Cách trả lời email doanh nghiệp

Tạo ra một cách cẩn thận một câu trả lời cho một email kinh doanh của Google, dù là từ khách hàng, khách hàng tiềm năng, sếp hay đồng nghiệp có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong việc đảm bảo phản ứng và phản ứng mong muốn.

Hiểu người viết

Nhìn kỹ xem ai đã viết email vì điều này đóng một vai trò trong mức độ chính thức bạn dùng để trả lời. Chẳng hạn, chuyên gia về nghi thức email Lindsay Pollak đề nghị trả lời email sử dụng ngôn ngữ chính thức bằng cách sử dụng ngôn ngữ chính thức và lịch sự tương tự. Nếu người gửi sử dụng giọng điệu không chính thức, hãy sử dụng giọng điệu thoải mái hơn, nhưng hãy giữ nó thật chuyên nghiệp.

Xác định kết quả

Tìm hiểu những gì hành động bạn muốn người đọc thực hiện một khi bạn trả lời Chẳng hạn, nếu bạn đang gửi phản hồi cho khách hàng tiềm năng, bạn muốn họ mua. Tuy nhiên, nếu bạn đang gửi thư trả lời cho sếp, bạn muốn cô ấy nghĩ rằng bạn chuyên nghiệp và có khả năng. Trả lời cho mọi người về vấn đề dịch vụ khách hàng nên kết quả là một khách hàng hạnh phúc, người cảm thấy nhu cầu của mình được đáp ứng.

Lời khuyên

Đợi cho đến khi bạn bình tĩnh lại để trả lời một email gây tranh cãi.

Mô tả kết quả trong câu 1

Sử dụng câu đầu tiên trong câu trả lời của bạn mô tả những gì bạn muốn đạt được, gợi ý Geoffrey James, một biên tập viên đóng góp tại Inc. Chẳng hạn, nếu khách hàng gửi email có khiếu nại, hãy sử dụng câu đầu tiên của bạn để nói rằng bạn muốn giải quyết vấn đề để khách hàng cảm thấy hài lòng và hài lòng với giao dịch mua.

Ghi điểm của bạn

Bây giờ là lúc để giải thích cách bạn dự định thực hiện câu đầu tiên của mình. Sử dụng đoạn nhỏ để làm cho điểm của bạn. James khuyên bạn nên sử dụng bằng chứng để sao lưu các ý tưởng mà bạn mô tả trong phản hồi của mình. Tùy thuộc vào chủ đề và hành động cần thiết, bằng chứng có thể đơn giản như chỉ ra một sự thật hoặc bao quát như cung cấp nhiều chi tiết cụ thể cho chủ đề. Chẳng hạn, nếu sếp của bạn hỏi tại sao bạn muốn một khoản chi phí được phê duyệt, hãy cung cấp một hoặc hai sự thật về việc phê duyệt chi phí sẽ có lợi cho bộ phận hoặc công ty nói chung như thế nào.

Cung cấp lời kêu gọi hành động

Sử dụng câu cuối cùng của bạn để giới thiệu lại những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo. Câu này nên đi đôi với đoạn mở đầu của bạn. Ví dụ, để làm cho khách hàng của bạn hài lòng, hãy giải thích bước bạn muốn thực hiện để giải quyết vấn đề.

Đăng xuất

Cuối cùng, sử dụng từ đăng xuất, chẳng hạn như "Tốt nhất" hoặc "Cảm ơn" để người nhận biết họ đã đến cuối email, nhà văn nhân viên của Forbes, Susan Adams, gợi ý. Thêm tên của bạn và bao gồm chữ ký doanh nghiệp của bạn trong tất cả các email. Chữ ký phải bao gồm tên đầy đủ, tên công ty và thông tin liên lạc của bạn, bao gồm số điện thoại và địa chỉ trang web.