Cách tạo trợ giúp công việc

Trợ giúp công việc là một công cụ bằng văn bản để hướng dẫn thực hiện công việc trong thời gian thực (khi cần thiết). Một số công cụ hỗ trợ công việc được viết để hỗ trợ thêm cho hiệu suất mẫu mực của nhân viên. Ví dụ, nếu một chức năng nhất định là một phần của mô tả công việc, nhưng không được thực hiện hàng ngày, có thể truy cập hỗ trợ công việc cung cấp thông tin về cách thực hiện công việc với thành công cuối cùng. Các công cụ hỗ trợ công việc chứa thông tin như danh sách kiểm tra, mẫu hoàn thành mẫu và hướng dẫn cách làm. Thông tin này thực sự là một bồi dưỡng và cũng có thể được coi là một loại sách công cụ nấu ăn (hướng dẫn từng bước).

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Mô tả nhiệm vụ bằng văn bản và tiêu chuẩn công việc
Tài liệu mẫu, bảng tính và hướng dẫn bằng văn bản
Gói phần mềm máy tính như Office 2007 Word hoặc sách hướng dẫn tham khảo 3 lỗ lớn

Xem lại mô tả công việc và tiêu chuẩn. Bạn có thể chọn những trách nhiệm công việc cụ thể được thực hiện ít thường xuyên hơn. Ví dụ, việc đánh giá hiệu suất có thể được tiến hành mỗi năm một lần. Do đó, vì việc này không được thực hiện thường xuyên, nên có thể cần phải ôn lại khi đến lúc chuẩn bị thẩm định. Một trợ giúp công việc cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách hoàn thành thẩm định với các mẫu thẩm định mẫu đã hoàn thành và các hướng dẫn từng bước có thể rất hữu ích (xem Cách Viết Trợ giúp Công việc).

Sử dụng nhiều ví dụ như mẫu tài liệu đã chuẩn bị, bảng tính và danh sách kiểm tra. Ví dụ: nếu một nhân viên phải sao lưu máy tính mỗi quý một lần, có thể có một danh sách kiểm tra từng bước với tất cả các thông tin cần thiết để sao lưu thành công. Danh sách kiểm tra phải rất rõ ràng để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn.

Lập kế hoạch phát triển trợ giúp công việc để có được hiệu quả sử dụng và hiệu quả tối ưu. Điều quan trọng là phải đưa các chuyên gia về vấn đề (những người là người thực hiện hàng đầu với các kỹ năng và kinh nghiệm xuất sắc) để xác định công cụ hỗ trợ công việc nào là cần thiết nhất. Đồng thời xác định định dạng mà trợ giúp công việc sẽ thực hiện (danh sách kiểm tra, hướng dẫn từng bước, bảng tính và ví dụ tài liệu). Các quyết định khác là định dạng (giấy hoặc phần mềm) và ai sẽ quản lý dự án hỗ trợ công việc (xem Công cụ hỗ trợ hiệu suất),

Tiến hành thí điểm (triển khai chương trình cho một nhóm được chọn trong một khoảng thời gian nhất định) để đảm bảo hỗ trợ công việc được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, nhanh chóng và dễ sử dụng. Xem xét hỗ trợ công việc vào cuối thời gian được phân bổ để thực hiện bất kỳ thay đổi và cải tiến nào trước một "cuộc sống" chính (đưa ra trợ giúp công việc cho tất cả các nhân viên phù hợp). Loại bỏ tất cả các lỗi và lỗi trong hỗ trợ công việc trước khi phát hành có thể đảm bảo dự án thành công hơn (xem Danh sách kiểm tra để thiết kế hỗ trợ công việc hiệu quả).

Lời khuyên

Đừng liên quan đến đúng người để hỗ trợ và thúc đẩy chương trình hỗ trợ việc làm

Làm gì có chuyên gia vấn đề và biên tập viên để xem xét các tài liệu.

Hãy nhớ cập nhật bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho các mô tả công việc với trợ giúp công việc.