Một hệ thống kế toán tích hợp sử dụng phần mềm giá cả phải chăng và dễ sử dụng. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể mua một hệ thống như vậy, bao gồm nhiều chức năng và tính năng được thiết kế để tương thích với nhau. Một hệ thống tích hợp thường bao gồm các tài khoản phải trả, phải thu, tài sản cố định và mô-đun quản lý hàng tồn kho - tất cả được kết nối với nhau và với sổ cái chung.
Ý nghĩa
Tính năng chính của một hệ thống kế toán tích hợp là thông tin được nhập một lần và được chia sẻ với các mô-đun khác, bao gồm sổ cái chung. Một cơ sở dữ liệu thông tin duy nhất được sử dụng và truy cập bởi tất cả các ứng dụng. Mức hiệu quả này không thể đạt được bởi một hệ thống không được tích hợp, trong đó cùng một dữ liệu có thể cần phải được nhập lặp lại trong các mô-đun khác nhau. Chẳng hạn, nếu bạn sử dụng mô đun tài khoản phải trả không tích hợp, bạn cần nhập các mục nhật ký vào sổ cái chung để nhận ra các thay đổi về tiền mặt, chi phí và tài khoản phải trả, một gánh nặng lớn cho bất kỳ bộ phận kế toán nào.
Các loại
Các hệ thống tích hợp có thể được thiết kế cho các ngành cụ thể, chẳng hạn như sản xuất, trong đó mô đun kế toán chi phí được tích hợp với sổ cái chung và cho phép dễ dàng chuyển thông tin giữa hai chương trình. Đôi khi các chương trình được mua riêng và chúng được tích hợp sau. Các công ty lớn thường phát triển các hệ thống tùy chỉnh trong nhà, đắt hơn nhưng hoạt động rất tốt với dịch vụ và hỗ trợ khách hàng nội bộ.
Lợi ích
Lợi ích chính của một hệ thống kế toán tích hợp là tăng hiệu quả. Chẳng hạn, khi bán hàng được thực hiện, hàng tồn kho sẽ tự động giảm cùng với việc công nhận bán hàng trong sổ cái. Không cần can thiệp thủ công hoặc bước thứ hai trong quy trình này - tất cả được thực hiện cùng lúc bởi hệ thống tích hợp, mức độ hiệu quả chỉ có sẵn với loại phần mềm này.
Cân nhắc
Khi xem xét các hệ thống kế toán tích hợp, hãy tìm kiếm các giải pháp dài hạn cho doanh nghiệp của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn có kế hoạch bán hàng trực tuyến hoặc bán lẻ, hãy chắc chắn hệ thống bạn chọn có thể đáp ứng các nhu cầu này sau này mà không gặp vấn đề gì lớn. Hơn nữa, hãy xem xét các chi phí dài hạn của một hệ thống như vậy, bao gồm các phiên bản mới và đào tạo nhân viên. Nếu bạn mua một hệ thống và không nhận được các phiên bản mới với các chức năng và cập nhật mới, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội cho hiệu quả trong doanh nghiệp của mình.
