Dịch vụ doanh thu nội bộ cho phép người nộp thuế khấu trừ các chi phí liên quan đến việc sử dụng xe hơi hoặc xe tải cho mục đích kinh doanh. Mặc dù bạn có thể chọn cách xóa bỏ chi phí thực tế khi sử dụng phương tiện để kinh doanh, nhưng hầu hết mọi người chọn cách khấu trừ số dặm tiêu chuẩn, trong năm 2014 là 56 cent mỗi dặm. Nhưng bạn không thể chỉ đơn giản là đoán tại dặm doanh nghiệp của bạn. IRS đòi hỏi bạn phải lưu giữ hồ sơ để chứng minh dặm bạn trích là chính xác và đã thực sự cho mục đích kinh doanh.
Yêu cầu của IRS
quy định IRS cho người nộp thuế lựa chọn để khấu trừ tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn đòi hỏi một bản ghi hiển thị “dặm đi du lịch, điểm đến và mục đích kinh doanh.” Bạn không bao gồm bản ghi này với các hình thức thuế bạn gửi vào cuối năm nay, nhưng bạn phải giữ cho nó làm bằng chứng nếu IRS đặt câu hỏi về việc khấu trừ số dặm của bạn hoặc nếu bạn đã từng được kiểm toán. Nhật ký của bạn nên bao gồm đủ thông tin để đáp ứng kiểm toán viên. Ví dụ, nếu bạn ghi lại rằng vào ngày 12, bạn lái xe 9 dặm đến một cuộc họp với một khách hàng, được chuẩn bị để chứng minh rằng khoảng cách đã thực sự 9 dặm. Và mục đích đã nêu của bạn cần bao gồm đủ chi tiết để kiểm toán viên xác định rằng đây là một chuyến đi kinh doanh hợp pháp.
Miles Bạn được trích
IRS cũng định nghĩa những gì họ coi là số dặm khấu trừ cho doanh nghiệp. Ví dụ, bạn không thể khấu trừ dặm giữa nhà bạn và địa điểm kinh doanh của bạn. Nhưng bạn có thể khấu trừ khoảng cách giữa hai nơi khác nhau của các doanh nghiệp. Bạn có thể khấu trừ số dặm giữa văn phòng của bạn và văn phòng của khách hàng bạn gọi, ngay cả khi văn phòng của bạn ở trong nhà bạn. Nếu bạn đi đến một hội nghị hoặc cuộc họp hoặc tham dự một hội thảo có lợi cho bạn trong công việc kinh doanh của bạn, điều này được tính là một khoản khấu trừ kinh doanh. Nếu chuyến đi của bạn kết hợp cả mục đích kinh doanh và cá nhân, bạn chỉ có thể khấu trừ phần kinh doanh của chuyến đi. Chẳng hạn, nếu bạn lái xe đến bưu điện để gửi tài liệu cho khách hàng, sau đó ghé qua cửa hàng tạp hóa để chọn bữa tối, bạn chỉ có thể khấu trừ số dặm liên quan đến chuyến đi đến bưu điện, không phải cửa hàng tạp hóa.
Hồ sơ điện tử
Ứng dụng cho điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính cá nhân tự động theo dõi số dặm kinh doanh. Các ứng dụng như vậy cho phép bạn điền thông tin chính, chẳng hạn như điểm đến và mục đích chuyến đi của bạn và chúng sẽ tính toán số dặm. Nhiều chương trình trong số này cho phép bạn xuất dữ liệu vào bảng tính. Bạn cũng có thể cài đặt phần mềm định vị toàn cầu trong xe hơi để theo dõi tất cả số dặm của bạn. Nhưng, như một bài báo của New York Times năm 2006 về phần mềm theo dõi đã lưu ý, phần mềm có thể dễ bị trục trặc và sự cố phần cứng, vì vậy việc sao lưu dữ liệu thường xuyên của bạn là rất quan trọng.
Biên bản
Một trong những cách đơn giản nhất để theo dõi số dặm là giữ nhật ký bằng văn bản trong xe của bạn - trong sổ ghi chép hoặc trên mẫu nhật ký số dặm bạn in từ máy tính hoặc mua tại cửa hàng cung cấp văn phòng. Phát triển thói quen ghi lại các chỉ số đo đường đầu và cuối của bạn mỗi khi bạn sử dụng xe để kinh doanh, cũng như lưu ý mục đích kinh doanh của chuyến đi. Điền vào các thông tin cho mỗi chuyến đi và tổng số dặm vào cuối năm nay. Bạn cũng có thể sử dụng các tài liệu khác, chẳng hạn như in ra chỉ đường lái xe hoặc bản đồ, để sao lưu thêm cho các khoản khấu trừ số dặm của bạn.
