Chuẩn bị đánh giá hiệu suất cho một nhân viên đòi hỏi người đánh giá phải bao gồm thông tin cụ thể trong một tài liệu bằng văn bản. Tránh đưa ra những tuyên bố mơ hồ hoặc chung chung và ý kiến cá nhân không thể được chứng minh. Bằng cách giữ một tài liệu đánh giá hiệu suất cụ thể và rõ ràng, nó trở thành một tài liệu hữu ích có thể được lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên và được đề cập trong lần đánh giá tiếp theo.
Thì hoạt động
Viết trong thì hiện tại là chìa khóa để viết đánh giá hiệu suất. Khi liệt kê các mục tiêu cho giai đoạn đánh giá sắp tới, hãy bắt đầu mỗi mục tiêu này bằng một động từ. Phrasing này kêu gọi nhân viên hành động và cho anh ta biết phải làm gì. Một số động từ căng thẳng chủ động được sử dụng trong đánh giá hiệu suất bao gồm "hoàn thành", "hoàn thành" và "sản xuất". Theo trang web của Hiệp hội Dịch vụ Đối ngoại Hoa Kỳ, viết trong một căng thẳng tích cực làm giảm nguy cơ nhầm lẫn trong các mục tiêu và mục tiêu được viết trong thẩm định hiệu suất.
Xác định đại từ
Nếu đại từ sẽ được sử dụng trong đánh giá hiệu suất, hãy chắc chắn rằng nó rõ ràng cho ai hoặc những gì đại từ đề cập đến. Để làm điều này, hãy đảm bảo bạn tham chiếu nhóm, người hoặc nhiệm vụ cụ thể khi bắt đầu đánh giá và sử dụng đại từ một cách tiết kiệm để tham khảo lại. Tránh sử dụng nhiều đại từ trong đánh giá hiệu suất khi chúng có thể được thay thế bằng tên, nhóm hoặc tổ chức cụ thể có thể làm rõ đánh giá.
Số và số liệu
Hãy cụ thể khi chỉ định mục tiêu. Cũng cụ thể khi đề cập đến những thành tựu đạt được trong giai đoạn đánh giá vừa qua. Tham khảo số bất cứ khi nào có thể. Không sử dụng các cụm từ rộng như "mục tiêu trên" mà không xác định mục tiêu là gì. Sử dụng mục tiêu chính xác làm cho đánh giá rõ ràng và cụ thể và hạn chế khả năng nhầm lẫn nếu được tham chiếu khi nhân viên đăng ký khuyến mãi hoặc tìm cách tăng lương. Cung cấp các ví dụ cụ thể khi cung cấp những con số này. Nói rằng ai đó thực hiện ở "mức độ cao hơn mong đợi" ít chính xác hơn nhiều so với việc nói rằng cô "vượt quá mục tiêu 20 báo cáo đã hoàn thành trong năm nay của mình bằng năm báo cáo, cao hơn 25% so với mục tiêu đã nêu."
ngày
Sử dụng ngày trong đánh giá hiệu suất. Những ngày này nên đề cập đến những dịp cụ thể trong giai đoạn đánh giá trước đây khi đưa ra đánh giá của nhân viên, với các ví dụ cụ thể về hiệu suất tích cực hoặc tiêu cực. Khi đặt mục tiêu, hãy bao gồm một ngày mà mục tiêu cần được hoàn thành. Nếu cần hoàn thành trước khi kết thúc thời gian xem xét hiện tại, hãy bao gồm ngày mà giai đoạn đánh giá hiện tại sẽ kết thúc. Điều này giúp làm rõ các mục tiêu và làm cho chúng cụ thể.
