Tài khoản của một văn phòng nhỏ phải trả là một tài khoản nợ hiện tại được tạo thành từ các nghĩa vụ nợ phải được thanh toán trong vòng 12 tháng tới. Điều quan trọng là các tài liệu hỗ trợ các khoản nợ này được tổ chức để thanh toán cho các nghĩa vụ này được thực hiện đúng hạn. Việc thanh toán kịp thời các tài khoản phải trả duy trì trạng thái tín dụng của tổ chức cộng với đảm bảo mối quan hệ tốt và ổn định với các chủ nợ và nhà cung cấp.
Kết hợp hóa đơn nhận được với đơn đặt hàng và nhận hoặc tài liệu hoàn thành dịch vụ. Hóa đơn hợp lệ và phải trả tồn tại khi đơn đặt hàng được phê duyệt được tạo và các mục trên đơn đặt hàng đã được nhận hoặc dịch vụ đã được hoàn thành. Tạo các thư mục theo tên nhà cung cấp để giữ các đơn đặt hàng chưa từng có, nhận tài liệu và các giấy tờ hỗ trợ khác.
Tài khoản tài liệu phải trả theo ngày thanh toán. Sau khi hóa đơn được khớp với các tài liệu hỗ trợ, hãy kiểm tra ngày đáo hạn và đặt ngày thanh toán cho hóa đơn. Sắp xếp các hóa đơn trong các thư mục đại diện cho mỗi ngày trong tháng. Khi bạn xác định ngày thanh toán cho hóa đơn, hãy gửi nó vào ngày đó. Một thư mục accordion, không có chiếm nhiều không gian, có thể được sử dụng để giữ cho các tài liệu được sắp xếp; mỗi tab có thể đại diện cho một ngày trong tháng. Nếu một thư mục accordion quá nhỏ, hãy cân nhắc sử dụng các tệp treo để có nhiều chỗ hơn cho công việc giấy tờ. Chỉ gán ngày trong tháng cho mỗi thư mục hoặc tệp; khi tháng hiện tại kết thúc, bạn có thể sử dụng lại các tệp này cho tháng tiếp theo.
Bao gồm trong lịch trình hàng ngày của bạn một đánh giá về tập tin tài khoản phải trả ngày hôm đó. Nếu có hóa đơn được nộp trong ngày hôm đó, hãy phát hành thanh toán cho hóa đơn và đánh dấu là đã thanh toán. Hóa đơn cần lưu ý ngày thanh toán, số séc hoặc ID giao dịch, nếu được thanh toán bằng điện tử, số tiền đã thanh toán và nhận dạng của người đã xử lý khoản thanh toán.
Nộp hóa đơn thanh toán trong các tệp được tạo cho mỗi nhà cung cấp hoặc chủ nợ. Tệp tin của nhà cung cấp phải chứa tất cả các hóa đơn được thanh toán kể từ khi bắt đầu kế toán hoặc thời gian 12 tháng. Các tài liệu trong tệp này hỗ trợ các khoản thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp. Nếu một vấn đề phát sinh trong thanh toán hoặc yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp không được nhận, tài liệu này có thể cung cấp hỗ trợ khi thanh toán được hoàn thành và các mặt hàng đã được thanh toán hoặc không được thanh toán.
