Giữ một môi trường kinh doanh có tổ chức là một thành phần quan trọng cho một doanh nghiệp thành công. Thủ tục văn phòng là hướng dẫn cho môi trường có tổ chức.Bằng cách làm theo các bước chi tiết để thiết lập các thủ tục văn phòng, nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc thay vì các mặt hàng đưa bạn đi.
Xem lại các thủ tục hiện tại. Hiểu các thủ tục hiện tại tạo ra một đường cơ sở để thay đổi. Nếu không có thủ tục nào được thiết lập, viết quan sát thủ tục là bước đầu tiên tốt.
Thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên. Khi các thủ tục văn phòng cơ bản của bạn được nắm bắt, hãy thu thập thêm thông tin phản hồi từ đồng nghiệp. Hỏi họ, "Điều gì nên thay đổi? Điều gì có thể thay đổi? Thứ tự của thủ tục văn phòng có đúng không?"
Xác định các thủ tục làm việc. Biết những gì công việc sẽ hỗ trợ sẽ giúp bạn tập trung vào các thủ tục không hoạt động.
Xác định các thủ tục không hoạt động. Làm nổi bật các lĩnh vực cải tiến, vì vậy các khuyến nghị có thể được thực hiện.
Đề nghị thay đổi các thủ tục không hoạt động. Sử dụng danh sách từ bước trên và gặp gỡ các nhân viên khác để gửi đề xuất thay đổi về các quy trình không hoạt động.
Cụ thể hóa các bước thủ tục văn phòng chi tiết. Bây giờ bạn có một danh sách các quy trình hoạt động và đề xuất các giải pháp cho những quy trình không, hãy viết chúng một cách chi tiết. Tập trung vào cách một quá trình liên kết với nhau.
Xuất bản các thủ tục văn phòng cho nhân viên. Các tài liệu chi tiết nên được chia sẻ với tất cả nhân viên để mọi người có thể sử dụng các thủ tục văn phòng.
Lời khuyên
-
Các thủ tục văn phòng được xuất bản tốt nhất với hướng dẫn đào tạo, các phiên hỏi đáp và tài liệu "câu hỏi thường gặp". Không bao giờ giả định một quá trình làm việc. Tiếp tục theo dõi nó để cải tiến liên tục.
Cảnh báo
Thủ tục văn phòng đôi khi được coi là trở ngại cho việc hoàn thành kinh doanh, vì vậy một số nhân viên có thể ngoan cố thay đổi. Tập trung vào những lợi ích của một quy trình văn phòng.
