
Lời khuyên
-
Bất cứ khi nào bạn viết thư cho ai đó để yêu cầu thông tin, đó là thư yêu cầu. Bạn có thể sử dụng chúng để giải quyết tất cả các vấn đề như tài trợ, tuyển dụng, bán hàng, dự án và tài trợ.
Thư yêu cầu Định nghĩa cơ bản
Vì vậy, một lá thư điều tra là gì? Khi một người yêu cầu thông tin cụ thể từ một bên khác, người đó có thể xem xét viết thư yêu cầu. Về cơ bản, bức thư này đặt ra một câu hỏi hoặc yêu cầu cho người đọc với mục đích thuyết phục người đọc trả lời. Các cuộc điều tra lý tưởng xác định một cá nhân cụ thể có khả năng cung cấp một phản ứng đầy đủ một cách ngắn gọn, có mục đích. Ví dụ: chủ sở hữu của một công ty kế toán có thể gửi thư yêu cầu cho người quản lý bán hàng vật tư văn phòng để yêu cầu một danh mục hoặc chuyến thăm từ một đại diện bán hàng, giải thích rằng anh ta dự định cập nhật hoặc di dời công ty của mình.
Định dạng cơ bản
Quên về việc giải quyết thư yêu cầu của bạn "Gửi cho ai mà nó có thể quan tâm;" thay vào đó, hãy xác định một người liên lạc cụ thể trong tiêu đề và lời chào của thư của bạn bất cứ khi nào có thể. Ví dụ, nếu bạn viết thư để hỏi về thực tập, hãy làm một ít bài tập về nhà, qua điện thoại hoặc trực tuyến, để xác định tên của người quản lý tuyển dụng. Một thư yêu cầu tiêu chuẩn có khoảng ba đoạn. Đoạn đầu tiên cho biết người viết muốn gì, chẳng hạn như thông tin về sản phẩm, mở công việc hoặc yêu cầu khác; ví dụ:
Cô Smith thân mến,
Tôi là một sinh viên (tên của trường đại học), làm việc cho một Cử nhân Nghệ thuật trong chăm sóc trẻ em và thanh thiếu niên. Trong khi tìm kiếm một công việc thực tập cho mùa hè năm 20XX, tôi đã tìm thấy danh sách chương trình của bạn cho các cơ hội thực tập trên (tên của trang web.)
Đoạn thứ hai giải thích lý do của người viết khi đưa ra yêu cầu của mình cho người đọc. Giải thích lý do tại sao bạn chọn liên hệ với người đọc cụ thể đó và cách thông tin được yêu cầu sẽ mang lại lợi ích cho bạn:
Vì bạn là người liên lạc cho chương trình thực tập, tôi viết thư để hỏi thêm thông tin. Cuối cùng, tôi đang tìm kiếm một vị trí thực tập để cải thiện kỹ năng và kinh nghiệm của tôi trong việc chăm sóc những thanh niên có nguy cơ. Đến nay, khóa học và kinh nghiệm của tôi bao gồm (liệt kê các khóa học, công việc tình nguyện tương đối, thực tập khác.)
Đoạn cuối cùng nên gắn kết bức thư với một biểu thức biết ơn về thời gian và sự giúp đỡ của người đọc. Bức thư thường kết thúc với một đóng miễn phí, chẳng hạn như "Trân trọng", theo sau là tên của nhà văn.
Gạ gẫm và không được yêu cầu
Thư yêu cầu đến như là yêu cầu chào mời hoặc không được yêu cầu. Thư yêu cầu chào mời xảy ra thường xuyên nhất khi một doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ của mình với hy vọng kích hoạt sự tò mò của khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp người tiêu dùng không thể tự kiểm tra sản phẩm, người tiêu dùng phải liên hệ với doanh nghiệp thông qua thư yêu cầu. Trong thư yêu cầu không được yêu cầu, người nhận không đưa ra thông tin trước. Người gửi yêu cầu thông tin từ một nguồn được cho là có câu trả lời cho câu hỏi mà không có lời mời làm như vậy từ nguồn.
Ví dụ chào mời: Tài trợ và tài trợ
Nhiều cơ sở hoặc công ty cung cấp tài trợ thích nhận thư yêu cầu trước khi nhận được đề xuất tài trợ đầy đủ. Thư yêu cầu thông thường này phải giải thích đầy đủ nhu cầu tài trợ của bạn và có thể vượt quá định dạng ba đoạn cơ bản, nhưng không được vượt quá ba trang. Ngoài phần giới thiệu cơ bản, thư yêu cầu tài trợ hoặc yêu cầu tài trợ thành công phải bao gồm một mô tả ngắn về tổ chức của bạn, tuyên bố về nhu cầu, phương pháp bạn dự định sử dụng để đạt được kết quả mong muốn và bất kỳ nguồn tài trợ nào khác kế hoạch lợi dụng.
Ví dụ không mong muốn: Thực tập và việc làm
Hầu hết các thư yêu cầu cho công việc và thực tập đến trong một cách không mong muốn. Cân nhắc gửi yêu cầu khi bạn ngưỡng mộ một công ty và nghĩ rằng bạn có thể chia sẻ mối quan hệ công việc cùng có lợi. Bắt đầu thư của bạn bằng cách giới thiệu bản thân và mối quan tâm của bạn về việc làm với công ty của họ. Theo dõi ngắn gọn bao gồm, trong một hoặc hai đoạn, thông tin về trình độ của bạn và cách bạn tin rằng kinh nghiệm trong công ty của người đọc sẽ có lợi cho cả bạn và công ty. Bước chân vào một công ty mà bạn ngưỡng mộ sẽ mang lại trải nghiệm thực tập bổ ích. Và ai biết? Nếu bạn là người phù hợp, nó có thể dẫn đến một vị trí ổn định.
