Máy photocopy là thiết yếu cho hoạt động của một văn phòng kinh doanh hiện đại. Máy photocopy ngày nay thường thực hiện nhiều chức năng và gần như cạnh tranh với máy tính hoặc điện thoại như một phần quan trọng của thiết bị văn phòng. Công nghệ photocopy mới đã mang theo các bảng điều khiển và cơ chế phức tạp có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên văn phòng không quen biết. Tuy nhiên, các nguyên tắc cơ bản của việc sao chụp không thay đổi nhiều và quá trình sao chép một tài liệu đơn giản có thể quản lý được ngay cả đối với người mới sử dụng máy văn phòng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Một máy photocopy làm việc
-
Máy photocopy giấy được nạp trong máy photocopy
-
Một tài liệu hoặc mục khác sẽ được sao chép
Bật máy photocopy. Xác định vị trí công tắc nguồn, thường là trên đỉnh của máy photocopy trên bảng điều khiển. Một số máy photocopy có công tắc nguồn ở bên cạnh. Nhiều máy photocopy có chế độ ngủ trưa của người dùng giúp giảm mức tiêu thụ điện năng trong khi máy photocopy vẫn đang bật. Nhấn nút Copy Copy trên bảng điều khiển thường sẽ khiến máy photocopy thức dậy.
Nhấc nắp máy photocopy và đặt tài liệu của bạn lên bề mặt kính bên dưới, được gọi là trục lăn. Ở các cạnh của kính, bạn sẽ thấy các dấu hướng dẫn cho biết vị trí đặt tài liệu của bạn. Khi tài liệu được đặt đúng chỗ, hạ nắp. Nếu máy photocopy có bộ nạp tài liệu thay vì nắp trên trục lăn, không được nhấc khay nạp tài liệu ra khỏi trục lăn. Thay vào đó đặt tài liệu của bạn trong bộ nạp tài liệu. Thông thường bạn sẽ chèn tài liệu lên trên. Nhìn vào bộ nạp tài liệu của bạn. Tài liệu của Place Place ngửa mặt lên trên hoặc tài liệu của Place Place úp mặt xuống thường sẽ được ghi chú trực tiếp trên bộ nạp tài liệu.
Chọn số lượng bản sao sẽ được thực hiện. Bảng điều khiển của máy photocopy sẽ có màn hình hiển thị số lượng bản sao sẽ được sản xuất. Máy photocopy có thể có một phím phím số để chọn số lượng bản sao hoặc nó có thể có mũi tên, hoặc dấu cộng và dấu trừ để thay đổi số lượng tăng dần.
Chọn nút Màu của máy photocopy hoặc nút Đen và Trắng nếu máy photocopy là máy photocopy màu.
Chọn giấy có kích thước phù hợp trên bảng điều khiển. Hầu hết các máy photocopy sẽ có ít nhất hai khay giấy. Khay thư chứa 8 giấy 1/2 inch x 11 inch và khay giấy hợp pháp chứa 8 1/2 inch giấy 14 inch. Hầu hết các máy photocopy cũng có một nguồn cấp dữ liệu bỏ qua trên giấy cho phép bạn chèn một tờ giấy có kích thước đặc biệt. Nếu bạn cần tạo nhiều bản sao trên một khổ giấy đặc biệt hoặc giấy màu đặc biệt, bạn sẽ cần đặt giấy đặc biệt trực tiếp vào một trong các khay giấy chính.
Giảm hoặc phóng to hình ảnh gốc, nếu cần thiết. Nhiều máy photocopy có các nút cài sẵn cho các phần phóng to 50 phần trăm, 150 phần trăm hoặc 200 phần trăm. Bạn có thể cần phải thiết lập tỷ lệ phần trăm giảm hoặc phóng to bằng cách sử dụng bàn phím số. Tham khảo hướng dẫn sử dụng máy photocopy để được hướng dẫn cụ thể.
Đặt các tính năng hoặc chức năng chỉnh sửa hình ảnh khác trên máy photocopy, nếu cần. Nhiều máy photocopy sẽ tạo ra các bản sao hai mặt, sao chép hai tài liệu gốc trên một trang, đối chiếu, đục lỗ hoặc dập ghim. Tham khảo hướng dẫn sử dụng máy photocopy để biết hướng dẫn cụ thể về các tùy chọn này.
Nhấn nút Copy Copy, thường là nút lớn nhất trên bảng điều khiển. Nó cũng có thể được gắn nhãn Bắt đầu. Bắt đầu thường có nút màu xanh lá cây hoặc có dấu màu xanh lá cây. Nếu máy photocopy không hoạt động, có thể mất một phút hoặc hơn để làm nóng trước. Bản sao của bạn sẽ được sản xuất.
Lời khuyên
-
Nếu máy photocopy có bộ nạp tài liệu và bạn chỉ muốn sao chép một mảnh giấy, bạn thường có thể nâng khay nạp tài liệu và đặt tài liệu trực tiếp lên trục lăn. Bộ nạp tài liệu sẽ không được kích hoạt trong khi sao chép.
Khi sử dụng máy photocopy có chức năng là trung tâm tài liệu hoặc máy in mạng, luôn đảm bảo bạn không làm gián đoạn công việc sao chép của người khác. Hoặc, nếu bạn cần làm gián đoạn công việc sao chép, hãy xin phép trước khi thực hiện.
Khi thực hiện bảo trì người dùng cơ bản, như thêm mực, lưu ý rằng các bộ phận bên trong của máy photocopy có nghĩa là được vận hành hoặc thao tác bởi người dùng có màu sắc rực rỡ, thường có màu xanh lục hoặc màu cam. Không chạm vào bất kỳ bộ phận bên trong của máy photocopy mà không được phép và đào tạo.
Cảnh báo
Nếu giấy hoặc tài liệu bị kẹt trong quá trình sao chụp, hãy đọc hướng dẫn sử dụng máy photocopy trước khi thử loại bỏ giấy hoặc tài liệu bị kẹt.
Không bao giờ truy cập các cơ chế làm việc bên trong của máy photocopy mà không có sự cho phép của chủ sở hữu máy photocopy hoặc sếp của bạn, nếu bạn đang làm việc. Điện hoặc các bộ phận chuyển động có thể làm bạn bị thương, hoặc bạn có thể làm hỏng máy.
Nhiều máy photocopy chứa một ổ cứng lưu trữ các bản sao của các tài liệu được quét. Nếu bạn sao chép các tài liệu bí mật, hãy nhớ phá hủy hoặc xóa ổ cứng trước khi thoát khỏi máy photocopy.
